产品档案整理(正式版).ppt

产品档案的整理 2007年5月 一、概念 产品科技档案是企事业单位在产品设计、工艺设计、工装设计、加工制造、产品、产品检验、产品包装、商标注册、广告创意和产品评优等工作和活动中产生和形成的各种文件材料。 二、归档范围 企业事业单位产品科技文件材料通常包括五个方面内容 １、产品开发决策文件材料 主要有国内外同类产品比较表、市场调查表、最新技术动态研究报告、产品发展条件分析、产品发展预测表；新产品构思方案、可行性研究报告、创意评价表；产品开发计划、产品发展建议书、开发计划任务书、产品开发方案等。 ２、产品设计和工艺准备文件材料 (1)产品设计材料 (2)产品工艺文件材料 ３、产品试制、试验和鉴定文件材料 （1）产品试制文件材料 （2）产品试验文件材料 （3）产品鉴定文件材料 ４、产品正式生产文件材料 主要有工艺装备设计图纸及计算材料；部分产品图纸及技术文件更改与补充材料；更改通知单、图纸修改记录等。 5、市场开发与产品销售文件材料 主要有市场开拓计划、产品销售调查报告、改进产品意见书、用户反馈单、产品商标、广告等。 三、归档时间 在产品开发各个阶段做好文件材料的收集工作，如果产品开发时间跨度较长则按各阶段进展及时进行归档，如果时间跨度较短则可在产品开发各阶段完成后统一进行归档。 四、归档要求 凡属归档范围内的科技文件材料，必须收集齐全，保证科技档案内容的完整、准确，对归档时有缺损无法补救的，在备考表注明 五、保管期限 产品科技档案的保管期限一般为长期 六、整理 （1）、分类 产品科技档案二级类目一般按产品种类或设备型号设置。 产品品种较多的企事业单位可以按产品种类设置二级类目。 如可以把空调产品分成柜机、壁挂机、吸顶式设置二级类目，再按设备型号设置三级类目 产品品种较少的企事业单位可以按产品型号直接设置二级类目，不再设三级类目 对于一些规模较大的产品，还可按产品结构设置四级类目 （2）排列及编号 根据单位具体类目设置编制档号，在最低一级类目内编制案卷流水号 如单位设置三级类目 则档号 4.1.11-001 “4”表示产品科技类 “1“表示产品科技档案的第一个二级类目如柜机 ”11“生产设备中第一个三级类目，也就是柜机中的第一个型号的产品 ”001“表示这一产品的第一卷档案 如果该产品案卷有10卷，则案卷从“001” 编到“010” 4.1.11-001 …..4.1.11-010 柜机中第二个型号产品编号则是 4.1.12-001…….4.1.12-015 如果企业单位只设到二级类目，则二级类目就分到每个设备 4.1-001就表示为产品档案中第一个型号产品的第一卷 （3）组卷 针对一个产品从其开发到生产定型验收和评优受奖的全过程中形成的全部文件材料要按产品统一整理归档。 按产品文件材料的形成的各个阶段进行组卷，卷内文件按重要程度结合时间顺序来排列。 产品科技档案不装订的形式组卷 A、在每份文件材料上盖上归档章，并填写齐全 科技档案卷内目录 C、 填写软封面 放在最上面 D、 卷内备考表 填写备考表 卷内文件材 料的最后 E、装盒贴标签 采用四线格标签 填写 全宗号：是国家档案馆给进馆全宗的一个代号 分类号：类目设置编号 案卷号：填写案卷的流水编号 长方形标签： 填写设备档案案案题名 卷内文件材料的排列顺序 内封面 卷内目录 文件 材料实体 备考表 采用装订方式：编页号、编制卷内目录、填写卷内备考表、用软卷皮装订，填写软卷皮封面，装盒（程序同不半订方式） 卷内材料排列顺序 卷内目录、档案实体、备考表用软卷皮装订（软卷皮封面填写同不装订方式的封面） （4）编目 按分类编制设备档案的案卷目录 档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 分类号+案卷号 例：4.1.11-001 案卷题名：产品科技档案案卷的题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容（项目名称+内容特征+文件材料名称） 份数：案卷内文件的件数 页数：案卷内文件的总页数 立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门 起止日期：填写案卷内科技文件材料形成的起止日期 保管期限：填写保管期限，“永久”或“长期” 密级：填写卷内文件材料的最高密级 备注：填写需要说明的情况 科技档案案卷分类目录 （5）排架 按产品科技档案分类及编号顺序排列 * 1 4.1.11-001 序号 档号 35 15 10 10 档号：填写分类号+案卷号 序号：填写该份文件在案卷内的排列位置，每卷从“1”开始编顺序号 B、编制卷内目录（放在内封面之后，档案实体之前） 5 4 3 50