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Word 邮件合并应用 ——制 作 成 绩 单 网络传媒系 李灿辉 目录 邮件合并的应用 一、制作成绩单案例分析 1、任务的提出 学期结束时，班主任徐老师遇到了一个难题：学校要求根据已有的“各科成绩”，给每位同学发一个“成绩单”，“成绩单”制作完成后，还要根据“班级通信录” 给每位同学制作一个信封，把“成绩单”邮寄给学生。徐老师一开始将“成绩单”复制了120份，但接下来的事却让他犯了愁，要把每位学生的姓名及分数填写进去并不是一件轻松的事情；不仅花时间，更麻烦的是极易出错！给每位同学制作一个信封也有同样的问题。 一、制作成绩单案例分析 正当他一筹莫展的时候，李老师恰巧来了，经过李老师的一番指点，徐老师几分钟就准确无误地完成了任务。 2、解决方案 先制作好“成绩单”空白表，运用邮件合并将“各科成绩”的数据合并到“成绩单”中，生成每人单独一张的成绩单。 至于信封，先按一定格式制作好信封，运用邮件合并将“班级通信录”的数据合并到信封中，生成每人单独一个的信封，然后打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩单”。 3、相关知识点 二、实现方法 1、利用邮件合并制作成绩单 满足两个条件： （1）节约纸张，要求用A4纸每页打印两位学生的成绩单； （2）在成绩单最后一行的“获奖情况”中，要根据“平均分”填写不同的内容：85分以上，写“恭喜你！你的平均分达到85分以上，将获得奖学金！”；如果85分以下，填写“你的平均分未达到85分，请继续努力！” 1、利用邮件合并制作成绩单 （1）建立主文档——设计“成绩单” 设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态，不能关闭。 （2）打开数据源 要求：打开数据源“各科成绩（素材）.xls”，作为邮件合并的后台数据库。 操作：视图——工具栏——邮件合并 1、利用邮件合并制作成绩单 （3）在“成绩单”中插入数据域 要求：在已经打开“成绩单”（模板）中插入数据源的合并域。 操作： 工具栏上的“插入域”按钮。 在“域”列表框中选择“学号”项，“插入” 重复第二步，插入完所有域。 1、利用邮件合并制作成绩单 （4）插入各科目的班级平均分 要求：输入“成绩单”第3列的“班级平均”成绩数据。 操作： ①复制粘贴 ②直接输入 1、利用邮件合并制作成绩单 （5）利用“插入Word域”填写获奖信息 要求：在成绩单的最后一行中，根据“平均分”填写获奖信息。 操作： ①插入点放在成绩单最后一行“获奖情况”列右边的单元格，单击工具栏上的“插入Word域”下拉按钮，选择 “If…Then…Else…”； 1、利用邮件合并制作成绩单 1、利用邮件合并制作成绩单 （6）查看数据连接状况 要求：查看数据连接后成绩单的变化。 操作： ①工具栏上的“查看合并数据”。 ②工具栏上的“上一记录”或“下一记录” ③“首记录”按钮， “尾记录”按钮， 1、利用邮件合并制作成绩单 （7）在一页中放置多个“成绩单” 要求：在一页内放置两份“成绩单”。 1、利用邮件合并制作成绩单 操作： 把整个“成绩单”包括前面的标题复制一份，再把插入点定位到文档的最后位置，粘贴一次，得到第2个“成绩单”； 将插入点放在第2个“成绩单”的首行处（必须在第2个成绩单中所有数据域的前面），单击工具栏上的“插入Word域”按钮，选择“下一记录”，当“查看合并数据”为“未选中”状态时，将显示出“下一记录”的域《Next Record》；单击“查看合并数据”按钮，使其成为“选中”状态，就可以看到在第2个“成绩单”中已显示出下一条记录的数据了！ 1、利用邮件合并制作成绩单 （8）合并数据 要求：运用“合并数据”生成全班的“成绩单”。 操作： ①工具栏“合并到新文档”； ②选择“全部”，确定； ③将合并数据产生的新文档“字母1”，另存为 成品 2、应用邮件合并向导制作信封 （1）工具——信函与邮件——中文信封向导； （2）下一步，在“信封样式”中选择“普通信封5：（220*110毫米）”； （3）下一步，选择“以此信封为模板，生成多个信封”选项，同时选中“打印邮政编码边框”复选框； （4）完成。生成一个信封格式的“文档1：信封”。 2、应用邮件合并向导制作信封 2、应用邮件合并向导制作信封 （5）根据“班级通信录”中的信息，对该信封修改如下： 删除《收信人地址二》； 删除《收信人职务》； 删除《发信人地址》； 删除《发信人姓名》； 在《发信人姓名》及《发信人邮编》位置上输入发信人的地址及邮编。 2、应用邮件合并向导制作信封 2、应用邮件合并向导制作信封 （6）工具——信函与邮件——邮件合并； （7）在任务窗格中单击“选择另外的列表”选项，打开“选取数据源”对话框，在“查找范围”处找到素材所在的文件夹，选择“班级通信录”，单击“打开”。