第六章办公室主任.ppt

第六章 　 办公室主任的角色与 　办公室执行力的提升 * 总 目 录 一、办公室主任的职责与角色 二、办公室主任的新素质模型 三、档案管理与信息管理 四、提升办公室工作的执行力 1、办公室主任的核心职能 ?管理事务 ——日常的事务性的工作 ——企业资源管理 ?搞好服务 ——迎来送往接待工作 ——人际关系协调 ?参与政务 ——出谋划策 ——建立制度 一、办公室主任的职责与角色 2、角色定位的三个维度之一 ?角色定位：下级 替身 职务代理人 职责履行者 执行者 报告人 学生 下级 角色 一、办公室主任的职责与角色 3、角色定位的三个维度之二 ?同事的角色定位 ——内部客户 有人说：“客户是我们的衣食父母，咱得小心侍候，同事就不一样了，都是公司职员，你搞好工作是你的本份，是你应该履行的责任。” ——你怎样判断和理解这句话？ 一、办公室主任的职责与角色 4、角色定位的三个维度之三 ?上级的角色：领导 ——领导者、决策者和培训师 ——授权者、控制者和监督者 ——游戏规则的制定者和维护者 5、作为领导常见的角色错位 ?心态错位：高人一等的“官” ?行为错位：向下错位 一、办公室主任的职责与角色 心 灵商 事业心、积极心态、热情 ? 万事皆由心——心能：心灵智力 ? 没有理由的理由 ? 创造力永不枯竭的源泉 ? 执行力持久不倦的燃料 性 气质 性格特征、承压、逆境 ? 性格天成，与生俱来 ? 性格没有好坏之分 品 道德 仁、善、正直、职业道德 ?人生之初，品性如何？ ? 现代人的品德修养 智 智商 知识、文化、思考力、决策 ? 智慧的头脑 ? 潜能挖掘 能 技能 专业技能、情商、经营人生 二、办公室主任的新素质模型 1、“五字”新素质模型（综合分析） 2、素质、修养与能力（分类） 行政管理专业修养 相关行业知识修养 办 公 室 主 任 素质 思想素质 心理素质 文化素质 身体素质 修养 理论修养 知识修养 其他社会常识修养 品质修养 性格修养 艺术修养 文秘技术能力 逻辑思维能力 执行能力 能力 口头表达能力 交际能力（协调人际关系） OA INTERNET 办事办会 公文写作 文档管理 口头 文字 学习能力 二、办公室主任的新素质模型 4、新素质模型的内在关系 二、办公室主任的新素质模型 ？ ？ ？ ？ ？ 表现出来的人的语言和思想 表现出来的人的行为和成果 1、档案管理：基本概念 ?档案的概念 ——档案是作为历史记录保存起来以备查考的 文字、图象、声音及其其他各种方式和载 体的文件材料 ——档案是历史的真实凭证 ?档案的作用 ——档案可作为单位工作查考的依据 ——档案可作为生产活动的依据和参考 ——档案可为科学研究提供必要的资料 三、档案管理与信息管理 2、档案管理：内容和原则 ?档案工作的内容 ——档案的收集 ——档案的整理 ——档案的鉴定 ——档案的保管 ——统计和提供利用 ?档案工作的基本原则 ——集中统一 ——维护档案的完整与安全 ——便于各项工作的利用 三、档案管理与信息管理 3、档案管理：档案的分类 ?分类 ——人力资源档案（员工资料、人才数据库） ——行政文秘档案 （行政文件、制度规范、公司发展历史记录） ——财务档案（帐务、票据、金融） ——技术档案（工艺设计图纸、新技术开发等） ——产品档案（生产系统的其它文件） ——市场客户档案（供应商、销售商、直接用户） 三、档案管理与信息管理 4、档案管理 ?档案管理 ——组织机构和工作人员 （大企业有专门的机构，小企业由办公室管理） ——制定相关管理制度 ——经常性档案工作 （资料收集、分类清理、登记造册） ——用活档案 ?保密制度——案例 三、档案管理与信息管理 4、档案管理 ?档案管理 ——组织机构和工作人员 （大企业有专门的机构，小企业由办公室管理） ——制定相关管理制度 ——经常性档案工作 （资料收集、分类清理、登记造册） ——用活档案 ?保密制度——案例 三、档案管理与信息管理 案例： 某公司保密工作十“不”守则 1、不该说的机密，绝对不说； 2、不该问的机密，绝对不问； 3、不该看的机密，绝对不看； 4、不该记录机密，绝对不记录； 5、不在非保密本上记录机密； 6、不在私人通信中涉及机密； 7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密； 8、不在不利于保密的地方存放机密文件和资料； 9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传递机密事项； 10、不携