硕博士论文工作 华东师范大学图书馆迎新专栏.doc

硕博士论文工作细则 （2006-10；参照“《〈学位论文数据库〉数据加工流程》”细化；最后更新2008-11） 一、论文提交与验收（含保密处理） 1、验收学生网上提交的电子版论文 方法1：网站“硕/博士论文提交”——教师维护——编辑检查 （1）登录——硕博士论文数据库 （2）点击上部的“末页”开始检查，或者选择范围为“不合格”（大部分 “未通过”）后再到末页开始检查。 （3）用“细览”打开另一窗口检查元数据，可直接在该窗口用“修改”更正一些小错误， “下载原文”检查全文，点击“通过标志”（未通过）标记是否通过 （检查内容详见下“方法2”） 注：用不同帐户登录，显示的记录不同，有时新记录不显示，因而无法采用这种方法 方法2：使用工具：TPI“元数据加工工具”——硕博士论文数据库 工作——转到检查——未检查记录（标签） （1）到最后，向前找到“未分配”记录，向后依序处理各条“未分配”记录； （2）核对元数据：单击，逐项核对填写的元数据部分 注意：需设置细览区字段全部显示（方法：查看——显示字段——细览区字段——选择所有字段；也可在细览区用右键快捷菜单设置） 具体内容如略有错误，在印刷本编目时更正，这里主要检查看各项目是否均按要求填写。 （3）检查全文：双击（或右键快捷菜单——打开原件），检查全文有无缺漏，应包括封面、中英文摘要、目录、正文、附录及参考文献 还应核对目录页码与正文页码是否相符（至少能够对应）。正文主要指章节部分，参考文献、附录、后记等可不作严格要求。 （4）标记是否通过：检查完毕，若通过，单击右键，选择“记录正确”；若未通过，选择“标引错误”，填入错误信息 方法：右键快捷菜单 记录正确：学生查询页显示“已通过”（SYS_FLD_MARK_STATE＝2；） 引入错误：学生查询页显示“待验证”（不用此项）（SYS_FLD_MARK_STATE＝-2） 标引错误：学生查询页显示“没通过”（SYS_FLD_MARK_STATE＝e） 分类错误：学生查询页显示“没通过”（SYS_FLD_MARK_STATE＝2，SYS_FLD_CLASS_STATE=e） 如未能通过验收，在“错误信息”中注明问题，由学生修改后重新提交（内容出现在SYS_FLD_ERROR_DESCRIPT） 说明：在TPI内容发布工具中 · 未检查时，系统各STATE均为0。 · 检查过以后，SYS_FLD_CHECK_STATE=2。如未通过者重新提交，SYS_FLD_CHECK_STATE=0，元数据加工工具中显示“未分配”。 · 另部分SYS_FLD_CLASS_STATE=2，原因不明 （5）寻找未通过记录： 部分未通过验收重新提交的记录，需要用此方法找出，及时验收。 使用工具：TPI“元数据加工工具”——硕博士论文数据库 工作——转到检查——未检查记录（标签） 状态为“未分配”者已对原记录做过修改，再次检查。 逐个完成所有“未分配”记录。 （6）记录排重 由于软件原因，会出现重复提交记录。需要及时删除重复记录，以免重复验证。 查重字段：学号。详见“七、数据库维护” 2、保密论文处理 使用工具：TPI“内容发布工具”——数据库管理——硕博士论文数据库 方法：参照以下“元数据加工/编目”部分，专项检索——修改元数据——保存——返回 1、修改“论文密级”：根据保密证明，在“论文密级”字段注明“保密至YYYY.MM.DD”，YYYY.MM.DD按上、下半年，一般格式如：2006.6.30或2006.12.31。 2、设置访问级别为“秘密”：记录——记录访问级别——记录级，设置为“秘密” 注：目前论文提交界面隐去“论文密级”，故不会出现以前随意填写的情况 3、在“保密学位论文一览表”表中填写相关信息存档。每年填写一个表，年终合并到总表，并按解密时间排序，便于在解密时对照处理（参见以下“数据库维护”之“论文解密”）。 3、及时转换PDF格式 详见“二、PDF格式转换” 4、电话、邮件回答有关提交咨询问题 常见问题及答案： 校外无法提交原文？ 答：最好在校园网内提交，若是外地学生可让其发邮件给我们帮其在网页上提交 文件过大无法上载怎么办？ 答：100M以内来图书馆电子阅览室或文献检索室或数字化部提交，超过100M须到技术部提交（现在不确定是否为100M） 全文是否可以分成几个文件来上传？ 答：不可以，须将封面、摘要、目录、正文和参考文献放在一个文件中，但不接受压缩文件 全文有什么样的格式要求？ 答：限定为WORD、PDF和PS（数统专业类学生）类型。PS文件怎么转换PDF未知 提交页面中的所有项都必须填吗？ 答：有打“*”项的必须填或选，其他没有内容的留空，不要写“无” 论文已经验证通过，后来全文又有改动想重新上传怎么办？ 答：论文验证通过的无法重新提交，