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电子邮件的位址E
Outlook 97
【1】電子郵件的位址(E-mail Address)
每個電子郵件的位址都是獨一無二的,而且可將之分成兩個部分:帳號和郵件伺服器(Mail Server),如圖(1)所示。所謂的郵件伺服器是一部與網路連線,專門用來處理電子郵件傳送和接收的電腦。寄信者在個人電腦(PC)上建立電子郵件後會先經由網路傳送至郵件伺服器,郵件伺服器會將此封電子郵件傳送至收信者的郵件伺服器。收信者的個人電腦會先與郵件伺服器連線後,再將上面存放的信件接收回個人電腦。圖(2)顯示的就是整個傳送和接收的過程,此種傳送的方式稱之為SMTP;收信的方式稱之為POP3。
圖(1) 電子郵件位址
圖(2) 郵件的傳送接收方式
【2】電子郵件軟體
之前提到整個電子郵件的傳送和接收需透過郵件伺服器,所以在個人電腦上必須有負責與郵件伺服器溝通的程式或軟體,這裡介紹其中的一個郵件軟體─Microsoft Outlook 97,可以經由〔開始〕→〔程式集〕→〔Microsoft Outlook〕的方式來啟動它,此外還可透過桌面(Desktop)的捷徑(Shortcut)或工作列的快速啟動按鈕執行它。
圖(3) Outlook 97 主操作畫面
它的主要功能會包含電子郵件的編寫、傳送和接收。圖(3)是Outlook 97的主要操作畫面,大致上可區分成四個部分:
郵件分類管理區((),由於Outlook 97包含行程管理的功能,所以一開始並不一定會停留在「Outlook」分類項目,改變方式是直接使用滑鼠點選「郵件」,會自動展開如圖(3)的情形。各項目的用途如下:
收件匣:存放所有從郵件伺服器接收回來的信件,Outlook 97會定期自動接收,或由使用者自行選擇接收。
寄件匣:使用者編寫完成的信件會暫時存放這裡,然後Outlook 97會自動傳送,或由使用者自行選擇傳送。
寄件備份:每一封由寄件匣傳送出去的信件,都會自動複製一份副本存放在這裡。
刪除的郵件:如同Windows資源回收筒,在分類區中的任何信件匣選擇刪除信件後,都會存放至此處。若在這個信件匣選擇刪除信件,則信件將永久被移除。
郵件標題區(():這個區域的內容會隨著信件分類匣的選擇而更動,主要會把該信件匣內的所有信件的寄件者、主旨(Subject)、收件日期,列示出來。
功能表及功能按鈕區(()
【3】設定帳號及郵件伺服器
在使用郵件軟體收送信件之前,需要先將使用者的帳號及郵件伺服器名稱,設定給郵件軟體,以下是Outlook 97的設定方式:
點選功能表列的〔工具〕→〔服務〕,之後會出現「服務」視窗,如圖(4)所示。
若「以裝妥的資訊服務」中沒有「Internet E-mail」項目,參考圖(4)紅框部分,請點選〔新增〕按鈕再選擇「Internet E-mail」項目,再按〔確定〕;如果已經有「Internet E-mail」項目,則直接選擇在「Internet E-mail」然後按〔內容〕。最後會開啟一個「Internet 郵件」的設定視窗,如圖(5)所示。
在〔全名〕部分輸入你想讓收件者看的寄件者名稱,這個名稱可以依據自己的喜好來設定,並不會影響信件的收送。
接著開始設定電子郵件伺服器,在「Internet郵件伺服器」輸入伺服器名稱,如cs.ccu.edu.tw。
開始設定帳號及密碼,分別在〔帳號名稱〕及〔密碼〕處輸入你的資料。全部輸入完後請按〔確定〕。
圖(4) Outlook 97的「服務」視窗
圖(5) Outlook 97的「Internet 郵件」視窗
圖(6) Outlook 97的郵件編輯視窗
【4】撰寫新郵件
操作方式可以直接點選功能按鈕〔〕或經由功能表列的〔撰寫〕→〔新郵件〕開啟一個編寫視窗,如圖(6)所示。
整個編寫視窗,會有四個部分,分別介紹如下:
收件者:收信者的電子郵件位址是一定要填寫的,而且允許同時寄送給多個收信者,只要以分號或逗號作區隔即可。
副本:在此處的填寫的電子郵件地址,也會收到與上面收信者相同的信件,可以填寫多個或選擇不填寫。如果信件比較重要,通常會填入自己的郵件地址,作為確認此封信已經寄出;例如,在寄送作業時可同時寄一份給自己,如果因為網路問題,對方沒有收到造成遲交,可以依據此副本信件提出證明,因為每封信件寄送時系統都會自動加上日期和時間。
主旨:此處雖然填寫與否不會影響郵件寄送,但是主旨是代表此封信件的主題,讓收信者未閱讀信件本文之前,可以清楚的得知這封信的目的。強烈建議填寫。
信件本文區:在編寫視窗下方,用來編輯信件內容。
電子郵件還包含寄送檔案的功能,可以在信件之中夾帶一個或數個檔案,收信者收到後可以把檔案取出做閱讀和編輯的動作,大部分繳交作業也會透過此方式來傳送。使用方式透過功能表列的〔插入〕→〔檔案〕或在功能按鈕點點選迴紋針圖示(),然後透過Win
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