电子文件归档与管理推荐.ppt

* 电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 * 电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 * * * 1、大多数单位或个人只把计算机当作打字的工具，一旦输出纸质的文件后，电子文件就丢失了。目前，很多单位花费大量的人力财力进行纸质档案数字化，的确是一种资源浪费。如果保存这些草稿的话，就不会出现这种情况，况且，在一些草稿文件中，包含许多重要的修改过程信息，具有查考价值，所以很有必要进行保留。 2、有些单位使用OA系统，但还是以纸质文件为主，以电子文件为辅助文件，一旦纸质文件生成，电子文件就不被重视和管理，有时由于存储空间有限，为了接收新的电子文件，往往随意删除一些原来的电子文件 3、更进一步的单位已 开始将电子文件作为正式文件使用，而把纸质文件作为辅助文件，但其归档尚存在一些问题。最突出的是大多数办公自动化系统在设计时没有把档案工作纳入进去，没有档案人员参与意见。因此对电子文件归档考虑不周，有的只设计了逻辑归档，也就是说，电子文件生成时在什么位置归档后仍未改变，只把目录信息归并到一个文件夹中，或者是归并在档案部门使用的终端上，而没有集中下载到可脱机保管的载体上，一旦网络系统出现问题，电子文件会丢失。 4、由于电子文件存储载体有多种，所以选择不好存在安全隐患，如软盘，极易损坏，其可靠性和保管期限都存在较大问题。硬盘虽然可靠性较强，目前的容量也不断增大，但不便于脱机保管。光盘倒是好的存储载体，但目前市场上的光盘种类繁多，有些光盘的可靠性和保存寿命存在问题。 5、前面讲过电子文件对设备环境具有依赖性，在电子文件归档时，有的没有保存其生成的软硬件等方面参数，如果系统被破坏，那么由它生成的电子文件无法读出。 综上：必须从OA、CAD、CAM等系统设计及电子文件生成时，就采取措施，做好电子文件的收集、积累、整理、鉴定工作。 * 积累和收集是相辅 相成的。电子文件生成到电子文件归档有一个过程，一个时间间隔。在这个时间段内，电子文件极易被修改，所以积累工作必须从电子文件形成阶段就开始。 纸质文件的直读性使其归档时只需归档其文件自身， 而电子文件的机读性则要求在归档时不仅应将电子文件本身的数字数据归档，同时要考虑相应的程序类文件是否也应归档 * 一、叙述的是具体保留什么？即电子文件收集积累的范围 二、对只产生电子文件的而没有纸质文件的，比较珍贵的，一定要保证电子文件不被改动，即保证其原始性。并做好备份，进行物理归档。 三、对处于网络流转状态的电子文件，暂时无法确认其保管期限时，要及时对其捕获。即尽最大程度保证电子文件的完整性。 四、要求文本文件的存储格式，并要求保存文本文件的处理工具软件。 * 五、扫描的图像文件，要变为统一的格式JPG、TIF 六、CAD生成的的文件有固定的格式DXF。但要注明其软硬件环境及相关数据 七、因多媒体文件或视频文件大多是经过压缩形成的，所以除了规定其通用格式以外，较之其他文件还要收集其压缩的软件或算法。 　　ZIP、RAR、MPEG－1、MPEG－2、MPEG－4 、LZW、RLE 八、声音文件的属性包括：采样频率、采样位数、声道数（立体声、单声道） * 九、是从两个方面提出的要求：一是对通用软件产生的电子文件，要求其做什么，二是对非通用软件（专用软件）产生的电子文件，首先是要转 　　　换为通用电子文件，如果不能转，就要收集其软件 十、上面讲的都是收集产生电子文件的环境，而此条是要求收集电子文件产生的过程 十一、比如，网上有许多电子相册模板，如果你的照片都放在这个模板中形成一个相册，这就是电子文件。那么在保存时，就要看看这些照片是 　　　否能脱离模板，能就单独存储照片（模板作为元数据存储），不能就要把模板一起存起来。 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 此概念是21世纪档案工作最重要的概念和事物，它将贯穿21世纪档案工作的全过程。 电子文件的概念不下几十种，有官方的、有专家学者的、有管理机构的。 最初来源于“机读文件“，但机读包括机械阅读，而不是计算机阅读，而电子文件必须是由计算机来阅读，所以两者有区别。 1、首次提出电子文件的概念是在88年纽约州档案馆出版的《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》的报告中。 2、95年澳大利亚出版的《记录未来－－电子文件管理的方针和政策》中定义：“其所载信息的形式适合于用数字计算机进行检索、加工和交流的文件” 3、97年国际档案理事会电子文件委员会出版的《电子文件管理指南》定义：“电子文件是适合于数字电子计算机操