学位授予信息年报系统操作指南.docVIP

学位授予信息年报系统操作指南 系统操作基本流程： 系统安装—系统登录—系统初始化—数据录入—数据修改—数据校验—信息备份 1．系统登录 首次登录的用户名为“1”，密码为“1”，进入系统后用户管理菜单可以修改用户名和密码。 2. 系统初始化 2.1 系统安装完毕后，双击桌面“学位授予单位客户端”图标，进入系统； 2.2 第一次进入系统，系统会提示进行初始化。如下图所示： 点击下拉框，所属省市一栏选择“福建省”；授予学位单位选择“厦门大学”；年度选择“2007-2008”；然后点击确认，完成系统初始化。 3. 数据录入 数据录入指将有关学位授予信息录入到系统中。 3.1 完成系统初始化后，点击系统界面左侧“信息采集”—“数据录入”，界面如下： 选择需要录入的学位授予信息类型（注：双证JM及MBA均录入在专业学位硕士中）。 3.2 录入信息，下图分别以学历博士和学历硕士为例： 在以上各栏内录入相关信息，带星号（*）的选项为必填项，否则信息无法保存。 信息录入完毕后，直接关闭该窗口即可，系统将自动保存，也可点击窗口左上方的保存按钮后再关闭窗口。 3.3 信息录入注意事项： 1 系统对日文支持不完全，日文论文题目与关键字须翻译成中文录入，并在上报文件的同时附纸说明，一一对应列出日文题目、关键字及中文题目、关键字； 2 系统字库对部分生僻字不支持，遇到不支持的文字系统将自动删除该字，且无任何提示，因此录入姓名保存后请务必检查名字是否完整，以免造成文字丢失姓名不全。目前已发现系统不支持的生僻字包括：榅、烺、皛、屾、粦、譞、湧、赟、昉、璠、暐、璟、璠、劼、翀、晞、旻、琀、翾、珺、玥、喆、旸、旵、犇、彧、珣、崟、洹等（仅为07年末上报时发现的部分）。对系统不支持的姓名，须附纸说明，列出姓名及身份证号即可； （以上两点为系统缺陷，已向有关部门反映，期待下一版本解决） 3 身份证号必须完整准确录入，缺位、多位及不符合身份证编号规则的错误录入都将无法保存。出生日期必须和身份证一致； 4 学位证书编号栏录入论文答辩成绩； 5 暂不用在系统中上传照片。 4. 数据修改 数据修改指数据录入保存后，对数据进行再次修改。 4.1 点击系统界面左侧“信息采集”—“数据修改”，出现如下界面： 在以上界面中选择需要修改的信息所在学位类别后，进入下一界面： 在以上界面中点击“上一页”“下一页”浏览查找需要修改的信息；或者使用查询功能：在查询条件中选择姓名、身份证号等条件，在后面的文本框中输入对应的姓名或身份证号等，点击查询。查到需要修改的信息后，双击该信息即可进入修改界面，修改信息与录入信息操作方法相同。 5. 数据校验 数据校验指数据录入完毕后，指定系统根据自身规则对已录入的数据进行校验。为保证数据录入准确无误，请务必进行此步骤，以免造成不必要的工作重复。此步骤可随时进行，至少在上报数据到学位办前应进行一次全面校验。 5.1 点击系统界面左侧“生成上报文件”—“数据校验”，出现如下界面： 在以上界面中，点击“开始校验”，系统将对已录入的全部信息进行校验，并将检查到的错误或重复信息在下方列出。 5.2 修改错误信息。与修改数据类似，直接双击所列出的错误信息即可对该条信息进行修改。 为避免错误和重复劳动，请务必保证录入的全部信息通过系统校验。 6. 信息备份 在全部信息录入完毕并通过系统校验后，即可将信息备份为DBF文件报送研究生院学位办。 6.1 点击系统界面左侧“信息备份”—“导出数据到DBF”，出现如下界面： 6.2 在上图中，首先点击“浏览”选择导出的DBF需要存放的位置，年度选择2007—2008，选择“单个文件导出”，则需要在下面的“请选择需要导出的学位表”后的下拉框中选择需要导出的学位类别，然后点击“开始导出”，每次只能导出一类；选择“全部导出”并点击“开始导出”，则不论每个类别下是否有学位授予信息，系统都将为每个授予学位类别自动生成独立的DBF文件到指定位置。 2