电子文件归档管理通用软件简介上海档案馆.doc

附件一 “电子文件归档管理通用软件”简介 “电子文件归档管理通用软件”（以下简称通用软件）是在贯彻落实国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》、沪档发〔2005〕220号《上海市电子公文归档管理实施办法（暂行）》和中央办公厅、国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》，遵循国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等标准规范的基础上，对原“电子公文归档管理通用软件”（我局于2009年研发完成）进行改进和优化，结合前一阶段电子公文归档管理通用软件应用工作经验，利用先进的技术手段开发的一套面向本市各党政机关、社会团体和企事业单位推广应用的，集电子文件（档案）、传统载体档案管理于一体的专业化档案管理软件。该软件在纸质、电子“双套制”管理的基础上实现将电子文件作为档案直接归档的新思路，能够保障电子文件（档案）的“真实性、完整性、可用性”，完成和各单位OA系统的无缝衔接，实现电子文件文档一体化管理，为实现电子文件归档工作的规范化、标准化管理，推动各单位档案信息化工作的发展奠定基础。 随着电子政务、电子商务的快速发展，电子文件逐步取代大部分纸质文件已是必然趋势，但纸质与电子文件并存的局面将长期存在。通用软件既适用于对传统的纸质档案进行管理，也适用于对电子文件进行管理，还适用于对图像、声音、多媒体文件的归档管理；既适用于各网络平台电子文件采集和数据整合利用需要，同时兼顾传统文书、科技、声像、会计等常见类型的档案管理；既符合立卷方式的档案管理模式，也符合文书档案立卷改革后推行的“不立卷”方法的档案管理模式，是一套灵活性强、可以覆盖单位档案室各种档案管理需要的综合性档案管理软件。 通用软件融入了“多种归档接口”、“多种管理模式”、“三性保证”、“一体化检索”、“多媒体展示”、“表格式著录”、“光盘数据浏览器”等特色功能，并且提供了全面的应用自定义功能，通过简单的系统配置就可以适应各单位的不同情况，因此具有很强的通用性、适应性。 通用软件针对各单位OA系统及电子文件（档案）管理的不同情况，提供开放性标准接口、多种数据采集和软件前端接口等方法，能够实现与电子政务、OA等系统的平滑连接，与市档案馆电子文件移交接收管理系统相结合，能够基本解决各单位通用类电子文件（档案）归档管理问题，基本实现由业务部门向档案部门、档案部门向档案馆电子文件（档案）的移交和接收，是广泛适应于各单位开展电子文件归档和电子档案保管、利用工作的档案管理示范性信息系统，能够为各单位档案工作提供规范的信息化管理平台。 通用软件的功能框架如下图所示：   — 1 — 图例：有关责任者：