立档单位案卷标题.ppt

北京外国语大学兼职档案员培训教程 文件材料立卷归档 前言 1、档案和档案分类 《中华人民共和国档案法》第二条的表述：“本法所称的档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。可简易表达为： “档案是原始的历史记录” 为了学校，为了后来人，也为了你自己,有资格朝档案馆存东西 可口可乐公司毁了,靠着名字能复兴.北外如果毁了，靠着档案能重建 图书可以再生,但是档案不能再生.图书有多本,档案只有一本.图书有很多的好处,但是档案完全是崇高的,图书可以带回家，档案只能妥善保管 欲灭其国,先灭其史.校志工作 具备三个条件 文件转化为档案 办理完毕 有价值性 按照一定规律集中保存起来的文件 2、档案员与档案工作（1）按时整理、上交自己手中的档案；2、催促其他同事整理、上交档案；3、帮扶本单位的新兼职档案员 一、操作实务 1、预立卷（有意识地保管）； （1）什么是预立卷 （2）如何进行预立卷； （1）什么是预立卷 各归档单位根据本部门文件材料形成规律，参照《北京外国语大学档案归档范围和保管期限表》，预先编制案卷类目。  （2）如何进行预立卷 第一、 准备工作 兼职档案员应在当年初或上一年末，根据类目准备若干卷夹，并适当准备一些随时增补用的卷夹。卷夹封面和卷夹的卷脊上抄写类目名称。然后将卷夹按号顺序排号，以备随时归卷和查找文件。 根本上说是一种职业习惯和操守。  第二、 归卷工作????文件归卷之前，应注意检查页数、正件、附件等是否齐全完整，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人，然后将文件按案卷类目对号入座，归入卷夹。经过借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。对于不须立卷归档的文件材料，可以另备卷夹单独存放（保管2-3年的）。  第三、 预立卷类目的修改与调整????事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。  第四、文件组卷质量要求 文件排列 案卷标题 卷内页码编写 案卷装订 规范用笔、用纸 打印目录要求 第五、预立卷中禁止的常见行为预警 （1）禁止使用胶带粘贴文件 （2）请勿使用圆珠笔、碳素蓝笔和铅笔。尽量使用稳定的碳黑中性笔、钢笔。 （3）慎用订书钉，作用很大，但对档案破坏更大：生锈，破伤风，起订损纸 （4）拒绝四无产品：无文件标题、无签字、无盖章、无日期（尤其是成绩单） 正：“北京外国语大学2011年寒假放假通知” 禁：“通知” 正：“2011年12月8日” 禁：“8日”、“12月8日” （5）拒绝复印件，复印件无法律效力 （6）提倡反正面打印，但是禁止废纸的反面打印 二、立卷归档分工 （一）以学校名义举办的重大活动或召开的全校性、综合性会议形成的文件材料等由党、校办负责立卷归档，或者由党、校办于会议及活动筹备时，指定有关部门负责收集整理，立卷归档；其它党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、电子、实物、人物等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。 （二）上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把上级来文与办理好的材料一并立卷归档，其余的上级来文由党、校办负责归档。 （三）归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关材料。 （四）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、办公会所形成的材料，由校长办分别立卷归档，由各职能部门起草或承办以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位的职能部门立卷归档。 （五）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前指定专人做好文件材料的整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得擅自带走或销毁。 （六）因机构调整而导致部门职责分工变化，调整前形成的文件材料，仍由分管部门立卷归档，调整后形成的文件材料，则由现分管部门立卷归档。  三、收集文件材料 （一）按照以下原则和重点并根据归档范围，在平时积累组卷的基础上，收集文件材料。 1. 收集文件材料的原则：必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考或凭证作用，能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。 2. 收集的重点是本校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件及需我校承办的文件材料。 （二）不归档的文件材料（若需要以下某方面的材料，可选作资料暂存）　 1. 上级机关普发的供参阅、不办的文件；