2 档案管理基础理论 .ppt

2 档案管理的基础理论 理论是行动的先导！档案管理活动的有序开展需要科学的理论作支撑。 本章主要讲授现代档案管理工作的三大基础理论——全宗理论、文件生命周期理论和档案价值理论。 本章知识结构图 2.1 全宗理论 “十月革命”后，苏联吸取了来源原则的合理部分，提出了自己特有的国家统一档案全宗的概念，提出了一个由国家档案全宗统辖的全宗概念体系，如档案全宗、文件全宗等，形成了系统的全宗理论，是对来源原则的丰富和发展。 我国借鉴了苏联的全宗理论模式，发展形成了我国的全宗理论体系。 全宗理论最初只是一种档案整理理论，由于它符合档案的特点及其形成规律，逐渐扩展到档案管理工作的整个领域，成为档案管理的基本理论。 一、全宗理论的形成与发展 （一）西方全宗理论的形成与发展 （二）西方全宗理论对中国档案管理工作的影响 1、建国前西方全宗理论对中国档案管理工作的影响 2、建国后西方全宗理论对中国档案管理工作的影响 二、全宗理论的内容 （一）“全宗”的理解 全宗是独立的机关、团体或个人在社会实践活动中形成的具有有机联系的档案集合体。 它包括四个方面的含义： （1）全宗是一个有机整体。 （2）全宗是在一定的历史活动中形成的。 （3）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的。 （4）全宗是档案的基本管理单位。 （二）全宗的类型 按形成者类型分，全宗分为组织全宗、个人全宗、项目全宗三种。 按形成方式，全宗分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集，其中联合全宗、汇集全宗、档案汇集为全宗的特殊形式。 （三）全宗的构成条件——立档单位 长期以来，人们习惯于将一社会组织的全部档案作为一个全宗来对待，并把形成全宗的社会组织作为区分全宗的标志。但是，随着档案工作范畴的扩大，如果不加区分地一律以形成单位作为档案管理单位，在有些情况下就会割裂档案之间的有机联系。 什么是档案之间的有机联系呢？哪些档案才能够成一个全宗呢？ 1、组织全宗构成条件 一般而言，一社会组织（机关、团体、企事业单位等）只要具备相对独立的社会职能，并主要以自己的名义对外行文，即可作为一立档单位，其档案构成一个全宗。 其他因素——如独立的人事任免权、财权、法人资格等，可作为立档单位的参考条件。 几点说明： （1）社会组织的地位高低、规模大小，原则上不影响它成为一个立档单位； （2）一组织的内部机构不具备独立的社会职能，不应单独构成全宗，但也有少数例外，如国家部委中的司局等单位（一定范畴内的相对独立社会职能）； （3）国家机关和企事业单位内党、政、工、团的档案，是互有联系的档案整体，应当构成一个全宗； （4）构成立档单位的社会组织不受所有制形式、组织方法的限制； （5）为保管和利用的方便，对于既形成文书档案，又形成科技档案或其他专门档案的单位，其档案可分为两个或几个不同性质的全宗分别管理。 2、个人全宗的构成条件 当一个人执行了一种相对独立、比较重要的社会职能，并积累了足够数量的以自己名义署名的文件时，才有资格构成立档单位，其档案可以构成一个全宗。 个人全宗一般不收入个人公务活动中处理的官方文件原件。 个人全宗收录的材料——个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人及其家庭、家族活动的全部有价值的材料；别人撰写和收集的与个人及其家庭和家族有关的材料，以及直系亲属能说明个人立档单位情况的材料。 3、项目全宗的构成条件 项目在本专业领域或一定范围内自成体系并具有相当规模，围绕该项目而产生的档案文件具有相当数量而足以构成一个全宗。 说明：项目全宗和组织全宗的档案是交叉的。为了避免档案分散和不必要的重复，需明确项目全宗和组织全宗各自的范围及界限。在实际工作中，项目文件材料可以由项目专设的临时机构或牵头单位及主管部门来收集而构成全宗。 （四）全宗划分的原则 （五）立档单位的变化对全宗的影响 主要是对组织全宗的影响！ 变化主要指根本性的变化——政治性质、基本职能、生产关系性质上的变化！它以政权交替为标志！！！ 中华人民共和国建国初期对全宗的划分： 各个历史时期的不同政权、建国前后的政府机关、官僚资本企业与社会主义国营企业的档案，各自构成全宗； 一般的企事业单位，如学校、民族工间业、手工业者等，由于政治性质不太明显，解放前后形成的档案，可统一作一全宗，分为不同的部分整理。