高校档案工作规范.DOC

高校档案工作规范 一、高校档案的定义 二、高校档案工作的依据 三、高校文件材料的归档范围 四、高校档案材料归档时间 五、档案的保管期限 六、高校文件材料的整理 七、高校档案的保管 八、高校档案工作服务的方向 高校档案工作规范 一、高校档案的定义： 高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 这一定义包含了档案的四个要素： 1、档案的来源：在实践活动中形成的。 2、档案的条件： 第一，必须是办理完毕的文件；第二，必须是具有一定保存价值的文件；第三，必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过整理，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。归档过程，这是文件和档案的分界线，是文件转化为档案的标志。 3、档案的载体，形式多样。 4、档案的性质是原始记录材料，具有特定的历史记录性质。 二、高校档案工作的依据 ? ? 教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》（第27号令），自2008年9月1日起施行。此《办法》的发布实施是新时期新阶段国家为促进高等教育又好又快发展做出的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意见。高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，高校档案是支撑高等教育持续健康发展的基石。只有依靠强有力的法制保障，才能从根本上保证 高校档案事业不断向前迈进。 三、高校文件材料的归档范围 （一）归档范围： 党群行政学生教学科研基本建设仪器设备产品生产出版物外事财会 ????(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档； ????(二)各院系等应当在次学年寒假前归档； (三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档； （四）基建类档案应当在项目完成后三个月内归档： （五）财会类档案在会计年度终了后，可暂由会计保管一年，期满之后，应当由会计编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管 较耐久字迹材料：彩色油墨、红印泥、蓝黑墨水、铁盐晒图线条； 不耐久字迹材料：各种彩色墨水（酸性染料 ）、圆珠笔、复写纸、印台油、重氮盐晒图线条、石墨铅笔、彩色铅笔； 静电复印字迹材料是墨粉—较耐久字迹材料； 激光打印字迹材料是炭黑—较耐久字迹材料； 喷墨打印不能作为档案字迹采用； 热敏传真字迹—不耐久字迹材料。 4. 部门产生的文件材料，一般整理一份送学校档案部门，一份自存档。 （二）整理方法 归档文件以件为整理单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。 1. 装订 归档文件一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，来文与复文可为一件报表、名册、图册等一册（本）为一件 4. 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，即在同一保管期限内按文件排列顺序编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置的问题项、保管期限项填写其代码。 (归档章规格，长：3×15mm,宽：2×8mm) 归档章式样如下： 全宗号 归档年度 室编件号 问题DQ11或XZ11 保管期限Y或30或10 馆编件号 归档年度，使用自然年度； 5. 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 归 档 文 件 目 录 2009-DQ11-Y 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 归档文件目录编写要求 件号：填写室编件号。 责任者：填写制发文件的组织或个人的全称或通用简称。有审批的文件，填写最后一个审批机关。责任者过多时可适当省略，但其中有本单位是责任者的必须抄录；出现未署责任者的加以考证并填写。 文号：照实抄录。 题名：文件标题照实抄写，没有题名或含义不清的，重新拟写标题，外加“[ ]”号；正件不能反映出附件的内容时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（ ）”号， 日期：以8位阿拉伯数字标注年月日， 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 备注：填写归档文件需要补充和说明的情况。 归档文件目录使用A4纸型 6. 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内。档案盒统一使用由省档案局监制的硬纸盒。 7. 备考表 备考表置于盒内文件之后，并填写表内项目内容，其中盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、