2010代理商大会接待工作手册_(自动保存的).doc

2010代理商大会 接待工作手册 2010年10月 编订 接待组工作内容 会务组组长：肖黎 会务组成员：彭懋、刘湘萍、沈雨春、王菁、何卫、欧阳华、杨磊、易勇、李雷、（会场人员缺6人） 会务组工作分配： 组 名 人 员 接待执行组 刘湘萍、沈雨春、彭懋、欧阳华、杨磊、易勇 信息整理与统计 刘湘萍、沈雨春、彭懋、李雷 机动 肖黎、何卫、欧阳华、杨磊 会务组工作内容： 1、主要职责：负责本次大会期间的会议接待及执行工作，包括报到、接待、联络等，协调大会方方面面的工作，使工作有序高效，力求周到细致，万无一失。 2、接待对象： 各省市代理商： 待定 嘉宾：待定 共计：300余人 3、工作内容： 1、接待工作：会议引导、嘉宾签到、住房安排、会议就餐、短信提醒、迎送协调、联络等。 2、会场布置：酒店、论坛分会、签到处、用餐处、会议资料摆放等。 3、做好衔接、对接等工作。对急发事件合理处理。 4、熟悉会议流程，了解会议进程。 4、工作分类： 1、酒店接待： 工作任务：统一安排嘉宾的住宿和用餐等服务，引导嘉宾合影，按时参与会议。 工作内容： 1）预定和落实酒店，与酒店接洽所需客房的数量和种类； 2）确定与会嘉宾名单，提前为与会嘉宾安排房间； 3）提前在酒店门口迎接嘉宾，引导嘉宾签到、协调办理入住手续； 4）引导嘉宾按时到会、合影、就餐； 5）在客房内摆放欢迎卡，放置与会议相关的资料等； 6）协调接待酒店和组委会之间的问题。 2、车辆工作: 工作任务：负责接待车辆的安排调度，落实酒店的停车位置等工作落实会议所需车辆的种类和数量；?安排嘉宾集体活动车辆；? 3负责车辆的总调度，为接待车辆编号；? 4安排行车路线和停车地点；? 5安排接待组的专用车辆。负责接待组综合协调工作前期准备（11月1日——11月30日） 一、来宾邀请： 序号 开始时间 项 目 项目要求 结束时间 责任人 跟进人 备 注 1 10月底 拟定来宾名单 附注来宾单位、职务等相关信息 10月31日 各部门 肖黎 2 11月1日 嘉宾名单汇总 各部门将要邀请的嘉宾名单汇总至表单 11月3日 李雷 肖黎 3 11月4日 邀请嘉宾 第一轮电话邀请，确认嘉宾有无参会意向 11月8日 各商务 肖黎 4 11月9日 信息汇总 电话邀请后，汇总所有信息，整理后交至市场部肖黎处 11月10日 李雷 肖黎 5 11月11日 发送邀请函 向嘉宾发出正式参会邀请函 11月13日 李雷 肖黎 6 11月15日 邮件回执 受邀嘉宾回复邀请函 11月18日 李雷 肖黎 5 11月19日 确认来宾情况 第二轮电话邀请，确认来宾与会情况 11月23日 各商务 肖黎 6 11月24日 信息汇总 汇总本轮信息，整理后交至市场部肖黎处 11月 24日 李雷 肖黎 7 11月25日 特殊情况汇总 汇总特殊情况 11月25日 肖黎 8 11月26日 全信息汇总，呈报 汇总电话信息和特殊情况信息至《来宾接待信息表》，并呈报董事长和陈总 11月27日 肖黎 9 12月1日 安排房间 根据酒店房间情况，安排嘉宾入住房号 12月2日 李雷 肖黎 10 11月10日 公司员工参会人数、厂商人数、嘉宾人数 MZD、赛天、名达智、swwk、net110、净网、行政、文化领导、厂家 11月16日 李雷 肖黎 备注：旅游属自费项目，提醒旅游的参会人员提早办理港澳通行证。 活动实施（12月11日—12月18日） 12月11日—12月12日 序号 开始时间 项 目 项目要求 结束时间 所需物料及数量 责任人 跟进人 备注 1 12月11日—12日 会场布置 所有会议物资、宣传品到位 12月12日 酒店布置、会议物资到位 何卫、王菁 肖黎 会务组成员 12月13日 活动流程： 序号 开始时间 项 目 项目要求 结束时间 所需物料及数量 责任人 跟进人 备注 1 9：00 设置签到处，前台放置签到牌等会议前最后准备 11:00 彭懋 肖黎 接待组协助 2 13:30 嘉宾接待 嘉宾到达酒店后，引导嘉宾至签到处领取参会胸牌，互换名片，交房间押金，领取房卡。（设置两名工作人员专门查询嘉宾房间，另工作人员与酒店人员一同登记嘉宾房间详情） 18:00 签到笔8支，房卡据嘉宾而定，每2人/房、笔记本2台、胸牌若干、房间登记表 刘湘萍、沈雨春、彭懋 王菁照相，签到时工作人员告知晚餐时间、地点。如随机选择房间则不需设置查询工作人员，如已确定房间，则不需设置统计人员。 3 18:30 欢迎晚宴 彭懋 何卫 接待组协助 4 19:30 会议资料入袋 所有会议资料装袋，资料包括：各厂商宣传资料