账务报销规范及其说明.docVIP

账务报销规范及其说明 针对公司财务核算方式的调整，以及目前员工在账务报销中出现的问题，特用表格的形式对费用报销程序做相应的规范，并就此报销规范做简单说明。 一、借款及费用报销程序 所有资金往来必须办理借款手续，以作为借款和核对账务的依据。一般情况下银行卡汇款单不能作为借款依据，特殊情况须有验证人签字证明。 员工出差需借款应填写“外出/出差通知单” (见附件一），由派遣出差部门核准后，据此到财务部履行借款手续。 3、借款单一式两份，经相关领导签批后到财务部借款，一份作为借款依据；一份作为还款依据，待账务报销还清借款后退还借款人。 4、出差回公司后凭核准的“出差通知单”三天内到财务部报账，同时结清借款。报账后未结清的借款部分或回公司后10天内不办理报销手续的员工，财务部将在当月工资中扣回借款余额。 5、员工差旅费报销流程：部门经理根据其出差任务的完成情况对业务的真实性进行审核；财务部对票据的合理性、合法性以及数据的准确性进行审核；报总经理审批后报销。 6、 购买办公设备或办公用品填写“办公用品及设备申购单”(见附件二）。购置办公设备及办公用品金额超过1000元，应提前一天向财务部提出申请。 员工报销差旅费、办公费等按规定填写差旅费及费用报销单，发生交通费的应同时填写“出租车、公交车费报销单”(见附件三）。 招待费发生应事先向相关领导请示，允许后按标准进行消费；报销按规定填写“招待费申请单”(见附件七）。 二、物料领用及费用摊销 1、各部门员工需要办公用品或办公设备先要提出申请，填写“办公用品申请单”(见附件四），待相关部门统一购买回来时，再行填写“办公用品领用单”(见附件五）。 2、部门领用的办公用品，行政部按采购价分部门汇总费用，定期报财务部，由财务部按月将费用摊销到各部门。 3、生产车间领用原材料，按规定填写领料单经相关领导批准后方可领料，成品入库按规定填写入库单，并核查入库数量与生产订单数量是否一致，按行业投入产出比率计算原材料损耗，对照原材料损耗是否在正常范围之内。同时填写“原材料损耗汇总表”(见附件十二），月底报财务部进行材料核算，正常范围内的损耗摊入车间制造费用，超标损耗要追究相关人员责任。 4、油料车队统一采购，分车号、车型按百公里耗油标准单独核算，车辆加油由车队登记“车辆加油统计表”(见附件十一），月底汇总报财务部，费用计入车队。 5、业务员提取样品按规定填写出库单，经过销售中心领导签批后方可出库，同时样品费用计入当期销售费用。 三、票据要求及整理黏贴： 1、凡购买物品应尽可能索要正规发票，（能够提供增值说发票的一定要求其提供增值税发票），若对方无法提供正规发票的，应要求提供盖有盖单位公章的收款收据。但购买生产设备或办公设备价款超过2000元必须索要正规发票。 2、票据黏贴要分开，有正规发票的贴在一起，收款收据贴在一起报销。取得增值税发票的一定先将抵扣联交财务部。 3、票据黏贴应尽量使左上角对齐，不能用订书机直接订票据，应按时间顺序依次黏贴整理。 4、差旅费以及费用报销单要求按上面所列项目如实填写，如：差旅费上的出差起止日期、事由、天数、单据张数等，费用报销单上面的票据张数、时间、用途、验证人、领款人等。 四、增值税发票的开具及销售返利 1、每月5日前销售中心应将当月回款计划报财务部，如有变化及时通知财务部更新变更内容。 2、货款回收一定实行收支两条线，决不允许坐支。 3、返给客户的让利部分按规定填写“销售费用报销单”(见附件六），不允许直接扣抵货款。 4、销售产品开具增值税发票一定要填写“发票申请单”(见附件八），经批准后方可开具增值税发票，如发生增值税退票（退货）一定事先与财务部沟通。 五、采购资金申请及报销流程 1、生产部每月5日前将经总经理审批过采购计划报财务部，计划外付款须总经理特批。每次付款应填写“资金申请单”(见附件九）。 2、采购零星付款金额超过5000元或者周六、周日需要付款，应提前一天向财务部提出付款申请。 3、供应商属一般纳税人的付款后应及时催要增值税发票。并及时登记欠票及付款情况。 4、仓库收料一定要按规定标准先验再收，清点验收完成按实际数量打原材料入库单，一份记账（仓库原材料账）一份交采购报账。 5、采购票据报销必须附原材料入库单，并按程序经相关领导签字。 附件一： 外出/出差通知单 部 门： 填单时间 年 月 日 目的地 联系电话 预计外出时间 年 月 日 时至 年 月 日 时， 共计 天。 外出事由 注：请外出/出差员工返回公司后立即到行政办报到。 部门经理：