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文件名 文件分类及编码标准 文件编号 SH-BZ- 001 编制人 审核人 批准人 编制日期 审核日期 批准日期 颁发部门 质量管理部 生效日期、份数 分发部门 质量管理部 储运部 业务部 办公室 财务部 分发份数 变更记载 修订号 批准日期执行日期 变更原因、目的 目的：规定公司各类文件的分类及编码的系统，明确文件分类标准，确定文件编码方法，提高文件管理质量和使用效率。 范围;适用于公司的所有文件 职责:办公室负责公司文件的分类和编码 内容: 4.1文件分类 按照文件的性质，内容和适用范围不同，公司文件分为质量手册、程序文件、标准操作规程、规章制度、企业标准和行政文件。 4.1.1质量管理体系文件 质量管理体系文件是描述公司质量管理体系要求的文件，用于质量管理体系的建立、实施和保持以及需要证实公司能够提供符合要求药品的能力和公司的质量管理体系符合各相关标准的场合。 质量管理体系文件按照其描述对象的繁复程度以及使用用途的不同，可分为三个层次，即质量管理体系文件分为： 质量手册，是公司建立、实施并保持质量管理体系的纲领性文件。它规定组织质量管理体系的要求，是证实或描述文件化质量体系的主要的一般形式。 程序文件，含有程序的文件称为程序文件。它是对有些影响质量的活动进行全面策划和管理所用的基本文件，是质量手册中原则性要求的进一步展开和支持性文件。 质量程序文件是在质量手册的基础上，对各质量要素的展开性描述，回答“5W1H”的问题。 操作规程，是在质量手册和程序文件的前提下，指导某一具体岗位人员实施具体的工作项目的指导性文件。 4.1.2规章制度 规章制度是规范公司经营活动的各种规则、章程、程序和办法，是贯彻党和国家方针、政策和现代管理制度的具体体现，是公司员工共同遵守的行为准则。 4.1.3企业标准 是明确阐述公司的组织构架、机构设置、岗位设置、机构职能和岗位职责的文件。 4.1.4行政文件 指企业发布的红头文件 4.1.5汇编文件 为方便工作使某一类相关文件汇总编辑形成文件。 4.2文件编码 4.2.1编码文件的范围，质量管理体系文件和行政文件需严格编码，其他文件视情况而定。 4.2.2文件编码由办公室文件管理人员负责编制。 4.2.3文件编码格式 4.2.3.1质量管理体系文件编码 A、质量管理体系文件采用如下格式编码。 SH—△△—△△—△△△ 1 2 3 4 B、编码规则 B.1、公司代码：固定采用公司简称的汉语拼音字头大写即SH。 B.2、分类代码：代码采用文件分类标准简称汉语拼音字头大写字母。 B.3、质量类别：采用文件具体的质量类别简称汉语拼音字头大写字母。 B.4、流水号：文件流水号采用三位阿拉伯，按文件编制审批的时间先后顺序给出，即从001—999。 4.2.3.2行政文件编码 A、编码格式 吉药生化——【年号】——号 B、编码规则 公司代码：固定采用公司简称“吉药生化” 年号：采用公元纪年的四位数字。 流水号：按行政文件编制审批的时间先后顺序给出 4.2.4文件分类及编码代码 文件类别 文件代码 质量手册 程序文件 SH-CX 作业指导书 SH-CZ 规章制度 SH-ZD 企业标准 SH-BZ 5相关文件 5.1《文件管理制度》 员工录用管理制度 为规范试用期员工的管理和辅导工作，创造良好的试用期工作环境，加速试用员工的成长和进步，特制定目标责任制制度。一、员工试用期规定?1、自员工报到之日起至人力资源部确认转正之日起。?2、员工试用期限为3个月，公司根据试用期员工具体表现提前或推迟转正。（一）、福利待遇?1、试用期员工工资根据所聘的岗位确定，核算时间从到岗工作之日起计算，日工资为：月工资÷（本月天数-休假天数）2、过节费按正式员工的1/2发放。3、按正式员工标准发放劳动保护用品。（二）、休假?1、试用期内累计事假不能超过3天，如果特殊情况超过3天需报董事长批准。?2、可持相关证明请病假，请病假程序和天数与正式员工要样。3、可请丧假，请假程序和天数与正式员工要样。4、不享受探亲假、婚假。?二、员工入职准备?1、身份证复印件一份，原件待查。2、学历证明复印件一份，原件待查。 ?3、县级以上人民医院的体检报告。4、4张一寸照片?5、部分职位（如出纳、收银员、司机、仓管）试用期员工还须须准备房产证明、户口本、直系亲属身份证复印件等。三、行政手续?1、试用人员手续办理完毕后，由行政部向试用期人员发放办公相关用品。?2、发放工作牌，办理考勤卡。?3、试用期人员需要食宿的、由行政部安排住宿和就餐。?4、将试用期人员带入用人部门。四、用人部门指引1、试用员工的直接上级是“入职指引人”。2、带领试用期员工熟悉本部门及其他部门，向其介绍