交换文档平台使用教程.doc

交换文档平台使用教程 1.什么是文档交换平台？ 公司内部员工与外界公司进行文档交换的频率和次数越来越多，为保证可靠的互相传递较大的文件，特建立该文档交换平台，减少由于利用邮件传递带来的延迟，FTP操作的麻烦等不利的方面，提高员工工作效率。 2．我如何使用该平台？ 1）通过以下网址进行访问： 内部用户：http://file 外部用户： 2）创建交换区： 默认只有两个栏目需要填写，“交换区的名称”和“通知邮件地址”，后者需要填写对方邮件地址，然后点击“创建新的交换区”即可，如下图所示： 【提示】 部分需填写内容，鼠标停放可以出现提示帮助信息， 以前输入的邮件地址和短信号码具有自动记录功能的，省去下次输入的麻烦 图1 3) 浏览交换区并选择“进入” 图2 4）文件上传 可以一次选择5个文件，然后点击“上传文件”按钮即可。上传完毕后，系统会自动给外部用户发一封邮件，告知该对方可以下载文件了。 图3 3．我如何通知用户下载文件？ 1）自动通知 在建立好的交换区中，确保默认已经勾选“上传完毕自动发出通知”，文档已经上传后，系统会自动发给外部用户一封邮件。 【提示】如果创建交换区的时候填写了对方的手机号码，系统也会通过短信提醒对方。 图4 2）手动通知 可以随时随地点击旁边的“手动通知”按钮提醒外部用户 图5 4．外部用户是如何访问的？ 1）收到系统发出的邮件 完成上述步骤，系统会以你的名义发出一封邮件，见下图。外部用户只要点击邮件中的链接，打开访问文档交换系统的页面。 图6 2）用户登陆 以下是外部用户登陆界面，默认会自动填写帐号和密码，点击“验证密码”即可登陆。 图7 3）浏览文档列表 外部用户看到的页面如下，可以浏览到已有的文件，直接下载即可，如果需要上传文件，也可以在该页面完成。 图8 5．我如何知道外部用户是否下载了文件？ 如果外部用户点击文档链接开始下载的话，系统会自动给创建者发一封邮件以提醒，以下是系统自动提醒创建者的邮件，告知外部用户开始下载“测试的上传文档.doc”文件。 图9 6．外部用户可以上传给我文件吗？ 如果在建立交换区的时候，选择的交换类型是“可上传/可下载”，外部用户访问该工作区就有上传的权利，否则只有下载的权利。见图1的“交换类型”。 7．上传文件的大小有限制吗？ 目前文档交换平台每个文件限制在400M以下，超过限制的文件大小会提示并禁止上传，暂时没有针对上传的文件数量和格式作限制。 8．上传文件在服务器上保留多久？ 在图1中， “有效期至”的选项是设置的交换区的有效期，默认是15天，最大可以保留2个月，有效期到的前三天，系统会提示用户将要删掉该工作区或继续延长时间。 【注意】如果对方成功下载后，请尽快删掉该交换区，以保证服务器上有足够的空间。 9．外部用户忘记了访问路径或密码怎么办？ 在建立好的交换区内，可以点击“手动通知”重新给对方发送一封通知的邮件。见图5 10．我重新上传了文档，外部用户可以立刻知道吗？ 如果该交换区内的“上传完毕自动发送通知”勾选上的（见图4），只要有新增文件，对方都可以很快收到邮件的通知或短信的提醒。否则，可以手使用“手动通知”即可。 11．我在公司外面，可否访问该平台？ 可以，只要访问 ，输入万科的帐号登陆即可。 12．同事可否帮忙管理我建立的交换区？ 每个的用户直属上司是默认有这个权限的，如果要临时将交换区的维护权限赋予同事，只要在建立的交换区内点击“选择用户”对话框中选中对方的帐号（仅限一个用户），点击“确认”，就会出现这个用户的帐号，点击“确认更改”按钮即可。 图10 13. 我如何管理别人授权给我的工作区？ 在创建新的交换区右侧，可以点击“查看其他交换区”，以查看其他用户授权给你本人进行管理的交换区的内容。 图11 14．我可以把文件发给外国朋友吗？ 考虑到会与与香港、台湾或海外地区的公司人员进行文档交换的需求，在给外部用户访问的页面都设置了双语的功能，如果对方浏览简体中文有问题的话，可以通过英语界面的信息完成操作。 15．我的经理信息不对，怎么办？ 请与本公司负责人力资源或IT的同事联系更改Outlook地址簿中的经理人员，这个信息与地址簿当中的是一致的。 16. 访问交换区的时候为何总是弹出安全对话框？ 以下对话框将提示用户安装一个插件，检查文件大小是否超过限制，避免超过限制的文件上传后失败，建议点击Yes。 如果要取消提示，请手动将文档交换平台的网站加入到“受信任的站点”中（IE浏览器-Internet选项-受信任的站点-站点-添加），并且在“自定义级别”中的“对没有安全标记的ActiveX控件进行初始化和脚本运行”以“启用”即可 图12 17．我遇到其它问题了怎么办？ 请直接访问http://ithelp 递交问题或通过以下方式联系IT人员 邮件：ITHel