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* 财务计划部 Financial Planning Department * * 费用报销相关知识培训 编制：财务计划部 2007年5月 费用制度宣贯 费用报销的相关规定及要求 目 录 差旅费制度 上海分部费用管理办法 商务代表处费用管理办法 广宣费用核算要求 费用制度宣贯 第一部分 个人清账要求 第二部分 第三部分 报销时间节点及签批权限要求 报销单据填写、粘贴及附件要求 费用报销的相关规定及要求 ? 日常性费用 时间节点：月清月结，当月发生的费用单据务必于业务结束后7个工作日内报送，要求当月报销完毕。月末及当月发生的费用如因签字手续未完成或其他原因无法及时送达的，须于次月10日前送达至财务计划部。 时间节点：公关类项目完成后45个工作日内结算；活动类项目完成后30个工作日内结算；广告类项目完成后45个工作日内结算；代理公司月费30个工作日内结算。 ? 广宣类费用 ? 保修类费用 时间节点：当月发生的保修费用务必于55天内报送至财务计划部，报送频率请控制均匀，每周汇总报送一次，严禁每月汇总一次性报送。 费用报销的相关规定及要求 时间节点：当月发生的所有运输费用须于次月20日前报送至物流公司财务部。 ? 运输类费用 时间节点：根据具体项目进展要求的时间节点进行报送单据。 时间节点：参照相关制度、办法中的规定执行 签批权限：参照相关制度、办法中的标准执行 费用报销的相关规定及要求 ? 项目性费用（如：车展、年会、市场调研费等项目） ? 驻外人员费用 ? 注意事项 各项费用各部门必须签到各分管领导方可报送至财务。如遇领导出差等情况，必须将单据与书面授权书一并提交至财务，待领导回公司后，由财务负责完成补签手续。 费用报销的相关规定及要求 项目性费用由各项目小组的分管领导签批，统一报送至财务，财务审核完成后再送交销售公司总经理、公司董事长统一签批。 第一部分 个人清账要求 第二部分 第三部分 报销时间节点及签批权限要求 报销单据填写、粘贴及附件要求 费用报销的相关规定及要求 借款清账流程 借款要求：主要为出差备用金借款，凡公司间往来，一律通过公司间转账处理，不允许以个人名义支付现金。 费用报销的相关规定及要求 清账原则及期限：遵循“前账不清，后款不借”原则。实行“季度清账”，每季度10日前，借款人务必将前次借款清零。 签批要求：出差借款需附出差任务单，其他公杂费借款需附相关报告。借款单据必须签到各分管领导。如遇领导出差等情况，需提供书面授权书，待领导回公司后，由其个人负责完成补签手续。 借款查询：通过公司内网可查询。 具体路径为：“财务部”—“管理者桌面”—“员工借款报销自助查询程序”。公司代码选“2000”，工号为六位员工号，第一次登陆时的初始密码为六位员工号，系统会强制要求更改。 费用签批权限明细表 （06年签批权限） 第一部分 个人清账要求 报销单据填写、粘贴及附件要求 第二部分 第三部分 报销时间节点及签批权限要求 费用报销的相关规定及要求 单据模板（2007年6月起正式启用新模版） 费用单据模板 会议、活动预\决算模板 关于支付**项目尾款的报告 费用报销的相关规定及要求 字体字迹：正楷填写、字迹清晰、严禁涂改。 报销金额：大小写金额填写一致、准确，填写金额与所附发票金额必须保持一致无误。若封面仅有一栏大写金额的，报销人员勿需填写，由财务人员填写最终审核金额。另差旅费补助为财务人员填写，报销人勿填。 附件张数：为报销封面后所附全部单据张数（包括发票、出差任务单、机票申请单、报告、预\决算表等），张数须填写准确。 其他：正确使用各类费用报销单据，如差旅费只能使用“差旅费报销单”。各单据中除了财务审核、签批栏以外，报销封面上的所有栏目必须全部填写，严禁留白。所有费用必须签批至各部门分管领导方可报送至财务审核。 填写要求 费用报销的相关规定及要求 粘贴顺序：先日期、后类别（车船--住宿--招待—其他） 沿报销封面左上角、发票正面朝上粘贴 不允许遮住发票金额、签章 使用液体胶水，勿使用固体胶、订书机、别针等 粘贴要求 费用报销的相关规定及要求 票据要素需齐全，如：开票日期、客户名称、项目内容、大小写金额、开票单位名称等。 凡机打票据除单位名称可手写外，其他信息手写一律无效。 若发票遗失，一律不允许以复印件进行报销。 凡开票日期与实际发生日期不符、无开票单位签章或签章不清晰的票据，一律以无效票据处理。 发票签章必须为开票单位的“财务专用章”或“发票专用章”。 发票大小写金额不一致时，财务将按孰小原则进行审核。 所有票据上有单位名称一栏的，必须注明“*”字样，严禁留白。 所开发票必须符合实际费用