浅谈指导书的编写.doc

浅谈作业指导书的编写 作者：佚名 文章来源：本站原创 点击数：779 更新时间：2005-9-1 [摘要] 本文论述了目前在作业指导书编制中存在的很多误解，进一步阐述了作业指导书编制的原则，指出作业指导书的文件化实际上是条件和标准等关键信息的文件化。 作业指导书作为文件化质量体系的第三级文件，在质量体系的运行中起着举足轻重的作用，多用于指导具体的作业如设备的操作、产品或原材料的检验与试验、计量器具的检定、产品的包装等。质量手册和程序文件的编写已有很多文献作了详尽的阐述，但作业指导书的编写在有关文献和实际编写中却较少得到重视。 1.对作业指导书编写的误解 人们对作业指导书的编写存在着很多误解，主要有： 1)作业指导书是无用的，它既费时又妨碍人的手脚有人认为我从事这项工作已经很多年了，作业步骤已可以倒背如流了，甚至闭着眼睛也能把它做好。实质上这是把作业指导书仅理解为纯粹的操作流程，实际上除此以外作业指导书还应包括更重要的内容，如作业的要求、产品接收与判定的准则等。也有人认为作业指导书束缚了员工的手脚，难以发挥其创造性。实质上这是将作业指导书当作一成不变的真理，很多情况下操作人员可以就作业指导书的修改、纠正和预防措施的制定等提出自己的意见，从而发挥他们的创造性和工作积极性。 2)认为作业指导书的数量越多越好。在质量体系的文件化过程中，有些组织针对所有的作业和过程都编制了文件。对此ISO 9001中指出“如果没有形成文件的程序就不能保证质量时，则应对生产、安装和服务的方法制定形成文件的程序”，对程序文件如此，作业指导书同样也是如此，太多的文件会把你压垮。 3)认为作业指导书的数量越少越好，有些组织为了使文件的数量尽可能减少，以利于文件的 管理，对于标准中．没有具体数量规定的作业指导书(程序文件则因标准中规定了应当制定的程序而不可能减少)提出尽可能不编，这就使很多重要的、必不可少的文件也没有制定，从而使许多影响质量的因素未能加以控制。 4)把工作标准当，作作业指导书 有的组织认为很多岗位已有工作标准，没必要制订作业指导书。其实，工作标准不同于作业指导书，它是针对工作的责任、权利、范围、质量要求、程序、效果、检查方法、考核与奖惩办法等方面所制定的标准。它与作业指导书可能有相同之处，但其强调的内容有区别，并不是所有的作业指导书都需要规定职责、权限、考核与奖惩等内容；反过来作业指导书应有的条件和标准在工作标准中却不一定有。 需要说明的是，目前工作标准的发展趋势之一是将工作标准与作业指导书、程序文件有机地结合为一体。 5)用文字将现有的操作按步骤详细地描述下来就是作业指导书。太多的人认为为与ISO9000一致，公司应提供完成日常任务的书面文件，生产过程的每一个阶段都必须文件化，从而使雇员们陷进了把已经十分熟悉的操作的每一个细小步骤描述下来的泥潭。但这些逐步展开的作业指导书又怎么样呢? 人们经常可以发现这样的废话：“通过拨动计算机左后方的肘节开关打计算机直到屏幕上出现绿光”或“立即输入口令”。这种指导书不仅无用，也是不必要的。 详细的作业步骤必须文件化吗?是的，它们可能是应该的，但却不是必须的，表明一项任务是如何完成的文件常常在设备的操作手册或培训手册、工业标准或工作培训的文件资料中已经有了。 2．作业指导书编制的原则 作业指导书的编写应遵循以下的原则： 1)作业指导书应尽可能简单、实用 ISO 9001规定质量体系程序的“范围和详略程度应取决于工作的复杂程度、所用的方法，以及开展这项活动所需的技能和培训”，同样作业指导书的详略程度也与此有关，并应尽可能简单、实用，为此可以采用以下方法： 首先，写你该写，即只写与控制影响质量的因素及结果的评定方法有关的内容，而有关操作的步骤等内容已在设备操作手册、标准、岗位培训的原始资料中已有描述，人们只需引用或参考这些已经存在的标准和文件，没有必要把它重复一遍。如在立式光学比较仪上校准塞规的作业指导书，不需要说明如何使用仪器和调整工件，但必须说明所使用的量块要求、塞规要求与结果的评价方法。 其次，尽可能写得最易懂。 ISO 9000并没有要求用复杂的、冗长的、夸张的语言来编写，无论员工的文化程度有多高，人们也喜欢看容易阅读的东西故应选择通俗易懂的句子来表达，避免使用难懂的、生僻的词语。 第三，不定义术语。作业指导书可以使用各种术语，但给术语下定义是标准和质量手册、程序文件的事，而术语的理解应在有关的培训中解决。 最后，要尽可能方便使用者。使用者的需要是很重要的，作业文件应避免全部用文字来表达，可以采用流程图、图表、照片；同时采用较大的字号，避免使用密密麻麻的文字及大量地引用其他的文件或表格。 记住：无论是自己