项目沟通管理2.ppt

项目沟通管理 一、沟通管理的概念及意义 沟通是一个广泛的主题，包括一个很广泛的知识体，并非只限于项目背景，例如： 发送--接收模型：反馈回路和沟通障碍。 传媒的选择：何时用书面沟通、口头沟通、备忘录和正式报告等。 写作风格：积极或被动的口吻，语句结构，词汇选择等。 表达技巧：体态语言、直观手段的设计等。 会议管理技术：准备议程、处理时间冲突等。 项目沟通管理将这些广泛的概念应用到项目的具体需求中去。例如，决定何时、以什么形式、向谁报告项目进度。 二、项目沟通管理 一般来说，沟通管理包括以下几方面工作： 1、确定沟通目标：项目中沟通对象主要为项目干系人，不同干系人需要的信息可能不同，所以在项目启动时，就要识别所有的项目干系人。以及不同人的不同信息需求； 2、制定沟通计划：沟通对象，需要的信息，信息发布频率等都要确定好； 3、执行沟通计划。 三、编制项目沟通计划 编制沟通计划包括确定项目干系人的信息和沟通需求：何人，在何时需要何种信息，以及如何将信息提供给他们。 1)沟通需求 2)沟通技术 3)项目干系人分析 案例 本项目设备是引进德国多特蒙德特市蒂森克虏伯（Thyssen Krupp Steel）公司的二手设备，在德国进行拆卸、包装，运回国内进行修、配、改，完成现代化升级改造，建设一期规模为年产300万吨热轧卷板。二期为年产450万吨热轧卷板。 项目管理中常用的几种沟通方式 会见 演讲 会议 谈判 Email 电话 1. 会见 会见的步骤如下：确定目的；制定计划；选择合适场所；为会见做准备；进行会见；判断分析会见结果。 只有会见双方在会见之前做好准备，初始阶段建立和谐的会见氛围，会见时运用有效的提问方式，对会见实施有效的控制，才能取得会见的成功！ 2.演讲 演讲步骤如下：确定演讲目标；筹划演讲；准备素材；预讲或实习；做好演讲准备工作；演讲；总结经验。 演讲时间安排应该合理：开场白(10%)、引入主题(20%)、阐述主题(40%)、集合（20％）、结尾（10％） 演讲技能体现在以下几个方面：语言、仪表、嗓音、体语、提纲、教具、问题解答。 3会议 会议失败的原因通常如下：组织不当、理解不透、备忘录有误、议程安排不当、主持人原因。 主持人责任： 会前：会议目的、议事日程、与会人员、时间地点、会议类型、应散发的材料 会间 ：创造和谐的会议气氛，宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制发言、作出决议、确认行动和责任、闭会 会后 ：回顾会议情形，评价会议进展情况和结果　 3会议（续） 记录员责任 会前：检查会场情况、通知会议参加人员、准备必要的文件、资料、茶点、座位、视听设备 会间：记录会议备忘录、与会人数、应采取的行动、具体实施人员及实施约束 会后：备忘录整理成文、核对必要事实数据、向主持人递交备忘录并与之达成一致、散发备忘录 会议成员责任 会前：研究问题、记住开会时间地点、准备在会间发挥作用 会间：倾听他人观点、积极发表自己意见、与主持人密切配合 会后：努力完成会议安排的各项任务 3会议（续2） “我希望每个人都清楚，并且要坚决无误地执行” 案例：Milkyway项目组的负责人Rassy 从最近的项目里程碑评审发现系统存在很多中断性错误，软件的质量似乎已经到了不得不狠抓的时候了。Rassy知道这项工作的紧迫性，也知道这项工作必须把需求、设计、开发各方面的人员都调动起来，大家一起关心产品的质量，才能有效改进他。Rassy知道这样一项工作要开展下去，需要各方面人员深刻认识目前质量的现状，并且一定要拿出具体的可实施的保证方案才能有效达到目标，于是Rassy决定召开一个全员质量动员大会，在会上统一强调目前质量与预期的差异，明确提出增加一个质量评审里程碑，要求大家会后立即准备行动计划。 评价：对全局有着重大影响的事件，有必要采用全员会议的形式。这种形式往往比较正式，容易引起员工重视。同时，只要会议议题明确，完全可以起到众所周知的效果。 全员会议适合实施影响面积大，行动快的强力决策推动。 4谈判 谈判主要注意以下问题：谈判主题、谈判准备、谈判气氛、谈判方式、问题解决、让步、谈判行为。 5 打电话 案例2：“我的任务完成依赖于他的工作进展，我想敦促他尽快工作”，请打电话。 测试人员给Jack的系统管理模块录了3个bug，其中有个bug是参数处理不当引起的。Jack非常清楚知道这个bug的修复要依赖参数管理模块存取接口的重构才能完成。而参数管理模块是Michael负责的。Jack想敦促他快点完成重构，以便他可以在正常的bug帐龄内修复它。Jack想给Michael发送一封邮件来告诉他这件事，后来觉得还是打个电话过去比较好。因为现在正在集成阶段，每个人的修复任务都很多，邮件也很多，如果光发邮件可能不足以引起Michael对这个问题的重