《归档文件整理规则》解读[精品].ppt

*全宗名称 ____________ *年 度 ____________ *保管期限 ____________ *机构（问题）_________ 归档文件目录 归档文件目录封面 * ◆《意见》第十八条：归档文件目录应一式两份，一份装订成册作为对外查阅的检索工具，一份装入所对应的盒内作为盒内目录备查。归档文件目录在区分保管期限后，可一年一本或几年一本。 * ★（六）装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 归档文件应严格按照室编件号的顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，以保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。 装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。 * 装盒时应注意的问题： （1）应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量让盒装满，同一单位使用的档案盒厚度宜相对统一，以便按照延长米来进行档案数量统计； （2）档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒。 * 《意见》第十九条：档案盒作为归档文件的装具，其编号以排列上架后的顺序按从上到下、从左到右依次编流水号。 《意见》第十三条：归档文件的装盒，应按分类方案的最低一级类目的文件排列顺序进行。最低一级类目不同的归档文件不得装入同一盒内。 * ★档案盒： 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的 外形尺寸为310mmX220mm（长X宽），盒脊厚度可 以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(如图所示) * （全宗名称） 归档盒封面式样 * ★ 档案盒按照摆放方式的不同，可以分为竖式和横式两种，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(如图所示)。 ▲起止件号：填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，其间用“—”号连接； ▲盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序编制，可以每年一断号，也可以4位数为限几年一断号。我省统一规定：以千位数为限混年编制，几年一断号。（川档发[2001]24号） ★档案盒应采用无酸纸制作。 * 全宗号 年度 保管期限 *机构（问题） 室 馆 盒号 起止件号 档案盒盒脊式样 * ★ 备考表：置于盒内文件之后， 项目包括盒内文件说明、整理人、检查人和日期。 (1)盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 (2)整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。 (3)检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，以示对整理质量的监督检查；也可与机关内部机构负责人联署。 (4)日期：填写文件整理完毕的日期。 * 备考表 盒内文件情况说明： 整理人： 检查人： 年 月 日 备考表式样 * 谢 谢 大 家 * 机构分类法：将文件按其形成或承办机构分类。 ▲采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。 ▲采用机构分类法原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。 * ▲由几个机构共同处理的文件如何分类： （1）有主办者的一般归入主办机构； （2）业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，否则归入负责发文的综合机构内。 （3）单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存；有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，即归入该内部机构类中。 * 问题分类法：按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。采有问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。 ▲在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。 * ▲ 分类方案： 依据《规则》