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PAGE 17 國立台北科技大學 文 件 名 稱：文書管理作業辦法 文 件 編 號：M04W01 制 定 單 位：進修學院總務組 制 定 日 期：89.06.16 分發 單位 教 務 學 務 總 務 秘 書 會 計 人 事 技 研 圖 書 電 算 進修 部 進修 學院 安環 中心 軍 訓 系 所 修 訂 紀 錄 修訂日期 單據編號 修訂內容摘要 頁次 版本/次 90.02.14 5.2.2出納組加註校本部 1/3 B C05P01-02A 文件編號 M04W01 文 件 名 稱 版 本 B 制定單位 進修學院總務組 文書管理作業辦法 頁 數 1/3 目的：為有效處理本校公文，管制公文流程，提高公文品質，制定本程序， 作為文書處理之依據。 範圍：進修學院 權責： 3.1 公文收發單位：總務組。 3.2 公文承辦單位：各權責單位業務承辦人。 3.3 公文核判單位：校長或授權代判人。 3.4 印信簽署單位：總務組。 四、定義： 4.1外來文件：指其他機關團體或人民涉及公務處理之公文書。 五、作業內容： 5.1 文書處理流程。 5.2 收文處理作業 5.2.1外來文件由總務組收文在「收文登記簿」上，登記編號、加貼「簽辦 單」後，分送各主辦單位簽收辦理。 5.2.2來文附件應裝訂於文後，隨文送辦。附件如屬現金、支票、匯票、 或其他有價證券，應先送總務組交校本部出納組簽收。 5.2.3收文人員應視來文內容，依各單位業務職掌分送簽收，對無法辨別 主辦單位之文件，應簽請裁定後，再行分辦。 5.2.4各單位業務承辦人或職務代理人員，對分送之公文應即予簽收，不 得延宕，如經認定係誤分，應即予退回總務組，另行分辦。 5.3擬辦作業 5.3.1各單位承辦人員收到公文後，對於本案之原有文件或有關資料，必 全盤瞭解，以為擬議處理之依據，相關文卷或資料，應隨文附陳或 摘錄要點，作為核判之參考。 5.3.2單位主管對於主管業務認有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指 定承辦人擬辦；業務承辦人員，對其職責範圍內之事件，認為必須 以文書寫達意見或查詢事項時，得自行擬辦。 5.3.3承辦單位：填承辦單位之名稱 5.3.4承辦人：由承辦人簽名或蓋章，並註明辦稿時間 5.4陳核作業 5.4.1文書之陳核過程中，均應使用公文夾其正面標明承辨人員之單位 文件編號 M04W01 文 件 名 稱 版 本 B 制定單位 進修學院總務組 文書管理作業辦法 頁 數 2/3 最速件用紅色，速件用藍色夾，普通件用白色，機密件用黃色。 各色公文夾之應用、必須與夾內文書之性質相稱。 5.4.2文稿之判行按分層負責之規定辦理。 5.4.3對陳判之文稿、認無繕發之必要、尚須考慮者、宜作「不發」或 緩發」之批示。 5.5發文作業 5.5.1送繕之文稿，由總務組指定人員簽收「發文處理簿」，未經判行或代 判，及附件不齊之文稿不予收繕。 5.5.2 繕打應注意事項如下： 5.5.2.1收繕之文稿應依緩急先後，編定文字號分別繕打。 5.5.2.2繕打之文稿，應保持完整，不得拆散污損。 5.5.2.3機密性及重要性之文稿，應指定專人負責繕打。 5.5.2.4繕打人員對銀錢、數字、人名、地名、日期及重要詞句，不得 任意添註塗改或挖補。 5.5.2.5繕打文件應避免獨字成行，獨行成頁，遇有畸零字數或單行時， 宜儘量緊湊繕打。亦應注意