文书保管等及び文书溶解处理业务请负契约-国立循环器病研究センター.pdfVIP

文書保管等及び文書溶解処理業務 請負契約 国立循環器病研究センター 平成29 年6 月 1 / 6 【目的】 当センターでは機密文書等の文書を適正に管理するために、文書管理規定第35 条に則 り、適切に管理が可能な業者へと平成22 年 10 月より外部委託を実施している。現在、 当センターが外部委託している保管文書は約 6,300 函あり、センター敷地内に収容する ことは難しく、今後に関しても病院運営上必要不可欠であるため、調達を実施する。ま た、当センターは平成31 年7 月に移転建替予定であり、移転時における文書の保管等が 必要になると想定される。これらの事情を踏まえ、機密文書等を適切に保管することを 目的とする。 【定義】 本仕様書・契約書・契約内訳書において、次に掲げる用語の意味は、それぞれ次に定 めるところによる。費用の積算の仕方に関しては別紙契約内訳書参照。 ①保管料(月間) ：1 ヶ月１函あたりの費用。保管料は、１月を単位とする。ただ し、保管料の使用開始または終了が月の途中となるとき又は乙 の責に帰すべき事由により文書等を保管できない期間が生じ たときは、日割り計算(当該月の保管日数を３０で除した値(小 数点３位以下切り捨て))による保管料とする。 ②入庫料 ：保管文書の新規入庫、再入庫にかかる費用。 ③出庫料 ：保管文書の一時出庫、返却、溶解処理、受託者施設内での閲覧 時にかかる費用。 ④溶解処理料(保管中) ：保管文書函の溶解処理にかかる費用。 ⑤溶解処理料(引取) ：当センターが指定する場所から廃棄文書等の引取の実施・溶 解処理にかかる費用。 ⑥集配料 ：文書等の集配送にかかる費用。 ⑦詰替作業料 ：函の劣化等により受託者の規定サイズの函に詰め替える作業 にかかる費用。 ⑧閲覧料 ：受託者施設での保管文書函の閲覧にかかる費用。 ⑨Web 文書管理システム：入出庫データや保管文書一覧等の確認が可能なシステム。 ⑩初期登録料 ：文書管理システム導入費用等の契約締結時のみ発生する費用。 【金額積算方法】 下記業務に関して、契約内訳書記載の契約単価にて、算出すること。 ・文書保管= 保管料（月額） ・入庫料= 入庫料 + 集配料 ・出庫料= 出庫料 + 集配料 2 / 6 ・溶解処理（保管分）= 溶解処理料（保管中） + 出庫料 ・溶解処理（引取分）= 溶解処理料（引取） + 集配料 ・文書函詰替作業= 詰替作業料 ・閲覧= 閲覧料 + 出庫料 + 入庫料 ・初期登録作業= 初期登録料 ・段ボール販売= 段ボール料 【契約期間】 自 平成29 年10 月1 日 至 平成32 年9 月30 日 なお、当センターは平成31 年7 月を予定に建替・移転を行うことが決定しており、本 件業務についても業務内容の追加・削減等の変更の必要性が生じる可能性もある。特に そのことに留意するとともに、当センターから変更契約等の協議があった場合には誠実 に対応すること。 【業務内容】 （1）集配業務 ・当センターが指定する場所への集配を行うこと。原則、当センター敷地内か らの集配とします。※最初の集配場所は、現在当センターと契約を締結して いる倉庫からの引き取りとなる。現契約業者からの引き渡し費用は当センタ ー負担とする。 現契約業者：