Excel服务器精解及操作说明1.5.doc

填报权限：Administrators、销售员 查阅权限：Administrators、总经理、销售部长、销售员。其中销售员只能查看本人填报的，其他角色能够查看全部。 输入若干Excel公式 单元格/区域 公式 作用 H7:H10 =F7*G7 金额＝数量×单价 H11 =SUM(H7:H10) 计算合计金额 把表头、表尾定义成单一数据项，组成数据表“订单_主表” 主键 区域 字段名 数据类型 必填 填写规范 其它 √ C2 订单编号 文字(20字以内) √ 不清空 E2:F2 订单日期 日期 √ 当前日期 H2 录入人 文字(20字以内) √ 当前用户姓名 C3:F3 客户名称 名称或地址 √ H3 客户编号 文字(20字以内) √ C4:F4 地址 名称或地址 H4 电话 文字(100字以内) C12 审批日期 日期 E12:F12 审批人 文字(20字以内) H12 审批意见 文字(20字以内) 定义自动编号“订单编号”，设为“订单编号”字段的填写规范。 定义重复数据项，组成明细表 现在来把订单的明细部分定义成重复数据项。 在订单模板的设计状态下，选中区域B7:H10，右击鼠标，选择弹出菜单“定义重复数据项” 图 62 选中要定义为重复数据项的区域 弹出如下图所示的“定义重复数据项”对话框，点击带图标的大按钮【按行】，上方标题行数1，选中“数据区域可向下扩展”，按【下一步】。 图 63 选择“组成新数据表”，命名为“订单_明细”如图，按【下一步】 图 64 选择各字段的数据类型，设置所有字段必填，点【下一步】。 图 65 在下一屏上直接点【完成】，窗口关闭，回到订单模板的设计状态。 关闭并保存模板。 填报时扩充明细表的行数 在订单模板的表样上，我们只预留了4行明细的位置，但实际的订单可能不只4条明细。因为我们在定义“订单_明细”的重复数据项时，指定了“可向下扩展”，填报时，工作表的上方会出现“报表操作工具栏”。当输入焦点进入“订单_明细”表所在区域时，工具栏中的【增加行】和【删除行】按钮可选，如下图所示。通过这两个按钮，可以向明细表增加新行或删除多余的空行。 图 66 报表操作工具栏 关于“报表操作工具栏”上其它按钮的作用，我们会在后续的章节中陆续介绍。 动态取值的下拉列表 在上一章，我们学习过“下拉列表”这种数据规范，现在我们为订单上的“客户名称”定义下拉列表。 用Admin帐户登录到管理台。 新建数据规范。输入内容如下图： 图 67 动态取值的下拉列表 注意在这里，我们对数据源选择的是“来自数据表”，意思就是，下拉列表中的可选项不是事先写定的，而是根据“客户登记表”中的内容动态决定。 按【确定】 回到Excel，在《订单》模板的设计状态下，选择菜单“模板(管理数据表”，设置“订单_主表”中“客户名称”字段的填写规范是“客户名称列表”。 关闭模板。 现在用小宋的帐户登录，来填报一份订单，我们看到，“客户名称”处出现了下拉列表，其中的内容是我们已经输入的两张客户登记表中的客户名称。 图 68 练习 复习上一章，在订单模板上设置如下数据填写规范： 订单编号自动生成 录入人默认为当前用户姓名 订单日期默认为当前日期 多输入一些客户登记表信息 用表间公式提取数据 在上一节，我们对订单模板上的客户名称字段设定了填写规范，填报时可以从下拉列表中选择，但地址、电话等依然还需要手工输入。设想一下填写订单的过程： 填好客户名称“甲公司” --(地址在哪里？…去翻一下客户登记表…找到了！ --(把找到的地址“抄写”到收货地址处 --(接着填… 这个过程中的“翻查”和“抄写”既耽误时间又容易出错。实际上，因为所有客户的信息都已经通过《客户登记表》模板录入计算机了，所以“翻查/抄写”的工作完全可以由计算机完成，只需要告诉计算机： 按照“我所选定的客户名称”到客户表中查一下地址，填充到“地址”栏。 这句话实际上表达了四个方面的含义： 从哪里找数据？----到“客户登记表”中。 找符合什么条件的数据？----按照“我所选定的客户名称” 找什么数据？----地址 找到数据做什么用？----填充到“地址”栏 这就是表间公式的最原始表达。用稍微规范一些的方式描述一下，教给计算机，就是这样： 定义表间公式 打开《订单》模板，进入设计状态 选择菜单“模板(定义表间公式”，弹出“表间公式”对话框 按【新增】按钮，弹出如下图所示的对话框，选中第一个单选按钮，按【确定】 图 69 选择表间公式类型 弹出定义表间公式对话框，在公式名称处输入“查询客户信息”，应用方式选择“筛选条件改变后自动执行”如下图。 图 610 输入表间公式名称 按【来源数据】