会议基本知识（PPT 99页）.pptVIP

学习目标 通过学习，承担会议记录工作。 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 会议记录的方法 作为一个秘书，在会议期间作好记录和笔记是秘书的主要职责，会议记录员应协助主持人进行会议的筹划和安排工作。 正式会议的记录是会议进程的原始记录，是具有法律效力的档案因此务必准确、完整和条理清楚。 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 为会议记录做好准备工作 ⑴准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。 ⑵准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录。 ⑶要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。 ⑷提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。 ⑸在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 会议记录的内容 ⑴会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。 ⑵与会者姓名。主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。 ⑶会议过程：宣读上次会议记录、有会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务——决议应包括会议上的确切措词、其他事务——按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。 ⑷主席、记录员签名。 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 会议记录的方法 ⑴会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定，重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，而其他的内容可简要概括地记录。 ⑵漏记的内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。 ⑶与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 会议记录的修改 ⑴在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿经他签字批准。 ⑵如果某一成员指出会议记录中的一个错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误。 ⑶会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 会议记录的要求 ⒈真实：正式的会议记录具有法律效力，要确保内容的真实可信，准确无误，一旦会议主席签名，全体成员通过则不得再行改动。 ⒉完整:会议记录必须体现会议的实际进程,要将所有要点完整地记录下来,不能遗漏。 ⒊简洁：会议记录不同于一份详细报告，而是将会议进程以简明扼要的形式表达出来。 ⒋准确：会议记录应做到条理清楚，内容表达要准确无误，不能含糊，更不能有任何内容错误。 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 注意事项 ⒈要了解公司的业务情况，掌握专业领域的基本术语。 ⒉会议记录原稿应统一编号，便于装订和复制。 ⒊会议主持人需向记录员明确机密事项的范围及处理的要求。 ⒋会议记录原件要由专人负责保管。 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 确保会议期间的信息沟通 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 综合考虑各种因素选择恰当的会议地点 ⑴交通便利。 ⑵会场的大小应与会议规模、主题相符。 ⑶场地要有良好的设备。 ⑷应尽量必开闹市区，场地应不受外界干扰。 ⑸选择会议地点应考虑有无停车场所。 ⑹场地租用的成本必须合理。 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 制发会议的姓名卡片和会议证件 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 学习目标 掌握各种会议证件的制发方法。 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 制发会议姓名卡片和证件的方法 召开重要的大中型会议会议应视必要制发姓名卡片和会议证件，通常小型会议，不必制发证件。 正确制作姓名卡片、会议证件的方法是： ⒈内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。 ⒉重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。姓名卡片可设计为红、蓝、白、黄四种不同的颜色。 ⒊在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 不同类型的姓名卡片样式 粘性标签——比较经济、方便，但它们可能由于粘贴在衣服上而留下痕迹。 系带的卡片——比较经济，戴取方便，但可能在衣服上晃动。 有夹子的卡片——成本略高，它们能更换塑料封里面的标签而重复使用，并能移动夹在衣服的不同部位。 台签式的姓名卡片——这些是开会的时候放在桌子上使用的。 更多免费资料下载请进：/ 中国最大的免费课件资源库 * 证件的类型、作用 代表证：与会者不仅能参加会议，而且有表决权，选举权。 列席证：能够到会旁听，