会议活动策划汇总.ppt

会议活动策划 “凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循一定规则者，则谓之会议。” ——孙中山《民权初步》 会议是人们怀着各种不同的目的，有组织地聚集在一起的议事活动。 会议的要素 1、主办者 出资举行会议的组织 主办者分三种 2、承办者 3、与会者 除一般与会者之外，一些特殊类型的与会者需要特别予以关注。 会议筹备 会议筹备的逻辑步骤 ⑴主办者决定举行一个会议 ⑵选择或者聘请承办者 ⑶指定策划委员会 ⑷确定会议目标 ⑸选择会址 ⑹选择发言者 ⑺进行市场营销 ⑻举行会议 会议策划人的主要职责 预算 挑选会址 与饭店、航空公司以及卖主进行谈判 制定活动计划 确定餐饮品种 实施饭店及陆地交通的组织工作 进行会后总结 确定会议目标和诉求 （一）明确召开会议的主要原因 （二）根据原因确定会议目标 （三）再度审核会议的原因和目的 ——（1）会议的原因和目的之间的关联性是否紧密； （2）将会议的原因和目的总结成条理清晰、语句通畅、通俗易懂的语言，以便可以将其有效传达给与会者，使其真正成为召开会议的原因和目的。 会议策划相关要素分析 会议的主要形式 两方会议 非正式会议 集思广益会议 紧急委员会 常设委员会 正式会议 展示会议 公开会议 组织与主持会议 1、会议时间的确定 2、会议地点的选择 3、会议规模的选择 4、与会者人员的选择 5、会议主持与设计 会议的流程与设计 1、主席的开场白 2、介绍基本情况 3、自由发言，讨论问题 4、整合意见，得出结论 5、会议结束 会议日程表设计须考虑的因素 （1）在一个对大多数听众都比较方便的时间开始； （2）预留充足的登记时间； （3）由会议主席作简要介绍或致词，以正式开始一天的活动； （4）会议时间应长短适中； （5）会议间歇休息时间应充分； （6）确保充足的茶点供应； （7）安排一次总结性的全体会议； （8）避免以混乱收场。 一日会议的策划安排 并行会议安排 一日会议中的讨论会安排 会议登记样表 会议活动策划的相关事务 资源中心 其目的是为了向与会者提供一个常规会议之外的分享信息的组织形式。 文化活动 文化活动的安排以方便与会者为宗旨。 休息区 纪念礼品 影像记录 * * 协会等会员主办者 雇主主办者 公益性主办者 政府要员 影视名人 名著作者 公众名人 行为障碍者 年老者 53 % 没有自由时间 — —— —— 68 % 缺乏听众 — —— — —— 72 % 演讲人 没有主题 37 % 丰富的娱乐安排 — —— 73 % 会议不按时开始或结束 55 % 优秀的餐饮服务 35 % 充足的 休闲时间 88 % 与会议不相适应的信息 79 % 听众高度参与 68 % 著名的演讲人 89 % 与听众不相适应的信息 79 % 先进的技术设备 73 % 理想的目的地 96 % 较差的 技术设备 96 % 有用的信息 78 % 完善的 配套措施 96 % 不相关的 会议内容 97 % 精心策划的议程 93% 高质量的教育 比例 比例 比例 失败的因素 成功的因素 最吸引与会者的因素 见“并行会议安排” 并行会议 2：30AM 9 休息 3：15AM 10 见“讨论会安排 讨论会 1：30AM 8 大餐厅 午餐 12：00Noon 7 自由活动 11：30AM 6 见“并行会议安排” 并行会议 10：45AM 5 大厅 休息 10：30AM 4 灵活安排 并行会议 9：45AM 3 大会厅 全体大会 9：00AM 2 大厅 注册登记 8：30AM 1 地点 活动 时间 时间序号 主题 后勤人员 地点 501 502 并行会议 10：45AM 主题 后勤人员 地点 并行会议 2：30PM 901 902 503 主题 后勤人员 地点 301 302 并行会议 9：45AM 会议序号 510 509 507 主持人 记录员 406 讨论会Ⅱ 3：30PM 房 间 405 803 802 主持人 记录员 801 讨论会Ⅰ 1：30PM 房 间 电子邮件 传真 电话 邮编 地址 工作单位 姓名 头衔 国家 会员卡号 电子邮件 传真 电话 邮编 地 址 头衔 工作 单位 国家 会员卡号 姓名 *