公司采购流程管理制度.汇总.doc

公司采购流程管理制度 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门之间的配合，特制订本制度。 请购及其规定 请购的定义 请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。 请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素： 请购的部门； 请购物品所属项目 请购的用途 请购的物品名称、规格、数量 请购物品的样品、图纸和技术资料 请购物品的需求时间 请购如有特殊请备注 请购单填写人 请购部门主管 请购单审核人 采购副总审核 财务审核人 公司总经理 请购单及其提报规定 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核审核批准后报采购部门； 请购部门在提报申请单时应要求采购部接收人签字并备份； 涉及的请购数量过多时可附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况下可以电话请示，征得同意后提报采购部门，签字确认后手续后补。 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。 请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 请购单的接收及分发规定 请购的接收要点 采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批； 接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储值积压的物资不采购的原则； 通知仓库管理人员核查该物资是否有库存； 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。 请购单的分发规定 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； 对于紧急请购项目应优先处理； 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门。 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。 三、询价及其规定 1、询价前应认真查看请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通； 2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购； 3、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 4、比价采购的单位均应具备一定的资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资的能力； 四、比价、议价 1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认； 2、对合格供货商的价格水平进行市场分析，是否价格最低，所报价格的综合条件更加突出； 五、合同的签订及其规定 1、合同正文应包含的要素 （1）合同名称、编号、签订时间、签订地点； （2）采购物品的规格、名称、数量、单价、总价及合同金额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分； （3）付款方式； （4）工期； （5）质量保证期； （6）其他约定。 2、合同签订及其规定 （1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任； （2）拟定合同条款时一定将各种风险降至最低； 3、合同执行 （1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及相关领导； （2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保证质量，按时履约； （3）合同在履行期间应按照双方约订严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同； 六：报验与入库 供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时通知物流部门进行验收； 标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运。 七、采购分为两种情况： 1、先付款、再到货。即采用预付款流程。 目的： 适用于公司的除费用外的所有付款,包括但不限于购买材料,低值易耗品,固定资产的所有采购与付款。 流程角色： 主导部门：采购部 配合部门：财务部 参与部门: 采购部 财务部 流程说明： 编制《预付款申请单》，先由部门部长审核然后交至财务部长审核无误后呈交总经理审批；未经审批则返回重新核对。 总经理审批通过后将预付款申请单交至财务部安排付款。 采购物资经检验合格入库，及时跟催并要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。 附件： 付款申请单 2、货款同时交付。 目的： 适用于公司的除费用外的所有付款,包括但不限于购买材料,低值易耗品,固定资产的所有采购与付款。 流程角色： 主导部门：采购部 配合部门：财务部 参与部门: 采购部 财务部 总经理 流程说明： 采购物资经检验合格入库，要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。 编制付款申请单，先由部门部长审核然后交至财务部长审核无误后呈交总经理审批；未经审批则