新编秘书实务课件-第四章　会议组织与服务（第二版）.pptVIP

高等教育出版社 高等教育电子音像出版社 高职高专系列教材配套电子教案 * 微型案例 第二节 协调工作概述 第三章 秘书的沟通与协调 “俗气”与“素雅” 　　A公司与B公司在深圳香格里拉酒店举行合作签约仪式，酒店服务人员按酒店例行规定，在主席台摆放了以红色为主的色彩绚丽的几盆鲜花，A公司公关部秘书王小姐提前来检查会场的布置，她觉得这几盆颜色鲜艳的鲜花有些俗气，就让服务人员换了几盆素雅的鲜花，摆上后，办公室主任认为此花与会场的气氛不配，只好请服务员将原来的鲜花摆上。 * 5．会场的气味效应 会场之内淡淡的清香，可以使人的心情变得舒畅；反之，如果会场内有异味弥漫，会使人心情变得烦躁，产生焦虑情绪，急于离开会场。改善会场的气味环境的方法有两种： 在会议室里放置有清香气味的鲜花(如米兰、茉莉、月季和兰花等) 在会议室提前喷洒少量的具有清香气味的空气清新剂(以柠檬和薰衣草香型为好)，但不可过于浓郁。 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第四章 会议组织与服务 * （四）主席台布置技巧 1．主席台座次的排列 （1）国内会议主席台座次排列。 通常的做法是：身份最高的领导人就座于主席台前排中央，其他领导人则按先左后右。 第四章 会议组织与服务 （2）国际性会议主席台的座次的排列。一般为主办方身份最高的出席者居中，其他来宾按身份高低先右后左向两边排开。这一点与国内会议先左后右排列方法正好相反。 * 第三节 　会议进行阶段的会务工作 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 一、会议报到与引导工作 （一）会议接站 1．确定迎接规格 2．做好接站准备 3．竖立接待标志 4．掌握抵达情况 5．介绍宾主双方 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 （二）会议报到 1．会议报到的方式。会议报到可以由与会者本人或他人持会议通知或单位介绍信报到。 2．与会者报到时，秘书人员要做好的工作 查验证件，确认与会者的参会资格。 请与会者在登记表上填写姓名、单位、职务等有关信息。 统一接收与会者带来的需要在会上分发的材料。 分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。 如会议要赠送礼品，会务组一般将礼品同资料一起发放。 预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据。 安排与会者住宿。 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 （三）会议签到 　签到，是为了及时了解该到会的人是否都已到会，并准确地统计出到会的实际人数。 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 （四）会议引导 引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。 引导工作贯穿于整个会议期间，每一位会务工作人员都应当履行为与会者引导的义务。但在大型的或重要会议报到以及进入会场时应当派专人负责引导，这类专职引导人员常常称为礼仪人员。负责引导的礼仪人员要统一着装，熟悉会场的布局以及各种配套设施的情况。大型会议活动的礼仪人员还要了解本地的交通、旅游、购物等情况，以备与会者随时咨询。国际性会议的礼仪人员还要掌握外语会话能力。 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 （一）检查会场准备情况 会议当天会议准备情况的检查主要包括以下几个方面： 设备安全工作情况 桌椅数量是否足够 烟灰缸的准备 水和水杯的准备 会标、花卉的准备等细节 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 不协调的烟灰缸 　　某日，一位深受爱戴的老领导不幸逝世，在治丧委员会的会议上，气氛非常庄严肃穆。忽然间，一位领导发觉会场中的烟灰缸都是喜庆的大红色，会场气氛一时间非常尴尬。这位领导十分的不快，会后，批评了秘书办事不利。秘书觉得很委屈，会议室里的烟灰缸一直都是红色的那一套，那还是去年庆功时新买的。为了一次会议就买一套新的，未免也太浪费了。于是，在下一次采购烟灰缸的时候，这位秘书选择了无色的玻璃烟灰缸。这一下总算是省去了麻烦。 微型案例 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 （二）会场的安全保卫与保密工作 1．与会人员入场时的验证与收票工作。 2．保持会场内的秩序，维护场内设备。 3．关注会场内各种设备的使用情况。 4．做好会场内安全保卫工作。 5 ．会议期间，应有相应的值班制度与要求； 6 ．对保密文件的分发、收回以及会议内容的保密要制定一套严格的程序与制度。 * 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 （三）会议交通服务 1．筹齐会议用车。 2．拟定会议用车制度和纪律。 3．合理调度会议用车，确保会议进程按计划实施。 4．对驾驶人员的管理。 5．对车辆的维修、保养及汽