20100308第二讲工作分析.ppt

今天，许多组织正朝着减少工作种类的方向发展。 秘书行业的衰退和行政助理行业的发展 今天，许多机构和行业的工作性质已经发生了明显的变化，突出表现在一些高风险行业中，如金融服务业、通信业。但是即使在许多较低风险的行业里，最传统的工作也正在发生变化，如秘书或行政助理等职务。 传统的秘书工作已发生了明显的变化。如： 打印信件 许多管理者自己通过电子邮件的形式发送信函、报告，取代了以往将手写信函交给秘书打印的做法。 工作行程安排 随着计算机工作行程安排系统的诞生，越来越多的机构将所有的个人工作安排时间表放在网络系统上，会议时间可以通过电子化手段安排。 语音邮件的使用 语音邮件爆发性的增长意味着秘书收集信息的职能下降了。对于经常离开办公室的员工来说，当他们旅行或者是正在返回办公室的路上时信息不会丢失。 复印和整理文档 企业创建了专门的办公服务中心以取代秘书。中心里有专门用来进行大规模复印的高速复印设备，由专业的技术人员完成复印和其他高效的工作。 现在，许多大公司已经消减了大部分的秘书工作。有一个典型的例子：一家拥有600名员工的投资公司消减了85个文秘职位。所以管理人员包括主管现在都自己用电子邮件和其他软件处理信函，自己打电话回电话、安排工作日程。对于那些缺乏必要技术的人员，公司会提供培训。一些主管需要学习打字，还有一些学习如何收发电子邮件和传真，学习使用软件、使用公司的语音邮件系统。 有意思的是，这家公司的工作效率起初下降了一些，然后又回到了原来的水平。管理人员开始能更好的安排他们的工作，因为那些“为工作服务”的事项不能再委托给秘书做了。以前的秘书有的失业了，有的被安排在公司的其他能发挥他们能力的岗位上去了。 虽然大多数公司没有采取这种极端的做法，但许多公司对秘书工作程序和任务进行了考核，减少了部分人员。办公室必须履行的职能由以往的文秘工作转变为行政协调者和执行助理的工作，这在工作的责任和权利方面有所不同。 当然，在许多企业里仍然存在相当多的文书和行政工作，秘书人员占整个办公室人员的17%左右。但即使对于这些文秘工作，企业也要对其进行职务分析，追踪其性质的变化。 公交车售票员 导引案例 一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上，车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净，操作工拒绝执行，理由是任职说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查任职说明书上的原文，就找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝，他的理由是任职说明书里同样也没有包括这一类工作，这个工作应由勤杂工来完成，因为勤杂工的职责之一是作好清扫工作。车间主任威胁服务工说要解雇他，因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意，但是干完以后就立即向公司投诉。 有关领导看了投诉以后，审阅了这三类人员的任职说明书：机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的任职说明书规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作的状态，但并未提及清扫地板；服务工的任职说明书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作；勤杂工的任职说明书里确实包括了各种形式的清扫工作，但他的工作时间是从正常工人下班以后开始。 为什么会出现这样的问题?应当怎么办？ 案例启示 工作分析导引案例 华康食品有限公司是一家生产方便面的企业。由于开创初期实施了卓有成效的经营战略，使产品一炮打响，并迅速占领了市场。随着市场的扩大，企业规模也急剧扩张，生产线由初期的2条扩展到12条，人员也增至上千人同，随之而来的是管理上暴露出各种问题。最为突出的是报酬问题。各部门人员都觉得自己的付出比别人多，而得到的并不比别人多，所以都认为报酬不公平，戏称共产主义的分配制度。 生产部门的人员强调自己的劳动强度大。确实，在炎热的夏季，车间温度高达40多度，每天都有人晕倒，劳动强度可想而知。经营部门的人员强调整天在外跑业务，既辛苦又承受着很大的心理压力。还有的部门强调自己责任重大，等等。 大家各执一词。又快到分奖金的时候了，究竟该怎么分配？ 汤总经理聘请外界专家协助解决。专家们经过一番调查研究，决定从工作分析开始。 第一节 工作分析概述 工作分析是一种活动或过程，它是分析者采用科学的手段与技术，直接手机、比较、综合有关工作的信息，为组织特定的发展战略组织规划，为人力资源管理以及其他管路行为服务的一种管理活动，也是现代组织中的一种重要的管理手段。 工作分析(Job Analysis)又称职位分析、岗位分析或职务分析； 工作分析是通过系统全面的情报收集手段，提供相关工作的全面信息，以便组织进行改善管理效率。工作分析是人力资源管理工作的基础，其分析质量对其他人力资