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浅谈档案的利用 档案利用工作就是以利用者为服务对象，以馆（室）藏档案为服务手段，采取多种形式和方法，开发和直接提供档案为党和国家各项事业服务。它又被称为“档案的利用服务工作”或“档案利用工作”、“提供利用”。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者提供档案和情报信息。 　　一、利用工作在档案工作中的地位 　　利用工作是档案工作为社会主义事业服务的手段，在档案工作中占有突出的地位，主要表现在两个方面： 　　1.利用工作是社会上衡量档案馆（室）工作做得好与坏的主要标志。利用工作直接与社会发生关系，向各界提供档案，集中体现档案工作的目的和作用。它是档案工作联系社会的一个窗口，所以利用工作做得好坏，必然影响社会各方面对档案工作的评价。 　　2.利用工作对整个档案工作有检验和推动作用。具体表现在。（1）利用工作的开展，必然向档案工作其他环节提出相应的要求，促进各环节工作的开展；（2）通过利用工作能够发现其他工作环节的优劣，有利于扬长补短，不断提高管理水平；（3）做好利用工作，是对档案工作最有效的宣传，能够引起社会重视，取得各方面支持。总之，利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。经验证明，搞好利用工作能使整个档案工作具有生机，否则整个档案工作就会死气沉沉。 　　三、档案利用的方式 　　1.阅览室服务。阅览室是供利用者阅览档案和接受咨询的基本场所，是提供档案利用的一种普遍的主要的方式。阅览室服务既便于档案的保护和保密，又能为利用者提供较好的阅览条件。它可以提高档案的周转率和利用率，避免因一人借出而妨碍他人利用。它还可以为利用者提供多些档案线索，获得更丰富的材料。为做好阅览室服务工作，阅览室工作人员要树立为阅览者服务的思想和良好的工作作风，热情主动、认真负责地满足阅览者提出的各种合理要求和解决耐心负责地解答各种问题，当好阅览者的助手和参谋。 　　2.外借。档案一般不借出馆外使用，但在特殊情况下，如照顾党政领导或必须使用原件作试时，可以暂时借出使用。档案的外借使用，有严格的制度，必须经过一定的批准手续，借出的期限不宜过长，数量也应有必要的控制。出借档案要认真清点，借用单位要对档案保密和安全负责，保证按时交回，对收回的档案要进行细致检查。 　　3.制发复制本。根据档案原件制发各种复制本，已成为档案馆（室）提供利用服务的一种重要方式。 　　档案复制本，可根据利用单位的不同需要，分为副本和摘录两种。副本，反映档案原件的所有组成部分，摘录只选取文件某些部分。复制方法大体可分为手抄、打字、印刷及摄影、复印等。档案复制本必须仔细校对，并在文件余白或背后注明档案馆室的名称、档案原件的编号，必要时加盖公章，以示负责。 　　4.展览。档案展览是根据某种需要，按照一定的主题，系统地陈列档案，是提供利用的一种方式。 　　档案展览的主要特点和作用是：档案展览会本身就是提供档案信息的现场，利用者可以从中得到较集中和系统的材料，甚至发现从未见过和难以找到的珍贵材料与线索；可以在一定范围内组织较多的观众参观服务面比较广泛且经过选择和组织展出的典型材料，以档案的原始性、真实性和形象鲜明见长，给观众留下深刻的印象，起到生动的宣传教育作用。档案展览可显示档案内容的丰富及其特有的作用，引起人们对档案的注意和利用的兴趣，从而宣传档案工作的意义。 　　档案展览，应当注意档案的保护和保密。档案展品一般应用复制品，必须展出原件时，应陈列在有保护措施的陈列柜内，时间不宜过长。凡需保密不能公开的档案不能展出，需要展出时要经领导批准。 　　5.制发档案证明。档案证明是档案馆（室）应利用者的申请，根据馆（室）藏档案中的记载而制发的书面证明材料。机关和个人为了处理与解决某个问题，往往需要档案馆（室）出具档案证明，如公安、检察、司法机关需要审理案件的证明材料，个人需要有关工龄、学历和财产方面的证明材料，等等。因此，制发档案证明是档案馆（室）提供档案服务的一种方式。 　　制发档案证明是一项政策性很强的工作，对申请书的审查和档案证明的编写，都必须严肃认真地对待。编写档案证明时，以引述或节录档案原文为主要方法，如果必须由档案工作者根据档案内容综合或摘要叙述时，务必保证表述的准确性和真实性。书写档案证明的工作人员不能擅自对材料进行解释，否则证明材料就会失去真实性，不能起到凭证作用。如发现档案材料互相矛盾时，应将几种不同的材料同时列入档案证明中，以供使用者分析研究。对于某些名词、术语或事件，可进行必要的注释和说明，还应写明档案证明接受者（申请者），以尼制发档案证明的档案馆的名称和证明制发日期。档案证明写好后，必须经认真校对、审查批准后，加盖档案馆或机关公章发出。 　　6.参考咨询。参考咨询工作是档案馆（室）以档案为根据，通过个别解答问题，向利用者提供