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浅谈公文管理 院办公室 刘华周 （2008年11月21日） 主要内容 一、现行公文规范与国家标准 二、公文特点 三、公文分类 四、公文处理程序 五、常用公文文种 一、现行公文规范与国家标准 二、公文特点 （1 ） 正式行文——非正式行文 【例】中国人民银行关于调整储蓄利率的公告 【例】教育部发展规划司关于××大学申办二级学院的复函 （2）对内行文——对外行文 【例】 × ×大学师资队伍建设规划 【例】 ××大学关于上报××大学师资队伍建设规划的报告 （3）直接行文——间接行文 【例】洪山县民政局关于拨款修复老年活动中心的请示 【例】 ××省人民政府批转省扶贫办关于进一步办好扶贫开发区的意见的通知 （4）单独行文——联合行文 【例】 ××市人民政府办公室关于在上海建立驻沪联络处的函 【例】锦城区规划局 锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告 （5）职权行文——授权行文 授权其办公厅（室）行文 授权其部门行文——多为答复下级机关的请示 （二）具有法定的权威和效用 1. 公文的现实执行效用和时效 2. 空间（地域、职权）效力范围 超越职权范围行文的几种情况： 一是制发者超出职权范围行文：工商局行公安局职权范围的文件 二是公文内容超出职权范围：下级机关越权制定实施细则 3. 时间效力范围 （1）公文生效时间 即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件） 【例】“文到之日起执行”; “自发布之日起执行”。 定时生效（一般规范性文件） 【例】行政法规按规定一个月以后生效。 （2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件） 内容已经执行（有效期届满，明示废止） 内容过时，新文件代替旧文件（默示废止） 被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能） 4. 机关公文的效力等级 发文机关地位越高，公文效力等级也越高； 在同一主体制发的公文中，按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文； 同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照”新法优于旧法”原则； 同一发文机关制发的公文；通常特殊性公文的效力优于一般性公文；即“特殊优于一般”; 授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。 （一） 按形成、使用领域——分为通用公文 （正式、内部）和专用公文 1．正式通用公文：各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。 2．内部通用公文：机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括 （1）规章制度类文件（规范性文件）： （2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程、议程等 （3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、信息、简报、总结等 （4）其他事务类文件：各类书信、礼仪文书等。 （一） 按形成、使用领域——分为通用公文 （正式、内部）和专用公文 3．专用公文：专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。 外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）； 纪检监察文件； 司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）； 财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件； 人事工作文件（各类登记表）…… （二）从物质载体的角度分类 1.纸质文书 2.感光介质文件：以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。 3.磁介质文件：以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。 4.电子文件：借助计算机生成、传输和处理的文件。 （三）按涉密程度分类（GB7156/1987《文献保密等级代码》）分为6种 绝密级 涉及国家核心秘密的公文。 机密级 涉及重要国家秘密的公文。 秘密级 涉及一般国家秘密的公文。 内部级 限国内某行业、系统或社会组织内使用。 国内级 限国内公开的公文。 公开级 可对国内国外公布的公文。 （四）按行文（传递）方向分类 上行文——下级组织向上级组织报送的公文。 平行文——平级组织或不相隶属组织之间的公文。 下行文——上级组织向下级组织下发的公文。 机关之间工作关系的划分： （五）按来源分类 收文 发文（内部、对外） （六）按处理方式分类 阅办件（办件）——需要阅件人审批的公文 阅知件（阅件）——需要阅件人阅知的公文 1. 草稿——非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿） 2. 定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿） 3. 正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本 ） 4.