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第11章 集成Office XP其他组件 教学重点与难点 Office XP各个组件的共性 Outlook 2002与Office XP各个组件的集成 Office XP能够最大限度集成其各个组件，集成后的模块的功能远比单个模块强。Office的组件集成在Office 2000版中就已经很明显了，在Office XP中又得到了深化。 Office中各个组件的集成，有些可行性很明显，比如WordMail等，然而有一些很微妙，比如，用户可以在PowerPoint幻灯片中安排一个会议等。本章的内容就是简要介绍Outlook 2002集成Office XP其他组件的功能特性。 .1 共同的特性 作为Office家族中的成员，Outlook同家族中的其他成员有很多共同之处，这些共同之处主要表现在以下几个方面。 （1）类似的操作界面，类似的菜单，工具栏和帮助系统等。尽管菜单和对话框中的具体构成千差万别，但组成的元素和分格有很多类似之处。熟悉Office其他组件的用户可以很快的掌握其用法。 （2）相同的语言特色，即一个版本，多种语言支持。 （3）共享的某些共同组件，如浏览器，地址簿，office助手等。这给用户带来了极大的方面，例如，用户在Outlook 2002中建立的地址簿，既可以在Outlook 2002中使用，也可以在office XP的其他应用程序中使用，反之亦然。 （4）调用其他office成员更容易，用户可方便地将Outlook 2002中地数据导出到其他成员中，也可将其他成员处理的数据导入到Outlook 2002中。比如Outlook 2002和Access2002中数据的互导，在Outlook 2002中利用Word 2002作为电子邮件编辑器等。 （5）浏览器格式的帮助系统。在不同组件中，除了帮助系统中包含的具体内容不同外，操作使用方法基本相同。这种HTML格式的帮助系统可以帮助用户更快地查找到所需要的内容，解决用户面临的一些具体问题，使用起来也比以前的帮助系统更方便。 本节介绍Outlook和其他Office共享的组件。 11.1.1 格式工具栏 在Outlook 2002中，每个窗体都有一个【格式】工具栏。这些窗体中的【格式】工具栏不仅名称相同，而且工具栏上的命令也基本相同，如图11-1所示。 图11-1 【格式】工具栏 这个工具栏十分类似Word中的【格式】工具栏，只是作了一些简化而已。Outlook 2002中的功能虽然丰富，虽然也要和多种文本打交道，但它毕竟不像Word那样是专门用于文字处理的，自然也就无须Word那样复杂的格式工具。 如果用户已熟悉Word等Office程序中的格式工具栏，也就可以很快地掌握Outlook中【格式】工具栏的用法。反之如果用户掌握了Outlook 2002中的【格式】工具栏，也就可以快速掌握Word 2002等组件中的【格式】工具栏。 11.1.2 通讯簿 【通讯簿】中记录的是与联系人有关的各种信息，单击【工具】菜单下的【通讯簿】命令即可打开【通讯簿】窗体，如图11-2所示。 图11-2 【通讯簿】对话框 【通讯簿】和Outlook 2002中的联系人数据库是类似的，都是用于记录联系人信息的，但它们是两个不同的概念。其区别主要表现在以下两个方面： （1）包括的内容不同：在Outlook中，联系人数据库同具体的文件夹有密切的联系，每创建一个新的包含联系人项目的文件夹，就创建了一个新的联系人数据库。在Outlook中可以创建多个文件夹，因而也就可以创建多个数据库。而【通讯簿】则只有一个。 （2）应用的范围不同：联系人数据库是Outlook中特有的概念，只能在Outlook中使用。如果用户打算在其他程序中应用Outlook中创建的联系人数据库，就必须在其他应用程序中导入Outlook中的该数据库，或在Outlook中将该数据库导出到应用程序中。而【通讯簿】则可在各种Office应用程序中直接使用。无论【通讯簿】是在何种应用程序下创建的，均可在其他程序中直接使用。这同时也就意味着用户可在任何office程序中创建【通讯簿】并编辑其中的内容。【通讯簿】是一个通用组件。 虽然它们的概念不同，但它们却有着密切的联系，在【通讯簿】中包含的内容同Outlook【联系人】主文件夹下的联系人数据库中的内容是一样的。 从某种意义上讲，【通讯簿】是一个特殊的联系人数据库。【联系人】主文件夹中的内容发生变化时，【通讯簿】中的内容也会发生相应的变化，当用户在【通讯簿】中输入或删除某些信息时，输入或删除的信息也会在【联系人】主文件夹中反映出来。 单击【通讯簿】中的【新联系人】命令可向【通讯簿】中添加新的联系人信息，它的使用方法同创建联系人数据库时的方法相同。 11.1.3 定制菜单和工具栏 Of