社会责任控制程序(文件控制程序).docVIP

1 目的 本程序规定了对文件的编制、审批、发放、使用、更改、作废、回收及销毁等控制要求，以确保对社会责任管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能及时得到并使用相应文件的有效版本。 2 范围 本程序适用于与社会责任管理体系有效策划、运行和控制有关文件（包括适当范围的外来文件）的控制。 3 职责 3.1 总经理负责审批公司社会责任管理方针、目标、社会责任管理手册和程序文件及公司级管理文件。 3.2 副总经理负责审批分管部门制定的作业文件。 3.3 办公室负责社会责任管理体系文件的控制管理工作。 3.4 质控部负责社会管理体系的编号、确定分发范围、控制修订状态，检查社会责任管理体系文件有效使用情况。 4 工作程序 4.1 文件类别 a) 社会责任管理手册； b) 程序文件； c) 工作文件：包括作业文件和管理文件； d) 外来文件； e)记录表格。 4.2 文件编号 a ) 社会责任管理手册（Quality Manual） XX/SAM001－ 2010 b) 程序文件(Management Procedures) XX / SAP-□□-□□－2010 c) 作业文件(Work Instruction) XX / WI- □□-□□－2010 c) 记录表格(Record and Charts) XX/ RC-□□-□□ 4.3 文件的编制与审批 4.3.1 社会责任管理体系文件由办公室组织、质控部起草，并按办公室规定的格式和要求进行编排。 4.3.2 质控部部长负责审核文件的适用性和有效性，办公室负责审查文件的符合性及与其他社会责任管理体系文件是否协调一致。如文件涉及多个部门，由质控部负责各相关部门负责人参与共同确定文件的适用性并进行会签，并按以下审批权限进行审批： a) 任管理手册、程序文件、公司级管理性文件由总经理审批； b) 指导文件由部门经理审核后报分管副总审批； 4.3.3 完整的文件应注明编写人、审核人和批准人，并注明发布日期和生效日期，如是修订的文件应注明最后一次修订日期。 4.4 文件的标识与发放控制 4.4.1 社会责任管理体系文件应字迹清楚，标识清楚，可以文件编号、文件名称、文件分发号作为标识进行追溯并控制。有效的社会责任管理体系文件应有“受控”标 识，以防止复印件的流传造成文件失控。 4.4.2 办公室建立“社会责任管理体系文件清单”，并按照上述规定的编号规则给定文件编号并与相关部门确定文件的分发范围。文件的分发范围应满足对社会责任管理体系有效运行起重要作用的工作岗位，得到相应文件的有效版本。 4.4.3 办公室根据确定的分发范围分发社会责任管理体系文件，建立社会责任管理体系文件发放控制记录，文件发放时由部门文件管理员进行登记签名领取。 4.4.4当社会责任管理体系文件破损严重影响使用时，使用部门应向办公室申请更换。申请更换部门应填写“文件领用申请表”，经部门经理签字后，向办公室提交申请并交 回破损文件，办公室批准后换发新文件。换发文件的分发号仍沿用原文件分发号，办公室作相应记录后，将破损文件交办公室按公司规定销毁。 4.4.5社会责任管理体系文件丢失时，使用部门应向办公室提交书面补发文件申请，填写“文件领用申请表”，并在申请中阐明原因。办公室在补发文件时应给定新的文件分发号，并注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分发号通知相关部门，防止误用。 4.4.6需要扩大文件使用范围或增补文件时，由办公室组织相关部门制作，并加盖“受控”印章后登记发放，部门不得自行翻印复制。 4.5 文件的管理 4.5.1所有文件的收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁等均应严格遵照《公文处理规定》执行。 4.5.2对外提供社会责任管理体系文件时应由部门向办公室提出申请，办公室报经总经理批准后方可对外提供。 4.6 文件的更改 4.6.1操作部门制定的管理性文件可自行修改，修改时应通知办公室并保证所有涉及分发手册的更改。其它社会责任管理体系文件需更改时，更改申请部门应填写“文件更改申请表”并注明更改原因，经更改部门经理签字后按审批权限报请公司领导审批。 4.6.2文件更改的审批，