南京物流节接待方案.pptVIP

Event Design Proposal 25st Version, October 2009 2009中国国际物流节?南京 2009中国国际物流节?南京 会务流程及细则 Activities Design 方案结构 会务组功能与职责 3 会务接待流程 4 会务管理细则 5 时间进程表 6 建立会务组 1 会务管理总表 2 活动信息 活动时间：2009年11月17日—21日 活动地点：南京金陵国际会议中心 住宿地点：待定 一、 建立会务组 ? 制定清晰的会务流程方案 ? 制定详细的现场管理人员分工及职责 ? 合理安排各分组人员并及时进行调派 ? 第三方协调与管理 ? 突发事件处理 ? 现场执行细案 二、 会务管理总表 突发事件 会务用品 奖品协助 礼仪管理 嘉宾接待 会议用车 用餐 住宿管理 会议资料管理 会议流程 会场布置 会场管理 会务组 专业化会务组－统筹管理，任务细化 1、 会务组成员： 项目总监及活动总执行1人 会场布置1人 活动现场执行1人 嘉宾、代表接待1人 会议用车协调1人 后勤保障1人 兼职10人 三、 会务组功能与职责 会务组 现 场 组 接 待 组 车 辆 组 后 勤 组 三、 会务组功能与职责 2、 会务分工及职责 现场组 会议场地协调 会场搭建布置 活动流程跟进 现场礼仪管理 现场签到管理 会议用餐协调 三、 会务组功能与职责 2、 会务分工及职责 接待组 嘉宾接待 代表注册 住宿酒店协调 嘉宾入住及离店 代表入住及离店 三、 会务组功能与职责 2、 会务分工及职责 车辆组 会议用车协调 嘉宾用车管理 机场接送管理 酒店到会场接送管理 三、 会务组功能与职责 2、 会务分工及职责 后勤组 会务用品管理 制作会务指南 工作用餐管理 突发事件处理 三、 会务组功能与职责 1、 嘉宾接待 嘉宾信息统计（示意） 四、 会务接待流程 备注 会间用车情况 离店 时间 入住 时间 住宿标准 联系电话 职务 工作单位 嘉宾姓名 备注 送机 时间 送机 航班 送机 日期 到达 时间 接机 航班 接机 日期 联系电话 嘉宾姓名 接送机统计（示意） 2、 代表接待 代表信息统计（示意） 四、 会务接待流程 备注 离店时间 入住时间 住宿标准 联系电话 职务 工作单位 嘉宾姓名 备注 送机 时间 送机 航班 送机 日期 到达 时间 接机 航班 接机 日期 联系电话 嘉宾姓名 接送机统计（示意） 3、 注册流程 ?嘉宾由专人接待，配发嘉宾证件（带条码）、会议资料，办理入住 ? 代表到注册台注册 表格填写—交费—发代表证（带条码）—发会议资料—办理入住 四、 会务接待流程 4、 车辆安排 嘉宾接送机由专人负责，配小轿车 代表接送机根据接送机统计表安排车辆 会议期间设大巴往返于住地和会场之间 住地-会场（2辆）08：00-08：30 会场-住地（2辆）20：30-21：00 四、 会务接待流程 1、 会议现场管理 ?与会议场地协调确定各场地配备设施情况及搭建时间 ? 督促场地管理人员根据会议要求摆放舞台、桌椅、饮用水、纸笔等 ? 监督搭建会议用背景板 ? 会前调试音响、视频、同声传译等设备 ? 参会嘉宾桌卡摆放 ? 会场外摆放签到台 ? 会场内外鲜花的摆放 ? 五、 会务管理细则 1、 会议现场管理 ? 制作会议流程PPT并跟进会议流程 ? 会议现场注册管理，发放代表证及会议资料 ? 嘉宾入场前由礼仪为嘉宾佩戴胸花 ? 嘉宾由礼仪引导就坐 ? 嘉宾代表入场证件扫描管理 ? 演讲台配演讲嘉宾饮用水 ? 处理突发事件 五、 会务管理细则 2、 嘉宾接待 ?为嘉宾接送机安排相应车辆，并协助完成嘉宾接送 ? 协助嘉宾注册工作 ? 与酒店协调安排嘉宾入住（嘉宾房间知否摆放水果） ? 协调安排嘉宾离店 ? 处理突发事件 五、 会务管理细则 3、 代表接待 ?协调安排代表的接送机事宜 ? 根据注册流程完成代表注册 ? 根据代表要求安排代表入住及离店 ? 处理突发事件 五、 会务管理细则 4、 住宿管理 ? 联系酒店并确定价格及初步用房数量等 ? 协助酒店及嘉宾、代表完成入住及离店工作 ? 每日与酒店核对入住及离店数量 ? 安排每日早餐 ? 处理突发事件 五、 会务管理细则 5、 车辆管理 ? 联系车辆租赁公司确定价格及初步用车数量、车型等 ? 及时安排嘉宾接送车辆 ? 及时安排代表接送车辆 ? 及时安排住地和会场间往返大巴 ? 处理突发事件 五、 会务管理细则 6、 餐饮管理 ? 确认沟通用餐地点、用餐形式、餐费标准、菜单、酒水、初步用餐人数等 ? 每日每餐用餐人数统计 ? 每