办公室职责全面覆盖.doc

办 公 室 职 责 行政管理 行政事务工作计划 行政事务年度/月度工作计划草案 行政事务年度/月度工作计划审查 行政事务年度/月度工作计划核准 行政事务工作计划公告 行政事务工作计划实施\监督 日常行政会议与接待 总经理办公例会 会议通知（会议时间变动时） 　　工序说明：总经理办例会定在每周一上午召开，若有点时间变动需通知到各位领导。 (责任人:Q) 会议纪要 工序说明：将会议的主要内容记录、整理，并汇总成文档，发放至各与会人员。 (责任人:Q) 会议纪要正确性审查、核准(责任人:Q) 会议纪要发放(责任人:Q) 月度生产例会 会议通知 工序说明：通知会议时间到各与会人员。 (责任人:Q) 会议纪要 工序说明：将会议的主要内容记录、整理，并汇总成文档，发放至各与会人员。 (责任人:Q) 会议纪要正确性审查、核准(责任人:Q) 会议纪要发放(责任人:Q) 其他公司级专题会议 会议通知 工序说明：针对某个项目各部门工作联络的专题会议通知时间到各与会人员。 (责任人:Q) 会议纪要 工序说明：将会议的主要内容记录、整理，并汇总成文档，发放至各与会人员。 (责任人:Q) 会议纪要审查、核准 会议纪要发放(责任人:Q) 会议纪要重要事项实施跟踪 公司其他重要活动 活动立项 工序说明：公司举办的各类活动，分为由公司立项后组织及办公室负责策划两类。 接受任务 策划活动 活动方案建立 草案建立 工序说明：根据已定的活动类型，收集相关的案例、资料，进行活动草案策划，策划内容包括活动内容、宣传方案、场地要求、活动奖品等。 (责任人:Q) 草案审查 草案核准 活动宣传 工序说明：根据活动需要，向公司内部员工或社会发布活动的主题、基本内容、时间等。 (责任人:　　　　　　) 费用预算 工序说明：根据已确定的活动方案进行费用预算，内容包括场地布置（租场）费用、宣传费用、活动需要采购的物资费用等。 (责任人:　　　　　　) 建立活动筹备小组 工序说明：根据活动需要，组织相关人员成立活动筹备小组。 (责任人:　　　　　　) 活动准备工作展开 活动工作人员任务安排 工序说明：对已成立的。 (责任人:　　　　　　) 场地联系/安排 工序说明：依活动需要，确定需要在外租场或公司内部举办，若是在外租场的，需联系合适的场地，洽谈价格等。 (责任人:　　　　　　) 场地布置 工序说明：根据活动需要，进行场地布置。 (责任人:　　　　　　　) 活动所需物资采购 工序说明：根据已确定的活动方案，采购活动需要的物资，如布场物品、活动道具、与会人员招待用品等。 (责任人:Q) 活动组织 工序说明：按已确定的活动方案进行活动。 (责任人:　　　　　　) 建立相关的活动记录并存档 工序说明：活动中涉及的资料、记录，包括影像资料等整理归档，做为企业文化资料。 (责任人:　　　　　　) 文件管理 外部文件 外部文件签收、登记 工序说明：政府部门、上级主管部门来文、通知等收集、存档，并进行登记，建立目录。 (责任人:Q) 外部文件复印后送相关人员收阅签字（相关人员） 工序说明：外部文件收到后，复印后根据文件内容关交相关人员，并签字确认。 (责任人:　　　　　　) 根据内容进行催办 工序说明：对文件要求的事项进行催办，以保证在规定时间内完成。 （责任人：Q） 文件整理、编号、归档、保管 工序说明：月度、年度对文件进行盘点，建立目录，并进行编号，统一归档保管。 （责任人:Q、Q） 　内部文件 拟写文件 工序说明：根据公司的决定，拟定文件。 (责任人:Q/Q) 文件草案审核 工序说明：文件草案拟定人草案拟定后，填写《公司文件发放审批单》，根据文件需要呈领导审核或召集各部门进行会签，审核文字正确性和文件可行性。 责任人:Q 文件批准 (责任人:Q) 文件打印 工序说明：文件用红头文件纸打印。 (责任人: Q) 文件发放、签收/登记 工序说明：填制文件发放表，并由各部门在文件收到时进行签收。 (责任人:Q) 文件整理、编号、归档、保管 工序说明：月度、年度对文件进行盘点，建立目录，并进行编号，统一归档保管。 （责任人:Q、Q） 上级领导和业务重要来访者接待及筹备 筹备工作 工序说明：当接到通知，有上级领导或业务重要来访者到公司来时，应及时进行筹备接待工作，如写欢迎词、采购招待用品、确定布置招待场所等。 (责任人:Q) 通知相关工作人员及接待人员 工序说明：根据来访者的目的、级别等安排相关工作人员和接待人员，并通知到责任人。 (责任人:Q) 来访人员接待活动的组织 来访人员接待活动记录 工序说明：对来访人员的行程、来访沟通内容等进行记录，包括来访人员提出的问题、意见等。 (责任人:Q) 资料整理、归档 工序说明：对活动记录进行整理，并将相关事宜落实到人。 (责任人