文件控制基准.docVIP

1. 目 的 本基准是规定环境体系文件之撰写、改废、发行、管理的基本事项为目的。 2. 适用范围 本基准适用于华渊电机（江苏）有限公司中有关文件控制的业务。 3. 职 责 ⑴ 各主管部门负责文件的撰写、修订、管理、保管。 ⑵ ISO推进室负责文件的分发。 4. 文件样式 文件样式是采用A4版的标准用纸（参照附录1、附录2、附录3、附录4）。 5. 文件的分类及号码 ⑴ 环境手册 号码 E – J S M – Z 0 0 1 – 章 - 0 0 – S ⑵ 基准 号码 E – J S M – C 0 0 0 – 0 0 – S ⑶ 要领 号码 E – J S M – D 0 0 0 – 0 0 – S ⑷ 作业指导书 号码 E – J S M – E 0 0 0 – 0 0 – S 6. 文件的撰写 6.1 文件的制定、审查、审批的担任者（修订时亦同），参照「附件1」。 6.2 文件的修订 6.2.1 手册的修订 ⑴ 对手册的内容以‘章’为单位，进行版别管理； ⑵ 对手册的附件，以该附件为单位进行版别管理； ⑶ 修订的内容记入修订概要中； ⑷ 每次修订，文件封面的版别也需进行变更。 6.2.2 基准、要领的修订 ⑴ 对基准、要领的内容以‘页’为单位，进行版别管理； ⑵ 对基准、要领的附件，以该附件为单位进行版别管理； ⑶ 修订的内容记入「修订内容说明书」中； ⑷ 每次修订，文件封面的版别也需进行变更。 6.2.3 作业指导书的修订 直接对作业指导书进行修订，修订后改版。 6.3文件评审 每年管理评审后，ISO推进室发行环境方面文件定期更新评估记录「附录7」，通知各文件撰写部门进行文件评审，文件需更新时，各文件撰写部门以全文修订或部分修订的形式进行文件更新。 7. 文件之分发 文件统一由ISO推进室分发。 分发的文件应于封面上盖发行章（除环境作业指导书）及MASTER COPY的红色章，并于每页之右下角用红色记号笔进行划线，以控制擅自影印。 ⑴ ISO推进室按文件及其分发对象之对照表「附录8」进行分发。 ⑵ 文件分发时，须由受领部门之主管在环境方面文件分发管理一览表「附录9」中进行盖章确认（也可由指定人员进行）。文件为改废时（全文修订或文件废止），文件分发人员须从受领部门收回所有旧版文件，并于环境方面文件分发管理一览表「附录9」之前次文件收领者栏中盖上红色的‘回’章。 ⑶ 文件遗失或损坏时，须由文件受领部门主管用正式的连络向ISO推进室说明原因，方可补发或更换。 ⑷ 将文件视为不需要文书管理之暂时性的参考文书而分发至公司以外（顾客等）时，先予以影印，并在影印本上盖上识别标示（UNCONTROLLED DOCMENT红色章等）之后，予以分发。 ⑸ 环境相关的重要岗位必须得到相应的现行版本文件。 8. 文件的管理 ⑴ 各文件受领部门须作成环境方面文件收领管理一览表「附录10」； ⑵ 各课事务所需保留本课相应完整的一套文件，包括：环境手册、基准、相应的要领和环境作业指导书；环境作业指导书除了要在事务所内保留一份外，还需保管在各相应岗位。文件的管理担当为各课事务员。 ⑶ 环境体系文件各部门不可擅自影印； ⑷ 在相关部门内将环境方面文件借出给个人时，须插入填有个人名字的借用中卡片「附录11」，或须记入借出帐册「附录12」中，使借用者清楚明白。 9. 原本之保管 文件的原本是由ISO推进室保管、管理。另外，修订后的旧文件原本需盖上规定的橡皮印章（CANCELED、旧版等）进行旧版的识别；旧版文件的保管年限，若属于要领以上之等级区分的文件须保管10年，若属于作业指导书则保管5年。 3 华渊电机（江苏）有限公司 号码 E - J S M - C 008 - 0 1 - S 3/ 4 中文 (简体字) 版别 (流水号) 文件编号 (流水号) 中文 (简体字) 版别 (流水号) 文件编号 (流水号) 中文 (简体字) 版别 (流水号) 文件编号 (流水号) 中文 (简体字) 版别 (流水号) 文件编号 (流水号)