01文件和资料控制[青岛某电器公司质量环境管理程序文件].docVIP

 青岛营上电器有限公司 质量/环境管理程序文件 编号：WHLGA1001A 第 1 页 共 5 页 第 0次修改 生效期： 主题：文件和资料控制 目的： 加强公司对文件和资料的控制工作，确保相关部门及时得到并使用有效版本。 范围： 适用于质量/环境管理体系有关的各类文件和资料的控制。 职责分工： 3.1管理者代表（公司总经理）负责手册的审核，并将手册报董事长批准；各部门主管负责程序文件的审核，由办公室汇总报管理者代表（兼质量负责人）批准，并确保加贴强制性认证标志的产品符合认证标准的要求。 3.2 SBU办负责程序文件的发放、回收、销毁、原稿的保存及做好相关记录，并对现有体系文件在管理评审时进行评审。 3.3 各部门负责相关程序文件的编制工作，并将审核会签后的程序文件报SBU办。 工作流程： 程序说明： 5.1 文件和资料的分类： 体系文件：质量/环境体系手册、程序文件和文件附表及相关作业指导书。 技术文件：技术标准、图纸、工艺文件、操作指导书、检验/检测和计量文件等。 外来文件：国家/国际标准、法律法规、集团内相关部门及政府部门文件等。 其他文件：组织机构、培训计划、管理方案等。 5.2 文件的控制： 5.2.1 文件编号： a．手册编号为WHLGSC；手册包含文件编号为WHLG+文件序号(详见文件：WHLG05)。 b．程序文件编号为WHLGCX；程序文件包含的文件编号为9位数WHLG+文件编制部门编号+文件序号。全套文件换版，则在每个文件部门编号前加B、C……，若某个文件换版，则在该文件编号后加A、B、C……；文件附表的编号是在该文件 制定人：秦巍巍 审核人： 王宣华 批准人：韩孝和 武汉海尔冷柜事业部 质量/环境管理程序文件 编号：WHLGA1001A 第 2 页 共 5 页 第1次修改 生效期：2006.02.07 编号后顺次加F01、F02……，其中01、02……是附表的顺序号，附表更改后在附表编号后加A、B、C……。 例如：WHLGB1001B 表示全套文件第1次换版，编号为WHLGB1001的文件第2次更改。 WHLGC0602F01B 表示全套文件第2次换版，编号为WHLGC0602文件的第1张附表第2次更改。 c．部门二级程序文件（不包括工艺文件）的编号为5位数A＋文件编制部门编号＋文件序号。文件修改换版，则版本号A更换为B、C、D……；文件附表的编号是在该文件编号后顺次加F01、F02……，其中01、02……是附表的顺序号，附表更改后在附表编号后加A、B、C……。 例如：A0602 表示质管处的第2个二级程序文件。 B0101 表示综合办的第1个二级程序文件第1次换版。 B0503F03B 表示检验处第3个二级程序文件第1次换版，此文件的第3 张附表第2次更改。 d．工艺文件的编号为产品型号＋工艺文件特征号＋工序代号＋细分号(详见文件A0601) 。 5.2.2 体系文件的编制、审批： 手册由SBU办编写，管理者代表(兼质量负责人)审核，事业部长批准。 程序文件由相关部门按照职责分工进行编写，部门负责人审核，管理者代表(兼质量负责人)批准。 其他体系文件由相关部门编写，部门负责人审核，分管部长批准。 质量/环境体系一级程序文件根据需要，由SBU办分配相关部门起草，原则上在部门职能未发生重大变化情况下，修改文件的工作由原文件起草部门执行，对一级程序文件的起草或修改应经该部门负责人审核后，送交SBU办初审，初审无误后，由SBU办附《程序文件会签表》，并列出需会签的部门明细，退回原相关部门落实会签意见。如有异议，起草部门应与之协商达成一致后，送交SBU办再审，审核无误后报管理者代表(兼质量负责人)批准。 武汉海尔冷柜事业部 质量/环境管理程序文件 编号：WHLGA1001A 第 3 页 共 5 页 第1次修改 生效期：2006.02.07 5.2.3 体系文件的发放： 体系文件经批准后转SBU办，由SBU办编制《文件和资料发放清单》，报管理者代表（兼质量负责人）批准后，将文件按清单复印相等份数，盖红色“受控”印章，并注明分发号进行统一发放，同时收回旧文件。文件领用部门在《文件和资料发放回收记录表》上签收。 5.2.4 体系文件的更改 由文件更改申请者填写《文件更改申请单》，经原审批程序批准后进行更改。若原审批人员有变动，则由其继任者或授权人进行审批后，将更改后的正稿和相应的《文件更改申请单》交SBU办，由SBU办按原发放清单进行发放，同时回收相应作废文件，并在《文件和资料发放回收记录表》及文件目录中做相应记录。 文件的更改一般采用整份换