时间管理-Mail版.pptVIP

時間管理 掌握時間 是邁向成功的秘訣 時間管理不是什麼? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間 時間管理是什麼? 時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃 請排出正確的行事優先順序 正確的行事優先順序 正確的行事優先順序 處理優先處理的事，需擬定計劃： 一、每天不要超過10件 二、每次少量 三、學會正確估算每個工作所需時間 四、要有抱負 五、只把你60%的時間拿來作計劃 六、客觀的修正你的計劃 七、在進行下個工作前，先把現在的工作完成 陷阱一:時間的配置不對 Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理 不合理的時間配置 明智的時間配置 陷阱二: 拖延 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情 陷阱三: 事必親躬 韓非子.八經 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬? 因為怕部屬取代 不放心部屬, 不信任部屬 要求標準過高 陷阱四: 有求必應 會花太多時間, 時間不夠會犧第二項受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當地拒絕. 如何利用時間的秘訣 一、決定哪些是最需要馬上去做 二、暫時把其他的是拋開 三、把你的全部精力投入這項活動 你會覺得時間不夠用而帶給你煩惱或壓力嗎？ 成功的幹部要點 一、學會應用技巧，以最少的時間獲得更大的收穫 二、學會集中全力處理重要事情，並擱置不重要的瑣事 三、學會委派工作 你知道這一星期要做些什麼是嗎？ 思考的方針 一、你這一週的目標是什麼？ 二、如何幫助自己達成年目標？月目標 ？ 三、你的首要目標又是什麼？ 如何提高工作效率 如何提高工作效率 1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質. 3.保持良好的體力; 養成運動的習慣 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好 良好的時間管理來自於計劃 花時間在計劃上才是最節省時間的作法 8.80/20法則1/2 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的 80/20原理意示圖 目標金字塔 如何列管重要計劃 將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來, 並算出每個計劃的效益. (如下一頁所示) 在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數依自己能力而定,紅線的右手邊) 有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補 每個計劃如何給予評分 先將所有計劃列出來, 分成短中長期 (自行定義) 分成三個項目(也可依自己的價值觀調整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機會來給分數. 最好給 5 分, 最不好給 1 分 將三個分數相乘, 分數最高者為最優先執行的計劃 時間管理的利器: to-do List 備忘錄的範例 節省時間的主要決定因素 改變壞習慣的方法為： 一、將你要改變的習慣紀錄下來 二、寫下你要改變這習慣的目的 三、列出你的壞習慣可帶來的壞處 四、列出改變壞習慣可帶來的好處 五、不要疏忽任何一項剛出現的壞慣 六、在開始時，不用害怕矯枉過正 七、把其他人牽連進來 良好工作習慣的養成 兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時 “執行”的寫照 Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20% 執行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷 執行的速度: 兵貴速戰速決 養兵千日, 用在一時 (資源珍貴) 時機稍縱即逝 將變數降至最低 生米已煮成熟飯型 (老公,來不及了) 自廢武功型 (成績已經貼出去了) 客戶的感受 加速度, 勢如破竹. 兵貴速戰速決的時機 並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決 #1 是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作 (丟球) #2 重要事件的關鍵任務. 通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的 20%. #3 時機稍縱即逝的機會. 有時候機會的有效性僅限於某段時間, 甚至短到幾分鐘而已. 如何處理情緒低潮 每天至少完成一件事情 完成事情的