贵宾接待与活动方案_精品.doc

贵宾接待与活动方案 一、接待事项 第一天：5月27日 1、接机 13:15分，南航CZ6904 接机人员：公司相关领导 车辆：四辆车 安排送花：男女各一名 2、食宿安排 安排酒店，行政套房 酒店房间安排布置鲜花、水果，每日更新 酒店悬挂欢迎条幅（或LED屏），中英文 安排接待晚宴（酒店），公司领导陪同 第二天 5月28日 全天考察农户 第三天 5月29日 14:30 送机，南航CZ680 二、活动方案 时间：5月29日上午 地点：（会议室、外场） 人数：座谈会20人、外场活动50人 流程： 序列 流程 时间 发言人 要求 接 待 1 公司员工着统一工装，公司大门处夹道欢迎，铺设红地毯 10:00 公司人员提前到场 座 谈 交 流 2 迎接嘉宾至会议室，与公司管理层进行座谈交流 10:10 播放背景音乐，烘托气氛 3 主持人介绍嘉宾 10:15—10:20 主持人 邀请法语主持人兼翻译 4 齐总发言 10:20—10:25 齐总 翻译 5 播放集团宣传片（英文） 10:25—10:40 6 总裁发言 10:40—10:50 嘉宾 翻译 外 场 活 动 7 座谈人员移至外场继续活动（公司院内搭建活动场地） 10:55—11:05 8 节目表演热场 11:10—11:30 9 主持人开场白，介绍嘉宾 11:30—11:40 主持人 双语 10 邀请嘉宾领导发言 11:40— 11:45 不确定 11 金总发言 11:45—11:50 金总 12 总裁发言 11:50—11:55 嘉宾 翻译 13 移交仪式，客户代表上台 12:00—12:10 14 主持人致结束词，播放音乐，嘉宾退场 12:10 活动结束 三、筹备活动安排 1、会议室布置 音响、投影设备安装调试到位 会议桌摆放鲜花、水果、干果、小瓶饮用水 2、外场布置 详见附件：活动现场布置和气氛营造方案 3、摄影摄像 接机拍照 厂区参观拍照 座谈会拍照摄像 外场活动拍照摄像 4、新闻宣传 邀请新疆经济报、949交通广播、兵团电视台现场报道 四、接待会务组分工 组长（总负责）： 组员：企划部（ ） 负责策划流程、场地布置、设计、摄影摄像。 行政部（ ） 负责后勤保障、车辆、食宿预定结算、现场接待、会议服务 五、工作项目与人员分工 会前 项目 工作内容及要求 责任 部门 完成 时间 备注 策划方案 编写活动总体策划方案 企划部 5月15日 设计方案 所有平面表现的设计方案。 会场布置的设计方案。 企划部 5月20日 人员邀请 整理邀请人员名单，发放邀请函，确认落实参会人员，并落实发言人员名单。 行政部 5月20日 主持人 主持人选定邀请 5月20日 场地布置 选择专业的展览公司，租用搭建现场布置和气氛营造，协调会场具备音响、投影等辅助设备 企划部 5月20日 酒店/餐饮预定 提前预定酒店并确认就餐场地 行政部 5月20日 资料准备 确认宣传资料类型、数量 行政部 5月20日 产品样品 准备 确认须推广的产品的型号及数量，并将产品运输到指定位置。 行政部 5月25日 会中 项目 工作内容及要求 责任单位/负责人 完成时间 备注 外场布置 安装方案，组织安排展览公司提前布置活动现场，确保现场效果和 企划部 当日 会议室布置 按照要求布置会议室，摆放桌椅、鲜花、水果、饮用水、投影、会议横幅等。 行政部 当日 器材连接 将外场音响系统连接完整，并经测试，确认使用正常 企划部 当日 会议接待 热情接待来宾，引导来宾入座，来宾签到 行政部 当日 现场服务 会议现场宣传片播放 宣传资料发放水果、饮用水服务 受赠仪式服务 行政部 当日 拍照摄像 根据后期宣传的需求，拍照，摄像，保留资料 企划部 当日 会后 撤场 结束后回收公司用具用品 行政部 当日 后续宣传 新闻稿撰写、发布、媒体合作 企划部 5月29日 工作总结 相关资料归档、形成工作报告，总结不足及改进措施 企划部 5月29日 六、费用预算： 1、活动现场布置与气氛营造 大型拱门一个（或大型气柱两个） 500元 喷绘背景一面（10m*5m），搭建支架 50㎡×60元= 3000元 红地毯共计150平方 150㎡×10元= 1500元 红绸花共计20米 20米×10元= 200元 音响设备一套、调音师1名 2000元 （音