工程竣工档案管理与立卷操作.ppt

前 言 档案是真实的历史记录，是企业的无价之宝，是各项工作智慧的结晶和积累，是领导科学决策的信息源。企业档案工作是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作，它肩负着对历史负责、为现实服务、替未来着想的重任。 目 录 一、概 述 局 工程档案是全面考核建设工作，检查工程是否符合工程设计和质量要求的重要环节，对促进建设项目及时投产，发挥投资效益，总结建设经验及日后查考利用有着重要的作用。公司的飞速发展形成大量的档案资料，近几年，我们做了大量的培训。就是让大家了档案工作，其实，工程档案是整个工程建设的缩影，我们在重视硬件建设同时，也要关注软件的形成。档案资料对公司日后生产、设备维护、发展建设都起着具大的参考与凭证作用，此次培训是为了提高相关人员的档案意识，更好地管控好过程中档案文件，尽最大努力使竣工档案完整、真实、可靠，为档案资料移交打好基础。 要重视工程档案工作 要在工程有关合同中订立档案管理条款，加强档案的合同管理。做到“有法可依”。 平时要做好工程文件材料的形成、积累、立卷工作，及时检查发现解决问题。??? 由于施工队伍多、交叉作业多，相关人员往往档案资料工作水平不在同一线上，但要只重视和加强形成过程中的管理，就能达到目的。??? 只有充分认识工程档案资料与建设工程“一一对应”，是工程不可缺少部分的本质属性，积极去做，就能做好。 建设工程档案名词概念 建设工程文件：指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称工程文件。 基建工程档案：指在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称工程档案。 存储方式：①纸质载体②缩微品载体③光盘载体④磁性（磁带、磁盘） 建设工程档案的特点 特点： 1、成套性 2、形成领域的广泛性 3、内容专业技术性 4、阶段性 5、管理的动态性（归档前、后） 6、现实性 7、记录形式的多样性 二、档案管理组织机构及职责 档案管理职责 各单位一级主管：对本单位归档文件资料的齐全、完整、准确负总责，监督本单位兼职档案员开展工作，对归档不及时的档案人员给予考核。 专职档案员：贯彻执行控股公司档案管理规定和操作规范；编制公司档案工作计划；监督、指导兼职档案员开展工作，检查、评价其工作业绩，同时不断改善与优化档案管理工作；负责公司竣工档案的全过程和公司档案的收集、整理、立卷、提供利用等日常管理工作；对档案管理工作质量负责，做好档案保密和“八防”工作；对超过保管期限的档案提出存销初步意见并组织好鉴定销毁工作。 项目部兼职档案员：负责本项目形成的各类科技文件资料的收集、整理、立卷、归档及移交工作手续，全力支持专职档案人员推广标准化工作，并按规定时间及时向档案部门移交工程中形成的各种档案资料。 监理：负责施工单位各专业资料形成、积累，使其齐全、完整、准确、系统、规范，做好质量把关，对各专业资料管理和归档责任人监督，鉴别其完整性和准确性，并完成监理归档范围内应该提交的档案资料，过程中形成的档案资料要确保真实，在各阶段监理工作结束后及时整理归档。 档案管理职责 项目部各专业组长：负责各专业图纸资料的完整、准确、系统、规范，是各专业资料管理和归档的直接责任人，审核设计变更及洽商的在竣工档案中的真实性，要监督、审核施工单位要编制合格竣工图。并在竣工移交确认单中签字。 甲方代表（施工员）：各专业甲方代表对所负责工程范围的竣工档案的真实性和准确性把关，审核竣工图的真实性，并在竣工图章审核人对应的位置上签字。 项目部负责人：负责该项目图纸资料的完整、准确和归档及时性，资料交接时项目部负责人要在移交清册上签字，是该项目文件资料管理和归档的第一责任人。 施工单位的职责及要求 1、施工单位应加强施工资料的管理，实行技术负责人负责制，设置专职档案人员，建立健全施工资料管理岗位责任制，提倡设懂技术的专人负责收集、积累和整理，不得换人。 2、 施工单位应负责汇集整理所承包范围内的工程技术资料。实行总包的工程项目，总包单位负责汇总整理各分包单位编制的全部技术资料。分包单位应各自负责对分包项目的施工技术资料进行收集、整理，最终由总包方负责组织合卷。 3、 工程施工技术资料必须真实地反映工程的实际情况，应随施工进度及时整理，保证完整、准确，由各级施工技术负责人审核。 4、 施工单位应按甲方档案管理要求在竣工前，将施工资