最新医药公司作业流程与管理制度.ppt

采购的流程 为了确保商品质量，保护公司利益，更快更好服务销售，特制定本流程： 商品购进的流程： 1、采购前必须对供货方（生产企业或经营企业）和首营品种进行审核。签订质量保证协议。（直配按直配流程） 2、采购计划（电子或纸质）必须提前汇总到采购经理处，由采购经理通知质量管理部审核并进行新品的初步录入。 3 、编制采购计划应包括以下内容：药品名称、规格、生产企业、单位、拟购数量等内容。 4、采购计划报出后采购部或相关人员应跟踪在途货票、货到时间、随货同行单据、资料、发票。提前做好商品录入交验的准备。 跟踪 采购计划报出后采购部或相关人员应及时与供货商的相关人员沟通，跟踪计划，了解开票时间、发货时间及方式、到货时间、随货同行单据、资料、发票等情况。 以上信息及时告知质量管理部、采购部、储运部，以便于质量管理部完善新品资料，采购部打印验收通知单，储运部安排人员接收和搬运。 信息录入和交验准备 商品录入 2、采购相关人员与供货商沟通后取得开票明细（电子版），分别发给质量管理部完善商品信息及录入人员录验收通知单据待验。 a、采购部接到储运部搬运后信息后已经提前打印了验收入库通知单的及时通知验收核对。登记验收登记表。验收核对人员把结果报采购处理过电脑系统。 b、没有提前取得电子版开票明细的商品到货后用原始的单据分别做新品录入、验收及单据打印凭证。这种情况下的录入单据必须与验收核对联一一核对无误保存。 c、青春康源沟通后更新资料用单号提取直接打印验收入库单据。 d、采购部接到采购相关人员的跟踪信息后通知储运部安排接运，储运部搬运后把信息通知采购部。采购部登记采购计划商品到货信息表 3、实货验收及核对入库后交录入人员修正或录入后，由（各部门或指定人员）用验收入库联对电脑信息核对后走电脑单据审核-GSP-入库-定价及政策，打印单据后签章整理当日送单保存。 5、录入员应按照送货单据的信息准确录入，不得多入，少入，误入。 6、录入员应注意供应商、申购部门、结算人等正确选择录入。不得将同一供应商不同申购部门结算人混淆录入。必须按送货单上的公章上的文字 及填写的申购部门结算人准确录入。 7、录入时品种的选择一定要仔细，注意品种的所属部门、生产厂家、批准文号、规格、单位，尽量选择非零库存品种，核对无误后选定再按照单据一一将数量、单价、批号及效期的准确录入。再次逐项核对商品的名称、规格、生产厂家、单位、数量、价格、批号、有效期、金额，必须做到准确无误。 8、录入员在收集整理采购验收单和送货票时，必须核对其金额，无误后在一个工作日内整理完毕。 9、入库票坚决杜绝人为原因导致的重复打印。非人为原因导致的重复打印必须留有原始凭证。 10、单据录入后与财务部、供应商、采购部、储运部交接传递时要登记备案签字确认。 11、基本信息的建立完善要不断发现和及时通知质管部修正。 12、录入员将供应商、申购部门、结算人、批号、效期、数量、单价等基本资料录入错误时，在未入库的情况下，可以直接提前该单据修正。不重复打印票据的填写更正单，已经入库的只能采购退出（没有销售），已发生销售的必须先销后退回再采购退出。 录入环节奖惩 首营的资质未在商品到货三天前交给质管部以至基本信息录入不全或不正确的由质管部给采购部或营销各部负评2分或50元处罚。 经营企业资料及其新品计划未在到货前一天报采购部影响基本信息的录入由采购部给营销各部50元处罚，或质管部给采购部2分负评。 资料按时到达而没有及时处理影响质管部录入基本信息的由质管部给予采购部2分负评，由于质管部没有及时处理影响单据录入的由采购部给质管部负评2分。 录入环节奖惩 基本资料录入错误的由采购部录入人员给予质管部信息建立人员负评2分。 基本资料在录入环节发现空档和不确定的未通知质管部完善的给予录入人员1分负评。 基本资料中验收环节发现空档和不确定的未通知质管部完善的给予验收人员1分负评。 录入时选错品种而导致品种的所属部门、生产厂家、批准文号、规格、单位等信息错误的给予录入人员负评1分。 录入时数量、单价、批号及效期、供应商、申购部门、结算人录入错误由审核员给予录入人员2分 录入人员票据整理不及时、传递不及时、发生遗漏、丢失的给予2分负评 录入环节奖惩 以周为单位基本信息录入未发生错误的给予录入人员正评1分。 以周单位在品种、数量、批号、单价、金额等方面未发生错误者，将予以通报表扬并给予1分正评. 以月为单位按时按要求报计划的给予正评1分。按要求传递资质计划的给予正评1分。 以月为单位在票据收集和整理方面能够及时、准确且无丢失票据者给予正评2分 实货和实单到后在录入环节、验收环节发现未完善的信息反馈处理的给予1分正评 采购来货登记表 　 来货验收登记表 企业、人员、药品的审核 生产企业首次