秘书与公文写作中相关公文的介绍和写作要求.doc

第一章 现代秘书基础 一、现代秘书的概念 秘书概念主要取《辞海》第一种含义，表述为：秘书是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他行政事务和交办事项。秘书已成了国家公务人员众多职务中的一种，秘书工作则成为了各级领导在进行指挥、管理的过程中必不可少的辅助性工作。 真正标志着“秘书”一词意义切底转变的是孙中山领导的中华民国临时政府的建立 二、现代秘书的工作内容 2．规范句式（二）运用书面辅助语言 广义的公文是党政机关、社会团体、企事业单位等合法组织办理各种公务时使用的具有特定效力和规范格式的应用文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施管理，规范行为，融洽工作，记载和传递公务信息等的重要工具。 狭义的公文特指《条例》中党政机关在公务活动中使用的相关文书，亦称法定公文、党政公文或通用公文。（二）公务性（四）规范性（五）时效性指各级领导机关以及各级权力机关发布的命令、决定、通知等，在所要求的范围内，必须贯彻执行，不得违反。否则将会受到纪律的制裁。 公文是办理公务的凭证和依据。四、公文的种类 常见的、基本的公文的分类，主要是从公文的来源、使用范围、行文关系、性质作用、内容与特点等方面来划分的。分述于下： 1．从公文的来源划分 （1）对外文件。对外文件简称发文。是指本机关（或部门）拟制的向外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。（2）收来文件。收来文件简称收文。是指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。 3）内部文件。内部文件就是指制发和使用都限于机关内部的文件。比如，机关内部的规章制度、会议记录、工作计划、经验总结以及内部的通知、通报等。2．从公文的行文关系上划分 （1）上行文。上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，所以称上行文。主要有报告、请示、部分意见、函等。（2）平行文。平行文就是指同级机关或者不相隶属的、没有领导与指导关系的机关之间的行文。主要有函、通知、意见、会议纪要、部分议案。 （3）下行文。下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。下行文一般常用指示、命令（令）、决定、批复、公告、公报、多数通知、纪要、部分意见、函等。 从公文的内容是否涉及党和国家的秘密，涉及秘密的程度，以及发文机关对公文所限定的阅读范围，又可将公文划分为秘密文件、普通文件和公布文件。 （1）秘密文件。秘密文件是指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。 （2）普通文件。普通文件是相对秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件，这种普通文件也并非无密可保，可供任何人阅看。如机关、组织的决议、工作计划、总结，对工作人员的处理决定、通报等，这类普通文件阅读的范围就比较宽。但一般说来，只限于本机关或本组织内部，不对外公布，即不在社会上公布，不向国外传播。（3）公布文件。公布文件就是直接向人民群众和国内外公开发布的文件。比如一些公告、通告、公报、法律、法令、中央领导同志的某些重要讲话、报告等，通常都可以采用广播、电视播放、报刊登载，公开张贴或口头传达等方式进行公布 （1）法规文件。法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。法规文件一般分为以下三种： ① 法律文件法律文件是体现统治阶级的利益和意志，以国家强制力来保证其实施的行为规则，是实行阶级专政的一种工具。法律文件在我国是由行使最高立法权的机关—全国人民代表大会按照立法程序制定的 ② 法令文件。法令文件是指根据宪法的有关规定所制发的一种文件，通常是以中华人民共和国主席或国务院总理的名义发布的。 ③ 行政法规与规章文件。行政法规是国务院为领导和管理国家各项行政工作，根据宪法和法律及有关规定制定的政治、经济、教育、科技、文化、外事等各类法规的总称。这里所说的行政法规章文件，除国务院制定的行政法规外，还包括各种地方性法规，部门规章和地方人民政府规章。 （2）行政文件。行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。具有行政指挥、领导指导工作和公务联系的作用。例如政府机关、行政管理机关使用比较普遍的意见、通知、请示、报告等。 （一）各级党的机关和行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。 （三）2．公文处理是承上启下、联系左右的枢纽。3．公文处理是机关工作作风，政策水平和管理水平的体现。4．公文处理是档案工作的基础。 （1）统一领导。 （2）建立机构3）建立健全统一的公文处理工作制度（4）由公文处理部门集中统一管理公文签收公文要逐件清点、认真核对。2．登记登记是记录公文收