内控手册合同管理流程.docVIP

PAGE \* MERGEFORMAT 1 PAGE \* MERGEFORMAT 16 合同管理流程（YC-CON） 19.0 流程介绍 19.0.1 流程框架 19.0.2 流程概述 合同经办部门根据中标结果进行合同文本草拟。合同草拟完毕后由部门内进行审查，再由其他相关科室对合同内容的合法性、科学性、合理性及真实性进行审查，各科室审查完毕后在合同所附的《山东半岛热电有限公司经济合同审查流程表》对应的栏目上签署审查意见。如果合同涉及金额超过50万元，还需要上报集团进行审批，集团各相关部室在该合同附的《中电集团经济合同审查流程表》对应的栏目上签署审查意见。所有相关部门会签审查合同结束后，经单位法定代表人认可，签署正式合同文本，由半岛热电法人代表签字，加盖公章或合同专用章，并按规范，要求对方签字盖章。 合同正式签订后，由合同经办部门根据《中电集团合同编号规则》对合同进行编号，并交由集团企业管理信息部登记、存档。 合同履行过程中付款时，经办部门依据合同有关条款，携带付款申请表和相关的付款材料按照安居煤矿财务管理规定到财审科办理付款手续； 半岛热电的合同履行结果由集团负责考核，集团抽调人力对于合同履行情况进行定期(每半年)和不定期(随时进行)的考核，依据考核办法中的考核结果评级对合同负责单位进行奖惩。 所有合同均为纸质合同，不涉及电子版本。 19.0.3 流程涉及主要岗位职能 岗位名称 职责内容 合同承办部门 负责合同文本草拟，并上交经济合同审查流程表；并负责合同的履行。 集团公司机关归口部室 对合同内容的合法性、科学性、合理性及真实性进行审查，归口分配如下： 1.生产技术部： 负责审查基建施工、基建工程设计、基建及生产技术革新、技术改造、技术研发、技术咨询服务等合同 2.机电技术部： 负责审查机电安装工程、设备选型购置、设备维修、机电技术咨询服务等合同 3.企管信息部： 负责审查土建工程、装饰装修工程、信息网络工程等合同；对合同章进行保管；在主要领导同意后为合同加盖合同章；对合同进行归档保存 4.物资部： 负责审查设备、物资采购、租赁等合同 5.财务部 负责审查投资参股合同、房地产买卖、经济担保合同、借款合同、资产处置等重大经济合同以及标的额超过集团公司《基本建设投资管理规定》的合同 6.政策法规部、审计部、财务部、企管信息部 负责对各类经济合同进行全面审查 分管副总 负责审准合同变更事宜 董事长 负责最终批准合同签订，并作为企业法定代表人在正式合同上签名 19.0.4 不兼容职责表 ? A B C D E F A ? X ? ? ? ? B ? ? ? X X ? C ? ? ? ? ? ? D ? ? ? ? ? X E ? ? ? ? ? ? F ? ? ? ? ? ? “×”表示不相兼容的职责 A:? 合同草拟 B:? 合同审批 C:? 合同签订 D:? 合同执行 E: 合同支付 F: 合同履行情况考核 19.0.5 流程涉及制度 《中电集团经济合同管理办法》 《中电集团经济合同管理考核办法》 半岛热电《经济合同管理制度》 19.1 合同的签订 19.1.1 流程图 19.1.2 风险控制矩阵 风险描述 企业内部控制基本规范、应用指引和解读相关要求 控制编号 控制描述 控制责任部门/责任人 合同管理的流程制度的缺失或不完善，可能影响合同签订的有效性，合同条款的准确性和完整性，增加经营风险、财务风险和法律风险，并可能导致潜在的舞弊。 应用指引合同管理第四条 企业应当加强合同管理，确定合同归口管理部门，明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同有效履行，切实维护企业的合法权益。 YC-CON-C01 制度要求：半岛热电制定了《经济合同管理制度》，对合同签订方的审查、合同的拟定、审批、执行、检查和保管进行了规定，明确了各相关部门在合同建立和履行过程中的职责。 综合办 合同订立前，未充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，可能出现对方当事人无法履行合约的情况，给企业招致重大经济损失。 应用指引合同管理第五条 企业对外发生经济行为，除即时清结方式外，应当订立书面合同。合同订立前，应当充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，确保对方当事人具备履约能力 YC-CON-C02 前期调研：每份合同签订前，由合同承办部门负责收集合同签订对方的法人登记证书、资质证明、财务状况等信息并草拟合同，经合同承办部门负责人复核其真实性、准确性后，草拟合同并提交对应的《经济合同审查流程表》。 合同承办部门 忽略合同重大问题，作出不当让步、或缺乏谈判经验，缺乏技术、财务和法律知识的