资料库管理与清册制作.ppt

結束 *第柒章 資料庫管理與清冊製作 * 資料庫管理與清冊製作 在這一章您會學習到…… ? 資料表單的運用 ? 排序、小計、篩選的設定 ? 查表函數 Vlookup、Hlookup ? 條件式函數 Sumif、Countif ? 資料庫函數 Dsum、Daverage、Dcount、Dmax 與 Dmin ? 薪資清冊與銷貨清冊的製作 資料庫清單的定義 欄位名稱： 就是每一欄資料上方的標題，比方說「姓名」代表那一欄內容為員工姓 名。 記　　錄： 放在同一列上，與同一主題相關的全部資料。 欄　　位： 在一筆記錄中的每一項獨立的資料；每個欄位都有不同的屬性。 資 料 表： 在 SQL 這種資料庫軟體中，所有記錄的集合稱為資料表。 資 料 庫： 所有相關資料表集合起來，稱為資料庫。 資料表單的運用 資料表單是以對話方塊來顯示一筆完整的單筆記錄，以免在原來密密麻麻的排列方式中，難以尋找特定的記錄。透過資料表單可執行記錄的新增、修改、刪除、查詢等工作；其中以查詢使用機會最多。資料表單的使用方法如下： ? 使用前要確定清單周圍沒有其他不相關的資料相鄰。緊貼在清單旁的不相關資料 會導致許多功能無法執行。 ? 在清單中任一儲存格按一下。這個動作很重要，若作用儲存格不在清單中，您將 無法使用資料表單(在往後的許多功能中也是如此)。 ? 選「資料」→「表單」，出現的表單會類似下圖： 查詢 ? 按《找上一筆》或《找下一筆》，可逐筆尋找記錄。 ? 利用表單中央的捲軸來上下捲動，可快速移動來尋找記錄。 ? 按《準則》鈕可設定查詢條件，直接找到目標記錄。 新增 用表單增加新記錄的好處是：使用者不需要找出最後一筆的位置，再來輸入新記錄；而且用表單新增的記錄，會延用最後一筆記錄的格式。如果直接在工作表上輸入新記錄，必須另外將原有格式複製到新記錄去。 修改 表單中排列著清單中所有的欄位，白色欄位代表原始資料欄，可以更改資料，而灰色欄位則是由白色數值欄位計算而得的值，所以不能更改。至於修改資料的方法，和一般儲存格修改資料的方法一樣。 刪除 用表單刪除記錄的好處和「新增」類似：只要先找出要刪除的記錄，按《刪除》，就可將要刪除的記錄從清單中除去，而且會連設定的格式一起清除。 排序 一般順序 ? 在要當作鍵值的欄中任一儲存格按一下，再按工具列 《遞增排序》或 《遞減 排序》鈕。 ? 選「資料」→「排序」，在「主要鍵」欄中選要當作鍵的欄名；若在主鍵欄中有 相同值時，需要設次要鍵來在主鍵值相同的記錄內再排序時，在「次要鍵」欄內 選取。 特殊順序 當被作為鍵值排序的欄位和地區、大小等特性有關時，通常會採用特殊順序，因為這些特性有特別的排列需求和意義。比方說以地理位置而言，台灣的都市是依「台北→台中→台南→高雄」順序排列，但在電腦的一般順序中，「台中」因筆劃較少，會排列在「台北」前面。 若希望資料依特定順序排列，必須先到功能表列的「工具」→「選項」→「自訂清單」內，將所要的順序新增到自訂清單中，才能在排序時指定這個順序。 一般順序練習： (1) 在 H3:H28 中任一格按一下，再按工具列 　 《遞減排序》鈕。清單會依交易額 由大至小順序排列。 (2) 選「資料」→「排序」，在「主要鍵」欄中選「姓名」(遞增)、「次要鍵」欄中 選「交易額」(遞減)，按《確定》。清單會依姓名筆劃由少至多、同姓名時交易 額由大至小順序排列。 (3) 在日期欄 E3:E28 內任一格按一下，按 　　《遞增排序》鈕以恢復原來的順序。 特殊順序練習： (1) 在 A3:I28 的清單中，若依「廠商」排序，可以看出「國際」是來往最密切的廠商 ，其次是「大同」，再其次是「聲寶」，「日立」和「東元」並無多少交易。若 要依此順序排列，請選「工具」→「選項」→「自訂清單」，依下圖建立新的清 單，建立完按《確定》離開(若要建立一組以上的自訂清單，每設定完一組要按一 次《新增》)。 (2) 請先確認作用儲存格在清單之中，選功能表列「資料」→「排序」，主要鍵設為 「廠商」(遞增)，按《選項》。 (3) 在「排序選項」對話方塊中的「自訂排序方式」項內，選取剛才設定的自訂清單 ，按兩次《確定》，資料便會依自訂清單指定的順序排列了。 (4) 在日期欄 E3:E28 內任一格按一下，按《遞增排序》鈕。日期並未設定自訂清單 ，所以還是以一般順序排列。 註：只有主要鍵能依特殊順序排序。 小計 單鍵小計 (單層) ? 先依照想在小計報告中分組的欄位排序。 ? 選「資料」→「小計」，在「小計」對話方塊中「分組小計欄位」裡設定分組欄 名，在「使用函數」欄中設定計算方式(加總或平均或……)，在「新增小計位置」 欄中選取想用來作小計的欄位。 ? 要除