文书档案管理一.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 　　案卷级文档管理，用于管理案卷目录。 　　当用户点击案卷级文档管理的标签页时，该案卷级文档管理模块即成为当前功能模块： 　　正如用户所见，案卷级文档管理与文件级文档管理的模式是一样的。因为没有“页号”，案卷级的“档号”比文件级的少了4位。 　　除了档号结构的区别，本模块内其他操作和文件级管理相同。 四、文书档案管理 (二)案卷级管理 * 　　报表管理为用户提供了最常用的标准归档文件目录、卷内文件目录等一共9种报表的打印输出功能。 四、文书档案管理 (三)报表输出 * 打印报表的过程如下： 1.选择报表 　　用户可以通过报表预览框下方的一组按钮进行报表类型选择。例如，若要归档文件目录，则用鼠标单击归档文件目录按钮。 2.数据检索 　　在打印报表之前，用户应该通过检索，来告诉计算机您要打印的是哪些数据。 四、文书档案管理 (三)报表输出 * 1 2 3.打印预览 　　当数据被检索出来之后，在初次打印之前，建议用户检查一下要打印的表格，是否每条目录都在表格框线内，若发现越界现象，需要进行打印设置： 四、文书档案管理 (三)报表输出 * 3 4.打印设置 　　点击打印按钮　　进行打印设置，设置方法为根据实际情况尝试调整打印边距中的上下边距，然后点击中止按钮查看效果，直到得到满意效果。 四、文书档案管理 (三)报表输出 * 4 最终效果 四、文书档案管理 (三)报表输出 * 　　“件的二级目录”模块是为了贯彻“细化检索”的原则，对“文件级文档管理”的补充。当用户将转发件和被转发件、请示与批复、介绍信存根等作为一件归档时，在归档文件目录中，只能出现一条目录。这样的目录对于检索更详细的内容来说是不够的。弥补这种缺陷，系统为用户提供了这个功能模块，使用户能够更加细致地储存、检索有关信息。 四、文书档案管理 (四)件的二级目录 * 　　1.档号 　　这里的档号和文件级文档管理中的档号格式是一致的，而且在这里出现的值，应该在文件级文档管理中都已存在；所不同的是，这里的档号允许重复，而那里不允许。 　　2.顺序 　　顺序是“件内”的顺序号。即在一件里面，如果有若干个文件或若干条目录，以此设定其顺序。 　　档号+顺序号不允许重复 　　3.相关内容 　　在“相关内容”里面，用户可以录入被转发件等的文号、责任者、题名等内容，也可以录入人事任免的所有人员名单和任职事项。 相关内容的字节长度是255，若还不够输入详细内容，可以另外增加一条记录继续输入。 四、文书档案管理 (四)件的二级目录 * 　　4.文件类别 　　文件类别是自动累加的下拉列表风格，用户可以在此对二级目录里的文件类型进行标识 　　5.备注 　　备注是补充说明。 【注意】件的二级目录模块内的数据仅供系统检索，无法打印输出成标准表格。 四、文书档案管理 (四)件的二级目录 * 五、其他各类档案管理 　　会计档案下面包含了会计凭证管理、会计账簿管理、财务报表管理、其他会计档案管理和打印报表5个子模块，其管理模式和操作方法和文书档案的相同。 　　会计档案的数据管理都是案卷级的数据管理，其档号格式为“XXXX-XXXX-XXX-XXXX”含义为：“全宗号（或年度号）-年度-目录号-案卷号”。 五、其他各类档案管理 (一)会计档案 * 　　科技档案管理是专门为企、事业单位档案室设计的适合企、事业档案分类特征的档案管理子系统。 　　通过菜单命令“系统\打开\科技档案管理”（或按钮科技档案），打开科技档案管理子系统。 　　在科技档案管理子系统中，我们为用户提供了六个功能模块：文件级管理、案卷级管理、底图档案管理、特殊载体档案管理、类目管理和报表输出。 　　1.普通档案管理 　　科技档案的管理模式和文书档案的管理模式相同。科技档案根据用户单位的特点，在档案分类方面有所变化。其文件级档案的档号构成形式，在年度、案卷号、页号之前的分类层次与具体分类方案，由用户自己定义。其中的分隔符“.”和“-”，都是由用户输入的。 五、其他各类档案管理 (二)科技档案 * 　　2.类目管理 　　根据《工业企业档案分类试行规则》（国家档案局1991年7月4日发布）及其附表《工业企业档案分类表》，我们提供了“类目管理”功能模块，使用户能够方便地管理自己的分类表。 用户可以结合本单位实际情况，做好自己的档案分类，并在此将自己分类表输入到数据库中。 　　3.底图档案管理 　　底图档案是科技档案的一部分。我们为此设计了底图档案的管理模块。 　　其中，零号、壹号、贰号、叁号、肆号、伍号，分别是图纸的规格。编制日期是图纸编