建库系统操作说明.docVIP

建库系统使用说明书 一、软件下载 输入以下网址：/，找到“科室专栏”中的“计划财务科”栏目，找到“教育建库资料”并根据说明指引进行下载。 二、安装与删除 双击执行下载的“教育建库系统.exe”文件，根据安装向导提示将系统安装至某一分区，默认安装在“C:\”区，系统软件文件夹为“教育建库系统”。安装向导已建立快捷键方式在桌面，双击桌面 “建库系统”便可进入系统。 删除系统只需要把安装目录以及建立的快捷方式删除即可。本软件是绿色软件，不会影响原电脑的配置。 三、系统使用 主要操作顺序是主菜单由左至右，栏目菜单由上至下而操作。以下按一般流程分别介绍： (1)、初始设置 (1。1)、单位信息 学校信息是基础数据库的重要组成部分。录入学校信息后，才能够对教师库、学生库等进行操作。学校基础信息正确与否，将直接影响以后数据的生成，因此，要对各项信息逐一进行核实，特别是区划代码，要求细化到学校所在地的镇级码。 “功能菜单/查询/筛选”：系统安装后，把2007年学年初统计报表提供的学校信息，罗列了出来，单位数很多，可以通过本功能，快速找到本地区的学校，以便进行核实修改。 修改学校代码要慎重，需要经上级教育主管部门同意后才能更改。以今年为准，学校代码一经确定，以后就不能更改了。录入了教工库或学生库等以后，如果需要更改学校代码，要使用“数据更正/学校代码更改”功能更改。 学校代码请按照2007/2008学年初报表的学校代码编写，不得随意更改。同一学校存在两类不同类型的学生，该校要编排两个代码。如某校为九年一贯制学校，既有普通中学生，亦有小学生，则需要把学校编成两个代码，中学生信息和小学生信息必须按类录入相应学校中。又如普通学校中有附设职业班，职业班学生信息不能与普通中学生同时录入到普通中学代码的单位中，必须另行录入到中职类代码单位。 如果电脑审核提示出错与实际不相符，以实际情况为准填报。如果某些项目填报要求不明确，暂时留空或填报接近的内容，并及时逐级上反映。 修改完成后，还需要点击“保存”，修改结果才有效。 (1.2)、单位选定：选出本校或本地区的学校，以便进行教工库和学生库的建库工作。 点击进入，画面有左右两框内容，左框为系统数据库中存在的学校信息，右框为你选定将要操作的单位信息。你可以通过“查找单位”快速找到你校或你需要的单位，也可以直接在中间输入你校学校码，点击“以内的单位=”选中。删除右框的单位，只是不选中该单位，不会删除该单位相应的数据。 (1.3)、初始化：删除与本校或本地区无关的数据，以便提高电脑操作速度。 (2)、基础库录入 通用功能介绍： ..处理：在录入数据库过程中，有时一批记录某些字段内容都是相同的，这时，第一个记录录入内容后，后面记录相同字段暂时用“..”表示，借助系统的“..处理”功能，把后面的“..”变成正确的内容。有时，我们也会发现一批记录，某些字段的内容是相同的，但录入错了。这时，我们可以把后面相同的记录字段变成“..”表示，修改第一个记录后，再通过“..处理”把后面的内容更正过来。借用此功能可以提高录入效率。 统计：用于对当前库，指定两个字段，对字段取值情况进行统计。 查询：可以缩小浏览当前数据库的范围。查询与统计组合使用，可以达到细化统计内容的目的。 删除：作删除标志，当保存时才真正删除。 保存：将改动情况存盘。 (2.1)义教学生库 学生库信息录入完毕必须点击保存后退出，否则所录入信息无效。对系统所出现的提示，请认真复核，如与实际不符，以实际情况填报，并请把情况向上级部门反映。 录入信息时需注意： 关于身份证：在“功能菜单”中，有个“生成临时身份证”的功能，根据户籍码，出生年月日，性别生成一个临时身份证。如果户籍码，出生年月日，性别未录入完整，将不会生成临时身份证。身份证如果录入是的15位旧身份证，系统自动转换成18位号码。个别身份证如果校对出错，而实际又正确，则以实际的填报，并建议及时到派出所申请更正。 “入学年月”为六位数，前四位为年份，后两位为月份。如2004年9月入学，应填写“200409”； “出生日期”为八位数，前四位为年份，五、六位为月份，七、八位为日期。如1997年5月4日出生的，应填写；其他日期格式也是这样，中间不要出现“年月日”字样，也不要在中间加入空格，如录入为“1997 5 4”(下同)。 “学籍号”请根据市自定的编号规则填写。第一位学生准确填写后，添加第二位学生时，系统会自动在第一位学生的学籍号后加1，依此类推。 “户籍码、生源地、出生地”共用一个码本，可点击查询按钮查找到。当查找到所要的代码时，双击名称字段，就自动录入了该代码。广东省内的，需准确到具体县级，省外的要具体到省份。 “户籍所在地”应根据学生户籍行政区域与学校所在行政区域来介定，若为“未申报户籍”