某公司公文管理办法.docVIP

××集团公司公文管理办法 第一章 总则 第一条 为了保证全集团公文流转的规范性和公文的严谨性，明确公文的产生、流转、控制、执行等环节的流程，特制定本制度。 第二条 本制度适用于集团总部及下属各分公司对公文的管理事务。 第三条 自本制度颁布生效之日起，即取代原《公文格式、传递与签发制度》和《文印管理制度》。 第二章 分则 第四条 公文分类 公文分类一般按照国家规范分为上行文、下行文和平行文。 一、下行文是上级部门向所属下级部门的行文，包括命令、决定、决议、公告、通告、通报、批复、通知、指示、意见、公报、条例、规定和会议纪要等十四种。根据发文的不同目的和要求，可以采取逐级行文、多级行文和直达基层等形式。 二、上行文是有隶属关系的下级部门向上级部门的行文，包括议案、报告、请示等三种。各级部门一般不得越级行文请示问题；因特殊情况，必须越级行文时，应当抄报越过的部门。 三、平行文是平级部门和没有隶属关系、业务指导关系的单位之间的公文往来的行文，不分系统、级别、地区的部门之间，均可采取平行文方式行文。主要用“函”的形式。 第五条 公文的构成 公文一般由公文的行文加附件构成，行文部分一般按国家公文规范进行书写，附件部分则是该文件需具体详细阐述的内容。对于某些简短的文件，也可以不需要附件，而直接将内容写入公文行文。 第六条 公文的格式 一、公文行文的格式 （一）红头文件格式：对内、对外的红头文件行文基本格式应保持一致,版面格式如下。 1、版头：由发文部门全称或规范化的简称加文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。 2、发文字号：由发文单位代号、发文年度和发文序号组成，标注于版头下方居中。 3、签发人：批准发文的负责人。 4、其它：其它内容还应包括标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、发文日期、抄送（抄报）单位、印章、主题词（主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，一件公文一般标3到5个主题词，按类别词、类属词、文种词的顺序排列。下同） （二）内部通知格式 1、文件页眉：页眉左端应标各公司的标识，右端为编发文号。 2、内部通知还应包括以下内容：正文、附件、发文单位署名、发文日期、印章、页码（设在页面底端居中位置，单页不设页码）。 （三）公文行文格式的其他要求：公文行文还要达到以下要求。 1、字体字号：公文标题应用小二号黑体字，主送单位、文件正文、署名、日期等为小四号宋体字，日期应用汉字书写。 2、纸张：公文用纸采用A4纸型。 3、正文行距：固定值20磅。 4、页边距：上：2.5cm ，下：2.5cm，左：2.5cm ，右：2.5cm。 5、称谓：集团简称：××集团 公司简称：××××、××××、××××、××××、××××、××××、××××、×××× 6、条款编号：公文中的条款编号统一按以下形式编写。 一、?1.?1.1?1.1.1?（1）?● （四）公文的附件的格式应参照公文行文格式进行书写。 第七条 各类公文的应用范围 一、红头文件的应用范围： （一） 对政府相关职能部门的上行文应使用红头文件。 （二）对所属内部机构的下行文中，如果内容是关于制度发布、人事任免、奖励与处罚，可以使用红头文件。其余情况原则上不使用红头文件（特殊情况下需要使用的，应报总裁批准）。 二、内部通知的应用范围：原则上，除明确属于红头文件的应用范围的，其他公文均应采用内部通知形式。 第八条 公文管理流程 一、文件的拟稿和审批流程 文件的拟稿和审批应按以下程序执行： （一）拟稿提交：集团公司所有需要拟稿的相关人员均可对文件进行拟稿；拟稿由集团总部（部门）或所辖公司的相关拟稿人员自行拟订，并填写“发文稿纸“，并将公文初稿作为附件，一同提交审批。 （二）部门负责人审核：部门负责人对公文初稿进行审核。 （三）会签：需要会签的文件，首先由拟稿部门负责人明确写明需参与会签的人员，然后交由各会签人员签署意见后，再报集团总部或所辖公司领导审批。 （四） 领导审批：集团总部或所辖公司领导对报上来的公文初稿及其审核、会签意见进行审阅，并作出明确批示。 （五）领导审批权限：参照集团总部××××××××××号文件《行政审批权限划分暂行规定》执行。 特别说明：以上拟稿和审批流程也可通过集团办公信息平台完成。网上审签意见也具备正式效力。 二、文件的签发：对需要立即发文的集团总部公文文件，原则上由集团总裁进行签发（书面或网上签发）。 三、文件的制作和发布 （一）文件整理：由拟稿人将稿件连同其电子文件和审签记录交综合管理部（无电子文件的稿件原则上应由、各部门自行进行录入并形成电子文件后交综合管理部）。综合管理部依据会签意见进行修订，并完成公文编号、格式调整等工作。未完成审批签发流程的文件不得发布。 （二）校对：文件整理后，需经过综合管理部进行正文格式和内容的校对，再由发文部门进行