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第一章 秘书公文写作概述 张鬃英 第一节 秘书公文写作的目的与步骤 一、秘书公文写作的目的 1、实现社会组织的管理职能 2、辅助领导科学有效地决策 3、对外展现社会组织的形象 4、为提高工作效率和质量创造条件 二、把握秘书公文写作的步骤 1、明确公文主题 2、广泛收集资料 3、拟定写作方案 （1）确定公文内容的组成情况 （2）确定公文正文的表达顺序 （3）安排公文的首尾和衔接过渡 （4）将上述成果固化为公文的写作提纲 二、把握秘书公文写作的步骤 4、正式起草成文 （1）注重时效观念 （2）做好会商工作 （3）保证材料与观点和谐统一 （4）注重文面规范 二、把握秘书公文写作的步骤 5、加工修改阶段 （1）两种方式 其一：融入整个撰拟阶段的推敲修改 其二：对已经成型的文稿，进行集中的加工修改 （2）主要为第二种方式 1）明确加工修改的范围 2）掌握加工修改的方法 第二节秘书公文写作的要求 一、公文思想内容方面的要求 1、明确目的，行文有据 2、准确无误，客观务实 3、主题集中，重点突出 4、必须符合领导意图 三、公文表达方面的要求 （一）符合公文表达方式的要求 1、叙述的要求 （1）在叙述事件时应做到要素齐全 （2）在叙述程度上以概述为主 （3）在叙述线索上以顺序为主 三、公文表达方面的要求 2、说明的要求 在公文中常用的说明方法有： 举例说明法、定义说明法、分类说明法、引用说明方法、比较说明方法 三、公文表达方面的要求 3、议论的要求 （1）议论方式重在就事论理 （2）议论说理切忌主观武断 公文常用的论证方法： 举例论证法、对比论证法、因果论证法。 三、公文表达方面的要求 （二）符合公文语言的运用要求 1、准确严密 （1）要准确表达公文的政策法律依据和事实依据；准确传达机关工作中需要贯彻执行、联系、商洽、宣布、通知的事项；准确体现领导意图和发文机关的政策主张 三、公文表达方面的要求 （二）符合公文语言的运用要求 1、准确严密 （2）严格遵循逻辑要求 （3）合理组织公文语言 （4）恰当使用修辞方法 第一，主要是用消极修辞方法 第二，适当使用积极修辞中的某些辞格 三、公文表达方面的要求 （二）符合公文语言的运用要求 2、简练明了 （1）简短表达 （2）简明表达 第一，开头要直截了当，落笔入题、结尾应明确提出行文要求，意尽言止； 第二，适当划分层次和段落； 第三，恰当利用附件、表格形式，以浓缩公文篇幅，增加信息量。 三、公文表达方面的要求 （二）符合公文语言的运用要求 3、庄重严谨 （1）使用书面语言，不用口语、方言和晦涩难懂的行业用语 （2）使用含义限定的词语，注意语义单一，避免出现歧义 4、得体规范 三、公文表达方面的要求 （二）符合公文语言的运用要求 4、得体规范 （1）恰如其分地使用公文专用术语 1）起首用语： 根据、依据、遵照、按照、奉、为了、为、由于、兹定于、兹介绍、兹因等等。 三、公文表达方面的要求 （二）符合公文语言的运用要求 4、得体规范 （1）恰如其分地使用公文专用术语 2）称谓用语： 基本采用人称代词加上机关名称尾字的方法：我局、我县、你局、贵公司等；用于称呼其他单位或人员时，采用第三人称形式，如：该院、该县、该同志；当公文中需要称呼某些事物时，也可以使用“该”字，如：该文、该产品、该批机器设备等等。 三、公文表达方面的要求 （二）符合公文语言的运用要求 4、得体规范 （1）恰如其分地使用公文专用术语 3）引叙用语 如：前接、顷接、欣悉、获悉等 “顷接来函，现就所询之事函告如下” 三、公文表达方面的要求 （二）符合公文语言的运用要求 4、得体规范 4）经办用语 5）商洽用语 6）期请用语 7）表态用语 8）时限用语 9）过渡用语 10）谦敬用语 11）结尾用语 三、公文表达方面的要求 （二）符合公文语言的运用要求 4、得体规范 (2)根据收发文双方各自的地位、职能及其相互关系，选用恰当的语气和词语来行文 (3)根据不同的公文文种，确定相应的语言表达形式 三、公文表达方面的要求 （三）符合常见要素的表述要求 1、时间的表述要求： 精确、完整、恰当 2、空间的表述要求： （1）准确、具体地说明有关的单位、处所，特别是重要事件、事故发生的地点，不仅要说明所在的省、市、县，还应说明具体方位，有时需要标明经纬度。 三、公文表达方面的要求 （三）符合常见要素的表述要求 2、空间的表述要求： （2）涉及不为人们熟知的地名或重复的地名时要按照由大到小的顺序，标明国家或省、市、县的名称，以便准确表达所在地点 （3）使用地名的全称或规范的简称，必要时还应当标明准确的译名。 （4）涉及不同国家或地区时，不能以国家统称 三、公文表达方面的要求 （三）符合常见要素的表述要求 3、数量的表述要求 （1）要反复核实，表述准