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费用报销规范 2016年01月 费用报销的注意事项 规范的粘贴报销单，是保存公司经济档案的基础性工作，有利于审核、装订和会计档案的保管。《会计档案管理办法》要求会计凭证保存至少15年，可见费用报销单的粘贴和凭证的装订意义重大。 一、票据整理、粘贴要求 1、票据分类：对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、市内交通费、火车票、汽车票等，按照种类先后顺序粘贴、如先粘贴办公用品类再粘贴差旅费类。不能各种票据混杂在一起，不便于审核和查找。 2、准备粘贴单：可以用废纸裁剪成凭证一样大小的纸张做粘贴单。经常报销的部门，我们可以提供这样大小纸张的模板。 3、将票据整理后，将胶水涂在票据背面的左侧，沿着粘贴单右侧按照从上到下、从左到右的顺序粘贴。不要集中黏贴在粘贴纸的中间，以免造成中间厚、四周薄。也不要让票据超出粘贴纸的四边。否则凭证不利于装订，达不到档案保存的要求。后附图片。 单击播放 4、如果票据大小不一，可按先小后大的顺序粘贴，同时也要兼顾同类票据集中在一起。 5、票据比较多时，可使用多张粘贴单。 6、对于较大的票据或者附件，超出部分可折叠。要每单张的折叠，不能多张一次性折叠。 7、一律用胶水粘贴，不可用订书钉。装订时，打孔器打不穿订书钉。 二、填写费用报销单的注意事项 1、费用报销单的要素：部门、报销日期、附件张数、费用项目、金额、合计金额、报销人要写全，而且用黑色笔填写，不能用圆珠笔、铅笔、红笔填写。金额大写要正确，金额小写合计数要与大写相等 。费用报销单上的金额要保留两位小数，不足位数用“0” 表示，如100.00元；费用项目和金额的空白行要用划线法填充，表示不能再填写。 2、关于费用项目：a、要写明办理的事项及用途，尽量详细。如去建行章丘支行取回单汽车票、市内公交车票、市内打车费；报销12月经销商大会招待费；报销12月份经销商大会客户飞机票；报销12月份经销商大会客户住宿费；报销2015年12月迪拜展会飞机票；不能简单的写汽车票、招待费、飞机票。 b、如果是代替别的部门同事办理的业务，更要说明事项，保证财务记账正确。如行政部替其他部门缴纳电话费，要注明是哪个部门电话费的金额。财务外出代购的A4纸，要注明是给行政部办理的。采购部统一结算的快递费，要分清各个部门的实际花费，并在费用报销单上写清楚。 c、无法取得发票用其他票据顶票的，要附说明，但是此说明不能粘贴在费用报销单后面。须另写一张实际情况说明。顶票后，按照顶票的发票填写报销单，但是，费用金额必须与实际业务支付的金额一致，不能弄虚作假，也不能用假发票来报销，否则财务不予审核。 d、当月费用当月报销，不能够跨月。必要时，向对方单位催要发票。如有特殊原因，可由其他同事代办。出差时间较长的，每月向公司寄送报销单，匡算邮程，确保在每月最后一天上午12点审批好的单据交财务。 e、公司规定，每月15日、25日通过电汇集中支付个人报销的费用，其他时间不办理。 f、如果费用对应的服务期间较长，一定要注明服务期间。如交纳财产保险是一年的，2015年1月至2015年12月；如缴纳的智联招聘费是2014年10月1日至2015年9月31日。 g、如果某一项费用应有多个部门承担，那么必须将此费用的总额在各个部门之间按一定的比例进行分摊。例如，公司班车费或者食堂餐费共计10000元，车间有10人、行政部有2人，财务3人，销售部5人，这样车间应负担的费用为10000/（10+2+3+5）*10=5000元，同理得出行政部1000元、财务1500元、销售部2500元。然后将各个部门应负担的该项费用，另附纸张分别列示，黏贴于费用报销单的后面。 类似应这种样报销费用有电话费、水费、生活费、电费。 h、特别说明，购买的某种物品一定要注明所用部门。如购入固定资产，要注明使用部门和存放地。如总经理办公室购入格力空调1台，型号为XXX。购入低值易耗品，如垃圾桶车间使用2个，厂区使用4个。 谢谢大家