湖北档案馆馆藏档案数字化工作流程及任务要点.doc

湖北省档案馆馆藏档案数字化工作流程及任务要点 档案资源信息化是档案事业发展的方向，是档案工作融入社会主流生活的客观要求和深度开发利用档案资源服务社会的必然选择。促进档案资源信息化的基础和前提是实现档案资源的数字化，以便充分发挥计算机和网络技术高效处理和传输信息的巨大能力，适应社会对档案信息资源共享的迫切需要。实现馆藏档案资源的数字化，既是一项资金密集型和劳动密集型的巨大工程，也是一项涉及方方面面、各个环节的系统工程。做好这项工作，从宏观上要认真把握五点：一是明确方向，坚定不移；二是统筹规划，循序渐进；三是科学组织，协调运作；四是基础先行，节约资金；五是坚持标准，确保质量。从具体操作上要认真把握三点：一是提高认识，统一思想；二是弄清环节，把握关键；三是岗位分工，责任到人。为了准确掌握档案资源数字化的工作流程和各个环节的责任要求，现编制《湖北省档案馆馆藏档案数字化工作流程及任务要点》如下，请局（馆）相关处室认真执行。 《湖北省档案馆馆藏档案数字化工作流程及任务要点》 3 任务确定 1、明确当年目标（数量、对象、时限）。 2、制定工作方案（组织者、参与者、操作办法及要求）。 3、编制资金预算（参考市场价格因素）。 4、审查批准方案及预算（局馆办公会或其它形式）。 政府采购 1、申报采购。 2、组织招标。 3、确定承包方（包括前处理、数字化加工及质量检查等相关环节）。 3、签订合同。 1、处理重份文件。 5、编制张（页）号 。 2、标注省级领导审改的文件。 6、编制卷内文件目录。 3、标注破损文件。 7、完成基础考证。 4、理顺文件排列顺序。 8、规范案卷信息。 案卷整编 技术修复 基础鉴定 1、对馆藏长期保管的档案进行鉴定，将其中经鉴定变更为永久保管的档案纳入到馆藏档案数字化范围之中。 2、对目录与档案二者保管期限不一致的进行鉴定处理。 3、对永久档案中明显错划保管期限的进行鉴定处理。 1、修裱、加固破损档案载体。 2、稳定、恢复出现退变、扩散的档案字迹。 3、迁移载体濒临灭失的档案信息。 4、对珍贵档案进行去酸和复制处理。 建立图像数据 选择软件 考察因素：1、技术开发水平。2、功能设计是否满足档案工作的实际需要。3、数据库的设计、结构和格式是否符合国家规范、标准要求。4、系统操作和维护是否方便。5、系统的稳定性和后续技术服务保障能力。6、价格。7、与以往建立的档案数据进行交换、汇总的一致性和便利性。 建立目录 数据 原来已有目录数据的，通过导入建立相关目录数据库。 对导入的数据进行审核、补充、完善。 原来没有目录数据的，通过录入建立相关目录数据库。 根据需要，打印出相关（卷内文件）目录。 拆卷处理 1、清点核对档案。 2、拆除档案装订。 3、分开扫描件与非扫描件。 4、分出大幅档案和特殊档案并确定其处理方式。 1、准确设置技术参数，选择正确的扫描方式（一般应用黑白扫描）。 2、进行批量扫描。 3、检查图像质量，纠正错误。 4、对分幅扫描文件进行技术拼接处理。 5、对黑白方式扫描质量达不到清晰度要求的改用灰度或彩色方式重新扫描。 数据挂接 1、确保文件目录与案卷目录准确挂接。 2、确保每件档案的图像文件与该档案在数据库中的文件目录准确挂接。 3、确保图像文件的内容、数量和排列顺序与档案原件一致。 档案还原装订 1、去除档案中的金属物。 2、将档案按原样还原。 3、按国家规范要求装订档案。 数据检查 1、图像文件与档案原件排列顺序的一致性。 2、图像文件与相关目录对应的正确性。 3、大幅文件图像拼接的完整性。 4、扫描范围掌握的准确性（不应多扫，也不能少扫）。 5、图像质量的清晰度和规范性。 6、抽查率不得低于5%，合格率不得低于95%。 7、统计新建和修改目录的条数、扫描图像的幅数（按A4幅面计算。重复扫描和不属扫描范围的图像应去除）。 8、在运行大数据条件下，软件工作是否正常。 档案还原检查 1、对照原目录清点档案，检查是否所有档案都已还原。 2、检查档案排列顺序是否正确。 3、检查档案是否有被损坏现象。 4、检查档案装订是否符合国家规范要求。 5、100%检查，所有不合格现象都要重新处理。 6、统计新打印目录的页数。 数据备份 数据检查合格后，承包方按合同规定的方式、格式要求备份数据。 委托方组织对备份数据进行检测。 数据交接 1、委托和承包双方按合同规定的时间、介质、格式、方式和套数要求交接已验收合格的数据。 2、一套备份数据存入库房。 3、一套数据交利用部门投入应用。 4、一套数据异地存放保存。 NAJ A NAJ NA 销毁外部数据 承包方移交数据后，在档案馆有关