文书处理97介绍.doc

KTGSS Basic Information Technology Training B2 Introduction to Microsoft Word97 目錄 目錄 2 Microsoft Word97 3 歷史 3 簡介 3 一些功能簡介 3 檔案開啟 4 開新檔案 4 開啟舊檔 4 檔案儲存 5 另存新檔 6 文件列印 6 列印版面配置 8 字體格式化 8 格式工具列 9 顯示格式工具列 9 格式化文字步驟 9 斜體、底線、粗體 10 改變字型、字型大小 10 顏色 10 版面設定 11 縮排 12 繪圖 13 拼字及文法檢查 15 執行拼字及文法檢查 15 執行的結果 15 找尋同義字 16 文字區塊的操作 16 剪貼薄 16 剪貼薄的操作 17 複製文字區塊到文件的其他地方/其他的文件 17 移動文字區塊到文件的其他地方 18 刪除文字區塊 18 表格 18 插入表格 18 刪除表格 19 改變表格欄/列寬 19 Microsoft Word97 歷史 Word 在八十年代末、九十人初開始發展。由最初的1.0版到現在的Word 2000版本、經歷了不少的變化。最初的Word是獨立發售、在DOS上面 執行。到今天、它已經包括在Office 之內和其它Excel，Powerpoint等 軟件一起發售。 簡介 Word是一個工能強大，包羅萬有的文字處理軟件；它亦是其中最早應用於電腦上的軟件之一。今天，雖然有很多不同的各式各樣文字處理軟件，可是Word仍然是最受歡迎的。 由於它工能強大，包羅萬有，由文字格式、排版、圖像處理等都有包括在內，實是非常好用的幫手。 一些功能簡介 文字格式 文字藝術 表格及框線 圖片處理 繪圖 自動校正 自動插入 串字檢查 文法檢查 合拼文件 網頁製作 數學方程式 由於今次是最基本介紹課程，故我們只集中其中最基本的一些功能。 檔案開啟 在Word入面，它處理的是名為doc的檔案，是它特定的格式。一般而言，不同版本的Word都是用doc檔案的副檔名，可是它們都並不一定能互通。通常，較後的版本能讀回較前版本的文件檔案；反之，卻不能。 開新檔案 按這個便可以開新檔案 按這個也可以開新檔案 開啟舊檔 這是開啟舊檔的指令(注意：舊檔必須是Word能閱讀的格式，如：text, doc, rich text format等) 按這個也可以開啟舊檔 按了後，會出現一個視窗，選擇了你要開啟的檔案後，按開啟便可以開啟舊的檔案。 如果，檔案不在現有資料夾內，可雙按滑鼠鍵在目的地資料夾，便可開啟該資料夾，跟著再選擇檔案或資料夾。 檔案儲存 文件做好後，便必須把它存到磁碟上去，否則，所有先前輸入的資料都會隨著電源關掉而消失。 其實，為免資料因為意外而流失，我們必須養成良好的習慣─密密的把檔案常常儲存。但一樣時情要記著的是─當我們把文件存回舊的檔案後，上回的舊文件便會永久消失！所以必須要小心留意，如有疑問，可以把文件另存新檔。 按這裡可以儲存檔案。 若要存的文件是從舊檔案開啟，便會被存回原來的檔案中，而以前的舊檔案內容便會被蓋掉；若文件是開新檔案，Word便會詢問你要存的目的地和檔案名稱。 另存新檔 若要把文件拷貝到新的地方去，便要另存新檔。可按「檔案」、「另存新檔」，然後輸入新檔案的目的地和名稱。除非你再次揀選原來的檔案名稱和位置，否則，一個新的檔案便會存到磁碟中去。 文件列印 要把文件列印，必須先把文件開啟、打印機設定好，然後可在「預覽列印」中檢視，這樣，纔能確保文件能打印格式正確。另外，亦請注意，不同的印表機有不同的特性，所以文件在不同的印表機上打印，可能會有些微不同的效果。 在「預覽列印」之後可以按「關閉」，然後離開預覽模式。也可按工具列上的 然後打印。 按 之後，另一表單出現，可在上面揀選不同的設定。其中最常用的是「指定範圍」和「份數」，然後按「確定」，印表機便會進行列印。 列印版面配置 列印文件的大小、方向等，都在列印格式中設定。 紙張大小： 如要選擇不同的紙張(例如要列印的文件是A4 size、A5 size、 B5 size或者要列印信封)就可以依照以下方式調較。 選擇 檔案 ( 設定列印格式 ( 紙張大小 在「紙張大小」這項中，我們可以選擇紙張的大小。 紙張方向：如要設定紙張的方向，可以依照下面的方法調較。 選擇 檔案 ( 設定列印格式 ( 紙張大小 在「方向」這一欄中，我們可以選擇紙張的方向。 AAAA 字體格式化 在鍵入內容之後，我們可把它們設定不同的格式，使文件更悅目、更容易表達重點。大部份的字體格式都可以在格式工具列中執行，令你做出來的文件更整齊、端正。這個工具除了擁有上述的功能外，它還有