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档案及文件编写管理办法 Design by 行政人事部 Page ? * 目录 一、职责 1 二、文件管理办法 2 三、文件格式规定 3 四、PPT编写要求 4 五. 文件收发规定 3 六. 文件批阅规定 4 七. 文件管理规定 4 八. 行文管理规定 4 九. 文件档案管理规定 4 十. 管理流程文件的编制、批准和更改 4 Page ? * 一、职责 公司各职能部门负责各自部门有关文件的管理，办公室档案员负责 公司所有资料的存档和管理。 (1) 公司各部门协同行政人事部负责公司管理体系文件的全面拟制和执行。 (2) 部门文件由各相关负责人或部门助理拟定，部门负责人审核修改。 (3) 公司各有关职能部门负责文件在本部门使用过程中的管理。 (4) 负责行政副总监行使审核、批准更改公司的行政文件。 (5) 常务副总裁负责批准发布和更改公司的管理体系及各部门重要文件。 Page ? * 二、文件管理办法 (一) 凡公司性的命令、决定、通知、通报、报告、请示、批复等文件由办公室统一办理。 (二) 部门编写的公司性管理文件须经编写部门领导、行政主责领导审核，公司常务副总裁审批，交办公室发放。 (三) 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。 Page ? * 二、文件管理办法 (四) 编写公文应注意以下事项 1．内容要符合国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。 2．反映情况要客观，实事求是；人、地、物名、引文及时间要具体、准确。 3．文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规 范；禁止在公文中使用口语化的文字。 (五) 公司性文件统一采用文号为：广东云星X字[年份]××号。 (六) 红头文件，只适用于需遵照执行的公司性制度、规定、决定、决议、任 命等，其他文件一律用公司信笺印发。 (七) 文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，如有附 件应注明附件顺序和名称。 (八) 如无特别说明，成文日期及生效日期以负责人签发日期为准。 Page ? * 三、文件格式规定 标题：线下空两行，主标题小二号（黑体或方正大标宋简体）居中，以下分别用三号黑体或三号仿宋加粗 以版面整洁美观、字体清晰、适合阅读为原则 纸张：A4（210×297mm）标准大小白纸 正文：四号（宋体）注释等用小四号字体 全文：1.5倍行距 英文字体和数字：Times New Roman字体 每一页的左右分别留边20mm，上下15mm， 页眉：使用公司统一表头 水印：以公司名义对外的文件可采用水印信纸 Page ? * 文件标准代码分类 公司管理流程文件代号 GDYX-PE（Process Engineering） 行政管理文件代号 GDYX-AD（Administrative Management） 人事管理文件代号为 GDYX-HR（Human Resource） 工程管理文件代号为 GDYX-EM（Engineering Management） 财务管理文件代号为 GDYX-FM（Financial Management） 物业管理文件代号为 GDYX-PM（Property Management） 营销策划文件代号为 GDYX-MM（Marketing Management） 投资开发文件代号为 GDYX-ID（Investment and Development） 商业地产文件代号为 GDYX-CR (Commercial real estate ) 文件以三位阿拉伯数字进行编号，并注明年份和版本号。 Page ? * 表头 落款、日期 1.5倍行距 宋体 小四 20mm 15mm Page ? * 四、PPT编写要求 公司LOGO：每一页右上角/右下角 条理清晰，须进行编号，编目录 主题不明 颜色不清 布局太乱 字体太小 文字太多 忌 Page ? * 五. 文件收发规定 (一) 发文程序为：拟稿→审核(部门领导)→签发(公司领导)→打印→发文→催办→立卷→归档→销毁，等。 (二) 收文程序为：收文→登记→传阅→催办→立卷→归档。 (三) 公司所有发文，办公室应有存档，各部门在